Wie Sie auf einfache Weise Arbeitshilfen erstellen, die die Leistung Ihrer Mitarbeiter verbessern

By Bronwyn Kienapple, Aug 25, 2021

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Eine gute Arbeitshilfe steigert die Qualität und/oder Quantität der Mitarbeiterleistung.

Sie liefert auch eine konsistente Auszahlung in Bezug auf den Return on Investment (ROI).

Und doch sind Arbeitshilfen ein enorm untergenutztes und missverstandenes Werkzeug.

Ein solides Leistungs Unterstützungssystem, das Ergebnisse liefert, erfordert wirklich gute Arbeitshilfen. Und wirklich gute Arbeitshilfen erfordern die Zustimmung der Manager, den Input der Mitarbeiter und ein Design, das ansprechend und einfach zu bedienen ist.

Da wir hier bei Venngage Design Experten sind, zeigen wir Ihnen, wie Sie leistungsstarke, effektive Arbeitshilfen erstellen können, die die Leistung Ihrer Mitarbeiter verbessern und dabei auch noch gut aussehen – auch wenn Sie kein Designer sind.

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Was sind Arbeitshilfen? Definition

Arbeitshilfen sind Anweisungen, wie eine arbeitsbezogene Aufgabe zu erledigen ist. Sie werden auch als One-Pager, Spickzettel, Anweisungslisten, Gedächtnisstützen und Leistungsunterstützungswerkzeuge bezeichnet. Arbeitshilfen erinnern Mitarbeiter daran, wie Aufgaben zu erledigen sind und verhindern Fehler. 

What Is a Job Aid? Job Aid Definition

Sie sind in der Regel gedruckte Dokumente, können aber auch digital sein – eine PDF-Datei oder ein Bild, das auf einem Computer gespeichert ist, ein Video, eine Smartphone-App. Sie bestehen oft aus einer Seite (oder weniger).

Arbeitshilfen sind keine Schulung. Arbeitshilfen werden nach Bedarf eingesetzt.

Arbeitshilfen sind keine Werkzeuge. Ihr ergonomischer Bürostuhl ist keine Arbeitshilfe.

Arbeitshilfen unterstützen die Arbeit am Arbeitsplatz. Sie vereinfachen Informationen und Prozesse, um die Mitarbeiter im Moment zu führen.

Wie Arbeitshilfen die Leistung der Mitarbeiter verbessern

Lern- und Entwicklungsexperten können Arbeitshilfen einsetzen, um die Leistung der Mitarbeiter zu verbessern.

Nein, wirklich. Die Peregrine Performance Group fand heraus, dass die Kompetenz der Mitarbeiter um 50 Prozent stieg, als sie einen einwöchigen Schulungskurs auf einen Tag verkürzten und eine achtseitige Arbeitshilfe hinzufügen.

Job Aid Proficiency - Job Aid Template

Arbeitshilfen können Mitarbeitern helfen:

  1. Erinnern Sie sich, wie man etwas nach dem Training macht
  2. Lösen Sie ein komplexes Problem in dem Moment
  3. Testen Sie neue Arbeitsabläufe oder passen Sie sich an andere Änderungen an

Verwandt: Wie man ein erfolgreiches Mitarbeiterschulungs- und -entwicklungsprogramm mit Hilfe von Bildern erstellt 

Um dies effektiv zu tun, sollten Arbeitshilfen sein:

  1. Einfach
  2. Hochgradig relevant für die vorliegende Aufgabe
  3. Gut durchdacht, d.h. einfach zu bedienen

Offensichtlich schadet eine schlecht gestaltete, verwirrende, schlecht geschriebene oder unvollständige Arbeitshilfe mehr, als dass sie hilft.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie ansprechende und nützliche Arbeitshilfen erstellen können. Lassen Sie uns beginnen.

Wie Sie eine Arbeitshilfe erstellen

Starke Texte und Bilder sind der Schlüssel zur Erstellung einer Arbeitshilfe. Allerdings sind sie nur ein Teil des Prozesses.

Eine wirklich gute Arbeitshilfe wird mit einem bestimmten Ergebnis im Hinterkopf erstellt, von den Managern gekauft und, sobald sie erstellt ist, getestet und überarbeitet, bis sie perfekt ist.

In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Arbeitshilfen planen, erstellen und testen können. Und da Venngage ein einfaches Design-Tool für die Unternehmenskommunikation ist, geben wir viele einfache, umsetzbare Tipps, damit Ihre Arbeitshilfen gut aussehen und noch besser funktionieren.

How to Create a Job Aid - Job Aid Template

1. Sammeln von Informationen und Einholen von Zustimmungen

Eine effektive Arbeitshilfe ist eine, die speziell für ihre Zielgruppe gemacht ist. Ist die Arbeitshilfe für C-Level-Führungskräfte oder für Mitarbeiter der Einstiegsebene? Oder eine Rolle dazwischen?

Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Botschaft kommunizieren, indem Sie einen Fachexperten oder sogar einzelne Mitarbeiter befragen. Eine Online-Recherche der Zielgruppe ist hilfreich, sollte aber immer durch persönliche Interviews ergänzt werden.

Konzentrieren Sie sich bei der Bedarfsanalyse darauf, was Ihre Zielgruppe bereits weiß und was sie von einer Arbeitshilfe lernen muss. Lassen Sie die Mitarbeiter Ihnen sagen, was sie lernen wollen. 360Learning hat einen großartigen Leitfaden für den Bottom-up-Ansatz der Bedarfsanalyse.

Needs Analysis for Job Aids

Quelle
Bedarfsanalyse abgeschlossen, Zustimmung der Führungskräfte einholen. Sprechen Sie mit den Managern darüber, wie die Arbeitshilfe den Mitarbeitern vorgestellt werden soll und wer dafür sorgt, dass sie genutzt wird. Legen Sie die Erwartungen an die Mitarbeiter fest, wie und wann die Arbeitshilfe verwendet werden soll und wie sie Feedback erhalten werden.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Strategie für Arbeitshilfen mit den Managern abgestimmt ist, die sie umsetzen werden! Eine Abstimmung von Anfang an erhöht die Chancen, dass Ihre Arbeitshilfe tatsächlich effektiv ist.

2. Wählen Sie ein Format für die Arbeitshilfe

Das richtige Format für Ihre Arbeitshilfe hängt weitgehend von der jeweiligen Aufgabe ab. Handelt es sich um einen geradlinigen, schrittweisen Prozess oder muss der Mitarbeiter währenddessen Entscheidungen treffen? Muss der Mitarbeiter Elemente auf einer Liste abhaken oder Informationen aufzeichnen?

Sie können sich auch die Medien für Ihre Arbeitshilfe überlegen: ein Poster, Video, Audio, App oder Handout.

Bei Venngage konzentrieren wir uns auf Infografiken und Dokumente: Schritt-für-Schritt-Diagramme, Checklisten, Flussdiagramme, Arbeitsblätter und mehr. Wir führen Sie also durch den Prozess der Erstellung von Arbeitshilfen-Grafiken, die Sie allein verwenden oder zu Ihren Postern, Videos oder Apps hinzufügen können.

Schritt-für-Schritt-Arbeitshilfen

Schritt-für-Schritt-Arbeitshilfen visualisieren Anweisungen und Informationen in einer Abfolge.

Sie sollten eine Schritt-für-Schritt-Arbeitshilfe verwenden, wenn die Aufgabe:

  1. Ist linear und hat keine alternativen Pfade.
  2. Erfordert keine Entscheidungsfindung.
  3. Muss in einer bestimmten Reihenfolge durchgeführt werden.

Wie Sie eine erfolgreiche Schritt-für-Schritt-Arbeitshilfe gestalten:

  1. Fügen Sie nur die wichtigsten Schritte hinzu, um die Aufgabe zu erledigen.
  2. Verwenden Sie Symbole oder Abbildungen als schnelle visuelle Erinnerung an jeden Schritt.
  3. Verwenden Sie in der gesamten Arbeitshilfe den gleichen Stil von Symbolen/Illustrationen, um visuelle Konsistenz zu gewährleisten.
  4. Verwenden Sie für jeden Schritt eine andere Farbe für Kopfzeile oder Hintergrund.
  5. Verwenden Sie Verben am Anfang jeder Zwischenüberschrift, 

z.B. Ziele setzen, Inhalte erstellen.

Schritt-für-Schritt Anleitung Vorlage

Schritt-für-Schritt-Infografiken sind großartig, um einen Prozess einfach und leicht zu erklären. Erstellen Sie zunächst eine Gliederung in Textform. Organisieren Sie Ihre Schritte, schreiben Sie die Überschriften und den erklärenden Text. Dann können Sie mit der Gestaltung beginnen!

Haben Sie Angst, Ihr eigenes Layout zu erstellen? Vorgefertigte Vorlagen wie die unten stehende nehmen Ihnen das Rätselraten bei der Erstellung einer Arbeitshilfe ab. Wählen Sie eine Vorlage mit der Struktur, die Ihnen gefällt, und passen Sie dann die Farben, Abbildungen und den Text an.

Step by step instructions job aid template

 

Vorlage für schrittweises Vorgehen

Verwenden Sie eine (kurze!) Einleitung in Ihrer Arbeitshilfe, um Hintergründe oder Richtlinien zu vermitteln. Dies ist besonders bei schwierigen Gesprächen oder Situationen sinnvoll.

Beispielsweise muss der Kundendienst auf negatives Kundenfeedback reagieren, wie in der unten stehenden Arbeitshilfe “Schritt für Schritt”.

Die Einführung macht deutlich, dass die Mitarbeiter innerhalb von 24 Stunden reagieren müssen, insbesondere wenn die Bewertung negativ ist.

Step by step procedure job aid template

 

Schritt-für-Schritt-Arbeitshilfen folgen normalerweise einem einspaltigen, von oben nach unten verlaufenden Format. Dies schafft einen natürlichen Informationsfluss, der den Leser leicht von Schritt zu Schritt führt.

Informationen sollten außerdem von links nach rechts angeordnet sein – die Richtung, in der wir natürlicherweise lesen.

Sie können es jedoch auflockern, indem Sie die nummerierten Schritte abwechselnd auf der rechten oder linken Seite anordnen, wie im Beispiel unten. Abbildungen helfen, das Auge des Lesers von Schritt zu Schritt zu führen.

Online Booking Process Infographic Job Aid Template

 

Onboarding-Vorlage für neue Benutzer

Manchmal ist ein einspaltiges, lineares Schritt-für-Schritt-Format für Ihre Arbeitshilfe nicht geeignet.

Verwenden Sie ein zweispaltiges Format zum Vergleichen und Kontrastieren. Verwenden Sie kontrastierende Farben, damit die Mitarbeiter die Informationen besser aufnehmen können. Die Onboarding-Vorlage für neue Benutzer verwendet Blau und Orange, sowohl in der Kopfzeile als auch in den beiden Spalten.

New User Onboarding Do's and Don'ts Job Aid Infographic Template

 

Flussdiagramm Arbeitshilfen

Flussdiagramm-Arbeitshilfen helfen Mitarbeitern, Entscheidungen am Arbeitsplatz zu treffen und Aufgaben zu erledigen – unter bestimmten Bedingungen.

  1. Erfordert mehrere Ja- oder Nein-Entscheidungen.
  2. Erfordert, dass die Entscheidungen nacheinander getroffen werden.
  3. Wird je nach Entscheidung auf unterschiedliche Weise abgeschlossen.

Wie Sie eine erfolgreiche Schritt-für-Schritt-Arbeitshilfe gestalten:

  1. Fügen Sie eine kurze Einleitung für den Kontext ein – aber nur, wenn es wesentlich ist.
  2. Verwenden Sie kurze Sätze und kurze Wörter.
  3. Stellen Sie sicher, dass viel Leerraum vorhanden ist.
  4. Kontrastieren Sie alternative Pfade mit unterschiedlichen Farben.
  5. Verwenden Sie Aufzählungspunkte, um Anweisungen innerhalb eines Knotens zusammenzufassen.

Entscheidungsfindung Jobhilfe Vorlage

Flussdiagramme müssen definitiv zuerst geplant werden. Skizzieren Sie die Anzahl der Schritte und entscheiden Sie, wie komplex es werden soll.

Beginnen Sie mit einer leeren Leinwand oder wählen Sie eine Vorlage, die den Prozess, den Sie visualisieren möchten, am besten widerspiegelt. Diese Vorlage für ein Flussdiagramm zur Arbeitshilfe ist ein recht einfaches, lineares Design. Wie auch immer Sie sich entscheiden, beginnen Sie den Fluss in der oberen, linken Ecke, da dies die übliche Leseweise ist.

decision making job aid template

 

Halten Sie das Flussdiagramm einfach! Fügen Sie nur wesentliche Punkte ein, damit die Mitarbeiter dem Ablauf leicht folgen können. Verwenden Sie kontrastierende Farben, um Abläufe zu unterscheiden, wie das blaue und gelbe Farbschema oben.

Entscheidungsfindung Flussdiagramm Vorlage

Visuelle Hinweise sind sehr wichtig, damit die Arbeitshilfen im Flussdiagramm leicht zu verstehen sind. Platzieren Sie parallele Stufen auf den gleichen Ebenen. Im Beispiel unten sind die Punkte auf der linken Seite an den parallelen Optionen auf der rechten Seite ausgerichtet.

Verwenden Sie verschiedene Formen und Farben für unterschiedliche Optionen.

“Start here” steht in einem kleineren, dunklen Rechteck, damit die Arbeiter sofort wissen, wo sie den Ablauf beginnen sollen.

“Ja/Nein”-Optionen sind dunkle Kreise. Anweisungen sind grüne Rechtecke und “Aufruf geschlossen” Endpunkte sind kleinere, orangefarbene Rechtecke. Sehr einfach zu verstehen.

Decision making Flowchart job aid Template

 

Wenn Sie bevorzugen, dass der Mitarbeiter einem bestimmten Pfad im Flussdiagramm folgt, setzen Sie ihn in einer anderen, helleren Farbe. Zum Beispiel könnte der weniger bevorzugte Fluss in Grau sein, während der bevorzugte ein helles Grün ist.

Checkliste Arbeitshilfen

Checklisten als Arbeitshilfen helfen Mitarbeitern, Entscheidungen am Arbeitsplatz zu treffen und Aufgaben zu erledigen – unter bestimmten Bedingungen.

Sie sollten eine Checkliste als Arbeitshilfe verwenden, wenn die Aufgabe:

  1. Es muss nicht in einer bestimmten Reihenfolge abgearbeitet werden.
  2. Bezieht sich auf das Planen, Prüfen oder Beobachten.
  3. Sollte jedes Mal auf die gleiche Weise durchgeführt werden.

So gestalten Sie eine erfolgreiche Arbeitshilfe für Checklisten:

  1. Verwenden Sie ein Verb oder ein Aktionswort am Anfang jedes Check Listeneintrags.
  2. Gruppieren Sie verschiedene Stufen in einem Prozess nach Farbe.
  3. Oder trennen Sie Checklisten in verschiedene Tabellen.
  4. Überspringen Sie lange Wörter oder Fachausdrücke, sofern sie nicht relevant sind.
  5. (Optional) Fügen Sie ein kurzes Intro hinzu, mit den wichtigsten Informationen am Anfang und am Ende.

Vorlagen für Arbeits Checklisten

Eine Checkliste für Arbeitshilfen kann einen allgemeinen Überblick über einen langen Prozess geben oder detaillierter sein. Formatierung und Farbwahl helfen, die Dinge zu organisieren.

Versuchen Sie ein einspaltiges Format für Übersichten auf höherer Ebene. Sie können Datumsangaben hinzufügen oder wie in der unten stehenden Vorlage für die Checkliste nach Phasen organisieren. Die Farbcodierung hilft, die Phasen visuell zu organisieren.

Work checklist job aid template

 

Tatsächlich müssen die meisten Checklisten für Arbeitshilfen in einzelne Abschnitte aufgeteilt werden.

Und jeder Abschnitt sollte nur die wichtigsten Schritte enthalten. Denken Sie daran, dass eine Checkliste die Arbeit eines Mitarbeiters nicht für ihn erledigen kann. Sie geben keine Anweisungen; Sie geben das Gesamtbild vor.

Halten Sie jeden Schritt kurz und prägnant, d. h. auf einen Blick verständlich. Die folgende Vorlage für eine Checkliste für Arbeitshilfen besteht aus kurzen Sätzen und viel Leerraum. Farbige Balken grenzen jeden Abschnitt sauber ab. Ein sauberer, weißer Hintergrund lenkt den Fokus auf die Aufgaben.

Job Aid Checklist Template

 

Verwandt: Weitere Vorlagen für Arbeits-Checklisten 

Checkliste für sichere arbeitsverfahren vorlage

Das Clustern von Aufgaben ist sogar noch nützlicher in detaillierten Checklisten, wie in der unten stehenden Arbeitshilfe für die Reinigung Checkliste. Die Mitarbeiter werden so nicht überfordert sein; sie fühlen sich befähigt, jeweils auf eine (kurze) Liste zu reagieren.

Dies ist besonders wichtig für Checklisten für sichere Arbeitsverfahren, bei denen die Gesundheit der Arbeiter auf dem Spiel steht. Genauigkeit ist besonders wichtig, daher müssen Sie möglicherweise unsere “kurz und knapp”-Regel ablehnen und detailliertere Anweisungen geben, um sicherzustellen, dass die Arbeiter nichts übersehen.

Safe work practices checklist job aid

 

Besonders bei Aufgaben, die täglich erledigt werden, wie z. B. Reinigungsprozesse, sollten Sie so schnell wie möglich Feedback einholen und die Checkliste bei Bedarf überarbeiten.

Checklisten sollten lebende, atmende Dokumente sein. 

Bitten Sie um Input und aktualisieren Sie die Liste sofort, um eine effektivere Checkliste zu erhalten, die von den Personen, die sie tatsächlich benutzen, unterstützt wird!

Entscheidungstabelle Arbeitshilfen

Entscheidungstabellen sind Arbeitshilfen, die Mitarbeitern helfen, Entscheidungen zu treffen – unter bestimmten Bedingungen.

Sie sollten eine Entscheidungstabelle als Arbeitshilfe verwenden, wenn die Aufgabe:

  1. Hat mehrere Variablen.
  2. Muss nicht in einer bestimmten Reihenfolge abgearbeitet werden.
  3. Verfügt über eine moderate Anzahl von Optionen, die an jede Variable gebunden sind.

Wie man eine erfolgreiche Entscheidungstabelle als Arbeitshilfe gestaltet:

  1. Beschränken Sie sich auf wesentliche Informationen. Nur die Fakten.
  2. Verwenden Sie Aufzählungspunkte mit kurzen Worten und kurzen Sätzen.
  3. Fügen Sie Symbole zu jedem Abschnitt als schnelle visuelle Referenz hinzu.
  4. Fügen Sie eine fette Überschrift in großer Schrift ein.
  5. Verwenden Sie Zeilentrenner in verschiedenen Farben, um die Abschnitte zu unterteilen.

Risikotabelle für die medizinische Entscheidungsfindung

Farbe ist der Schlüssel zum Hervorheben von Risiken in einer Entscheidungstabelle. Ein Farbverlauf von grün (geringes Risiko) bis rot (hohes Risiko) verdeutlicht die Botschaft.

Symbole unterstützen die Botschaft. Sie könnten die Symbole austauschen, um die Kategorie zu symbolisieren oder die Art des Risikos zu identifizieren.

table of risk for medical decision making job aid template

 

Referenzhandbuch Arbeitshilfen

Referenzhandbuch Arbeitshilfen liefern Informationen, die Mitarbeiter benötigen, um eine Aufgabe zu erledigen.

Sie sollten ein Referenzhandbuch im Format einer Arbeitshilfe verwenden, wenn die Aufgabe:

  1. Muss nicht in einer bestimmten Reihenfolge durchgeführt werden.
  2. Beinhaltet Daten, auf die sich ein Mitarbeiter beziehen muss.

Wie Sie eine erfolgreiche Arbeitshilfe für Referenzhandbücher entwerfen:

  1. Verwenden Sie einfache Symbole oder Abbildungen als Aufzählungspunkte.
  2. Verwenden Sie durchgängig den gleichen Grafikstil.
  3. Verwenden Sie Leerraum, um den Leser nicht mit Informationen zu überhäufen.
  4. Teilen Sie die Informationen in leicht verdauliche Stücke auf.
  5. Verwenden Sie kurze Sätze und kurze Wörter.

Vorlage für die Kurzanleitung

Infografiken glänzen wirklich als Nachschlagewerke. Sie sind klar, visuell und einfach zu verfolgen.

Damit Ihr Design nicht aus dem Raster fällt, sollten Sie jedes Element, ob Formen, Schriftarten oder Icons, konstant halten.

Halten Sie die Schriftarten für Überschrift, Zwischenüberschrift und Textkörper gleich. Wenn Sie Abbildungen verwenden, sollten sie alle denselben Stil und dieselben Farben haben. Verwenden Sie die gleichen Formen: Quadrate für Hintergründe und Kreise für Zahlen, wie im Beispiel unten.

Employee Reference Guide Job Aid Infographic Template

 

Die obige Arbeitshilfe ist übersichtlich und ästhetisch ansprechend, weil:

  • Die Abbildungen haben alle den gleichen Stil, die gleiche Größe und die gleichen Farben.
  • Die grauen Hintergrund Quadrate haben alle die gleiche Form und sind wie in einem Raster angeordnet.
  • Das Farbschema, die Größe und die Schriftart des Textes sind durchgängig einheitlich.
  • Es gibt viel weißen Raum im Hintergrund, damit das Design nicht überladen wirkt.
  • Das Farbschema ist einfach, wobei Teal als Akzentfarbe verwendet wird, um wichtige Informationen hervorzuheben.

Machen Sie sich keine Gedanken über zu viel “Flair” für Ihre Arbeitshilfe. Konzentrieren Sie sich auf sich wiederholende Designelemente und halten Sie diese ausgerichtet und konsistent. Dies ist der beste Weg, um Ihre Arbeitshilfe zugänglich und effektiv zu machen.

Quick reference guide job aid template

 

Auch hier ist die obige Arbeitshilfe perfekt ausgerichtet, die Symbolstile sind konsistent und es gibt viel Weißraum um jeden Punkt.

Nervös beim Erstellen einer perfekten Ausrichtung? Venngage-Vorlagen erledigen das für Sie. Unsere Funktion zum Ersetzen von Symbolen richtet Elemente automatisch für Sie aus. Es gibt auch intelligente Hilfslinien, die Ihnen zeigen, wie jedes Element zu benachbarten Objekten ausgerichtet ist.

Ein weiterer Tipp: Symbole helfen beim Verständnis und Engagement und machen Ihre Arbeitshilfen leichter zugänglich. Symbole helfen Menschen mit unterschiedlichen Lernstilen, Ihre Arbeitshilfe besser zu verstehen.

Verwandt: Wie man barrierefreie Designs erstellt 

Tech-Software-Kurzbedienungsanleitung

Ebenfalls zum Thema Barrierefreiheit: Stellen Sie sicher, dass der Text auf dem Leseniveau der sechsten Klasse ist. Und halten Sie Ihre Schriftarten lesbar. Halten Sie Ihre Schriftgröße so groß wie möglich, vermeiden Sie Schriften mit “Schnörkeln” (Serifenschriften) und vermeiden Sie gemusterte Hintergründe, um den Text lesbar zu halten.

Die untenstehende Software-Kurzbedienungsanleitung hat einen einfachen grauen Hintergrund und verwendet durchgängig die gleiche, einfache Schriftart.

Tech Software Quick User Guide Template

 

3. Schreiben Sie die Arbeitshilfe

Arbeitshilfen sind Anweisungen, also halten Sie sich an kurze Sätze, die mit einem Aktionsverb beginnen.

Sie wollen den Mitarbeiter genau anweisen, was er tun soll. Seien Sie direkt.

Zum Beispiel:

  • Geben Sie Ihre Firmen-E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein.
  • Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf “Time Off”.
  • Drücken Sie “5”, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
  • Wischen Sie Ihren Schreibtisch am Ende des Tages mit den mitgelieferten desinfizierten Tüchern ab.
  • Drucken Sie die vergangene Anrufliste aus.

Seien Sie konsistent mit Ihren Aktionsverben. Wenn Sie schreiben “Geben Sie Ihren Anmeldenamen/Passwort/Daten ein“, dann schreiben Sie später nicht “Geben Sie Ihren Anmeldenamen/Passwort/Daten ein”. Das ist zu verwirrend. Bleiben Sie bei “eingeben”.

4. Testen Sie Ihre Arbeitshilfe in der realen Welt

Bevor Sie Ihre Arbeitshilfe in die freie Wildbahn entlassen, testen Sie einen Prototyp. Enthalten Sie nur den Text und ein einfaches Design. Geben Sie ihn ein paar Leuten, die ihn tatsächlich bei der Arbeit verwenden würden. Beobachten Sie sie dabei, wenn möglich. Holen Sie Feedback ein.

Überarbeiten Sie die Arbeitshilfe, bis sie so effektiv ist, wie sie sein kann.

Sie können eine Umfrage durchführen, um Feedback zu erhalten. Beispielhafte Fragen sind:

  • Waren irgendwelche Schritte unklar?
  • Waren Sie sich bei irgendetwas unsicher?
  • Waren irgendwelche Schritte nicht in Ordnung?
  • Waren die Schritte einfach zu befolgen?
  • Haben Sie zu irgendeinem Zeitpunkt mehr Informationen benötigt?
  • Gab es an irgendeiner Stelle zu viele Informationen?
  • War etwas nicht abgedeckt?

Präsentieren Sie Ihre Ergebnisse dann Ihrem Team oder den Entscheidungsträgern in einer Infografik.

Employee Survey Results Job Aid Template

 

Stellen Sie sicher, dass Sie auch die Zustimmung von Managern oder anderen Beteiligten einholen. Deren Zustimmung stellt sicher, dass Ihre Arbeitshilfe tatsächlich genutzt wird und zwar so, wie sie gedacht war.

Überlegen Sie gemeinsam mit den Mitarbeitern, welches Medium die Arbeitshilfe haben soll – digital oder ausgedruckt – und wie sie verteilt werden soll. Legen Sie fest, wie die Mitarbeiter die Arbeitshilfe verwenden sollen: ausgedruckt und in einem bestimmten Ordner abgelegt, als Bild auf dem Desktop gespeichert usw.

Das ist zwar etwas meta, aber Sie können eine Infografik verwenden, um zu erklären, wie die Mitarbeiter Ihre Arbeitshilfe verwenden sollten. Bearbeiten Sie diese Vorlage in Venngage und machen Sie daraus “6 Tipps zur Verwendung Ihrer neuen Arbeitshilfe”. Löschen Sie Abschnitte nach Bedarf, und teilen Sie sie dann oder laden Sie sie herunter.

6 Tips Back To Work After A Pandemic Infographic Template

 

Wie weisen Sie die Wirksamkeit Ihrer Arbeitshilfe nach? Hier sind einige Marker:

  • Die Werte für die Kundenzufriedenheit verbessern sich.
  • Aufgaben werden mit größerer Genauigkeit erledigt.
  • Manager erhalten weniger sich wiederholende Fragen von Mitarbeitern.
  • Mitarbeiter berichten in Umfragen über signifikante Wissens- und Kompetenzzuwächse.
  • Messen Sie Aktionen, um Produktivitätssteigerungen zu ermitteln.

Verwandt: Wie man ein erfolgreiches Mitarbeiterschulungs- und -entwicklungsprogramm mit Hilfe von Bildern erstellt 

Stellen Sie Ihre Ergebnisse in einem einfachen, leicht verdaulichen Bericht zusammen. Verwenden Sie diese Vorlage und versenden Sie sie per E-Mail oder Instant Messenger oder fügen Sie sie in eine bestehende Präsentation oder ein anderes Dokument ein.

Modern Report Job Aid Template

 

Vor allem geht es nicht nur um die Zahlen. Sie müssen eine Geschichte erzählen: das Problem, die Ziele der Arbeitshilfe, die Erfolge und was als nächstes getan werden muss.

Deshalb eignen sich Infografiken hervorragend für die Berichterstattung – sie kombinieren Daten und Erzählungen in einem ansprechenden und leicht verständlichen Format.

Erstellen einer Arbeitshilfe mit Venngage

Venngage ist eine einfache, aber leistungsstarke Design-Plattform zur Erstellung von Infografiken und anderen visuellen Darstellungen für Unternehmen.

Wie Sie gesehen haben, haben wir spezielle Vorlagen für Arbeitshilfen, die Sie in unserem einfachen Online-Editor anpassen und dann auf Ihren Computer herunterladen können. Sie können auch mit einer leeren Leinwand beginnen.

1. Wählen Sie eine Vorlage für die Arbeitshilfe

Vorlagen helfen bei der Design-Inspiration. Ob Sie sich an das Layout halten oder es radikal verändern, bleibt Ihnen überlassen!

Wählen Sie das Layout, das Ihnen für Ihre Arbeitshilfe am besten gefällt. Machen Sie sich keine Gedanken über die Auswahl einer Vorlage mit den richtigen Farben, Bildern, Schriftarten usw. Diese können alle später geändert werden.

Sie können auf unserer Vorlagenseite nach “Arbeitshilfe” suchen oder nach etwas anderem wie “Kundenservice”, “Schritt-für-Schritt-Vorlage” usw. Oder durchsuchen Sie die Vorlagen in diesem Blogbeitrag.

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2. Anpassen Ihrer Arbeitshilfe-Vorlage

Hier sind einige schnelle Möglichkeiten, eine Arbeitshilfe-Vorlage in Venngage anzupassen:

  1. Klicken Sie auf , um einen beliebigen Text (und Textstil) zu bearbeiten.
  2. Ändern Sie die Hintergrundfarbe oder fügen Sie ein Muster/einen Farbverlauf hinzu.
  3. Hinzufügen oder Entfernen von Abschnitten. Ändern Sie die Größe der Leinwand manuell oder verwenden Sie Magic Resize für Benutzer des Business-Tarifs.
  4. Fügen Sie Ihre Markenfarben hinzu und wenden Sie sie mit My Brand Kit für Nutzer des Business-Plans automatisch auf jede Vorlage an.
  5. Laden Sie Ihr Logo hoch.
  6. Greifen Sie auf unsere In-Editor-Bibliothek mit Tausenden von kostenlosen Symbolen und Illustrationen zu.
  7. Fügen Sie Diagramme oder Grafiken hinzu und bearbeiten Sie die Daten und den Stil einfach.
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Ersetzen eines Symbols in Venngage mit unserem Ersetzen-Menü.

Verwandt: So passen Sie Ihre Infografik-Vorlage in Venngage an 

3. Laden Sie Ihr Team zu Venngage ein und arbeiten Sie gemeinsam an Ihrer Arbeitshilfe 

Laden Sie Leute in Ihr Venngage-Team mit Venngage for Business ein. Bearbeiten Sie gemeinsam in Echtzeit. Fügen Sie Kommentare hinzu, senden Sie private Links und organisieren Sie Ihre Entwürfe in Ordnern.

Collab-small job aid

Zusammenarbeit mit Teammitgliedern in Venngage in Echtzeit.

4. Laden Sie Ihre Arbeitshilfe auf Ihren Computer herunter

Kostenlose Benutzer können ihre Designs über einen Link teilen. Kostenpflichtige Benutzer können Designs als PDF, interaktives PDF, PNG, PNG HD oder PowerPoint-Format herunterladen.

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Laden Sie Ihren Venngage-Entwurf auf Ihren Computer herunter.

 

Verwandte Ressource: Besuchen Sie Eugene Woo, CEO von Venngage, in diesem kostenlosen Webinar. Er wird seinen einfach zu befolgenden Prozess zur Erstellung von Infografiken vorstellen, die einprägsam, eindrucksvoll und leicht verdaulich sind.

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