11+ Tipps für den Mitarbeiter Onboarding-Prozess

By Rada Abdo, Aug 17, 2021

11 steps in the employee onboarding process

Wie viele neue Mitarbeiter können von sich behaupten, dass sie ihren ersten Arbeitstag genauso aufgeregt angehen wie das Öffnen einer neuen Verpackung des neuesten iPhones? 

Der Onboarding-Prozess wird von Arbeitgebern oft übersehen. So wie ein Kind gefördert werden muss, um später im Leben bessere Entscheidungen treffen zu können, muss ein neuer Mitarbeiter eine großartige Erfahrung beim Onboarding machen. So wird sichergestellt, dass sie das Vertrauen und den Antrieb haben, ihr Bestes zu geben. 

Als Arbeitgeber werden Sie nie verlieren, wenn Sie sich extra anstrengen, es wird nur die Leistung Ihrer Mitarbeiter steigern. Sie sollten einem neuen Mitarbeiter niemals das Gefühl geben, dass er entweder untergehen oder schwimmen muss, um erfolgreich zu sein.

Wir haben unsere besten Onboarding-Vorlagen zusammengestellt, damit Sie gleich loslegen können.

Hier sind unsere besten Onboarding-Tipps. Klicken Sie, um weiterspringen:

Was ist ein Onboarding-Prozess?

Onboarding ist mehr als ein Stapel Papiere, die am ersten Tag unterschrieben werden müssen. Es geht darum, im Voraus zu planen und aus der Perspektive des neuen Mitarbeiters zu denken. 

Onboarding beginnt mit dem Einstellungsprozess und reicht bis zur vollständigen Eingewöhnung in die neue Rolle. Der erste Arbeitstag ist nur ein kleiner Hinweis darauf, wie erfolgreich Ihr Onboarding-Prozess verläuft. 

Jedes Jahr erleben 25 % der US-Bevölkerung irgendeine Art von beruflichem Übergang. 

Was sind die Schritte im Onboarding-Prozess?

  • Vorbereitung des neuen Mitarbeiters vor dem Starttag
  • Schulung neuer Mitarbeiter für alle verwendeten Werkzeuge
  • Eine gründliche Orientierung im Büro
  • Treffen und Verbinden mit dem Team
  • Bewertung der Onboarding-Erfahrung durch den neuen Mitarbeiter

Bevor Sie mit der Ausarbeitung Ihres Onboarding-Prozesses beginnen, stellen Sie sich einige dieser Fragen, um herauszufinden, wie genau Sie sich Ihr Onboarding vorstellen: 

  1. Wann wird das Onboarding beginnen und wie lange wird es dauern?
  2. Welchen Eindruck möchten Sie am ersten Tag bei Ihren neuen Mitarbeitern hinterlassen?
  3. Welche Rolle werden verschiedene Personen beim Onboarding spielen?
  4. Welche Ziele setzen Sie für einen neuen Mitarbeiter?
  5. Was ist für den neuen Mitarbeiter wichtig, um die Arbeitskultur zu kennen? 
  6. Welche Informationen sind für den neuen Mitarbeiter wichtig und wann?

onboarding process 6 tips

Ihr Onboarding-Prozess sollte auch Ihre Unternehmenskultur widerspiegeln. 

Pro-Tipp: Wenn Sie eine Informationsflut vermeiden wollen, können Sie Ihren Onboarding-Prozess planen, indem Sie festlegen, was die Person wann wissen muss – damit Sie ihr nicht alle Informationen auf einmal geben und sie sich überfordert fühlt! Eine Zeitleisten-Infografik kann Ihnen dabei helfen, dies zu kommunizieren. 

Warum ist effizientes Onboarding wichtig

Mitarbeiter, die eine bessere Erfahrung mit dem Onboarding machen, werden die Unternehmenskultur besser verstehen, wodurch sie stärker mit dem Unternehmen verbunden sind, insbesondere wenn sie Entscheidungen treffen. Dies wird ihnen auch helfen, früher stärkere Verbindungen mit anderen innerhalb der Organisation zu knüpfen, was ihnen helfen wird, sich in ihrer neuen Rolle besser einzuleben.

Wenn das Onboarding richtig durchgeführt wird, hat es eine Vielzahl von Vorteilen, wie z.B.: höhere Arbeitszufriedenheit, Bindung an das Unternehmen, geringere Fluktuationsrate, höheres Leistungsniveau und weniger Stress.

Je vorbereiteter sich ein neuer Mitarbeiter fühlt, desto mehr wird er motiviert sein, gute Leistungen zu erbringen, das kommt mit dem Vertrauen. Studien zeigen, dass Mitarbeiter, die einen verbesserten Onboarding-Prozess erleben, zwei Monate schneller Leistung erbringen als Mitarbeiter, die einen eher traditionellen Onboarding-Prozess durchlaufen. 

The Team Alignment Handbook

Beginnen Sie das Onboarding während der Rekrutierungsphase

Es gibt einen schmalen Grat zwischen Onboarding und dem Einstellungsprozess. Mit einem guten Onboarding-Prozess verschwimmen die Grenzen zwischen beiden. 

Neue Mitarbeiter erhalten während der Recruiting-Phase einen guten Eindruck von Ihrem Unternehmen. Sie wollen sicherstellen, dass es nahtlos und komfortabel für sie ist, dies wird ein Vorgeschmack darauf sein, wie es sein wird, in Ihrer Organisation zu arbeiten. 

Wenn Sie in dieser Phase rücksichtsvoll und einladend sind, garantieren Sie, dass Sie Top-Talente für Ihr Unternehmen gewinnen werden. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, diese Phase so reibungslos wie möglich zu gestalten, wird Ihr Onboarding-Prozess bereits besser sein, denn die Rekrutierung ist das Sprungbrett, auf dem das Onboarding aufbaut. 

Hier ist ein Blog-Beitrag, der die großartigen Recruiting-Tipps von Experten weiter ausführt: https://venngage.com/blog/recruiting-tips/ 

Bedarf an neuen Mitarbeitern

Die Sozialisierung Ihres neuen Mitarbeiters ist wichtig, es gibt mehrere Ebenen davon. Die 4 K’s: 

Compliance – Einarbeitung neuer Mitarbeiter in die Grundlagen, Regeln und Vorschriften 
Klärung – Sicherstellen, dass Ihre neuen Mitarbeiter die Erwartungen an ihre Aufgabe verstehen
Kultur – Vermittelt ein Gefühl für die Normen der Unternehmenskultur
Verbindung – Beziehungen, die neue Mitarbeiter mit anderen aufbauen müssen

Die Anwendung dieser 4 Prinzipien ermöglicht es Ihnen, mit einem Fundament zu beginnen, auf dem Sie aufbauen können. Dies sind die Ziele, die Sie mit Ihrem Onboarding erreichen wollen, und es wird immer mit den Bedürfnissen Ihrer neuen Mitarbeiter beginnen. 

new hire needs onboarding process

Je mehr Sie sich auf die 4 C’s in Ihrem Onboarding-Prozess konzentrieren, desto besser wird Ihr Onboarding-Prozess sein.

new hire onboarding

 

Schritte im Onboarding-Prozess

Der erste Schritt beim Onboarding ist die Vorbereitung beider Parteien auf das, was sie am ersten Tag erwartet. Es beruhigt die Nerven Ihrer neuen Mitarbeiter, weil sie genau wissen, was sie erwartet, keine Überraschungen oder Abschweifungen. Dies kann mit einem Onboarding-Handbuch beginnen:

onboarding process manual

 

  1. Senden Sie eine E-Mail oder Slack-Nachricht an die gesamte Organisation, um den neuen Mitarbeiter im Unternehmen willkommen zu heißen. 

Sie können den neuen Mitarbeiter bitten, ein paar lustige Fragen über sich selbst zu beantworten, um die Begrüßung persönlicher zu gestalten.

Slack onboarding process

 

    1. Richten Sie einen neuen Computer/Laptop ein und lassen Sie Konten und Anleitungen für neue Software zum Lernen einrichten.

onboarding process desk

  1. Visitenkarten erstellen und vorbereiten

Wenn Sie Visitenkarten für Ihren neuen Mitarbeiter bereithalten, fühlen sie sich bereit, sich außerhalb des Arbeitsplatzes zu repräsentieren und sorgen für etwas Aufregung. Außerdem fühlt sich ihre neue Rolle dadurch offizieller an.  

Impressionist Illustrator Business Card Template

 

  1. Stellen Sie einen Arbeitsplatz mit dem Namen des neuen Mitarbeiters auf dem Schreibtisch bereit

Dies ist wie das Decken des Tisches, bevor Ihre Gäste eintreffen. Es lässt den neuen Mitarbeiter wissen, dass Sie ihn erwartet haben und dass Sie auf seine Ankunft vorbereitet sind! Es hilft ihnen zu erkennen, wo sie sitzen werden und gibt auch den anderen Mitarbeitern einen Hinweis darauf, dass ein Neuling in der Stadt ist und dass sie dort sitzen werden.

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Onboarding-Pläne

Ein direkter Onboarding-Plan, nachdem Sie herausgefunden haben, wie Ihr Onboarding-Prozess aussehen wird, hilft Ihnen, organisiert zu sein. Hier sind Beispiele für Onboarding-Pläne/Checklisten:

onboarding process checklist

 

Wie Sie Ihren Onboarding-Prozess verbessern können

Lassen Sie neue Mitarbeiter alle wichtigen Dokumente vor ihrem ersten Arbeitstag elektronisch unterschreiben

Erledigen Sie den lästigen Papierkram – so hat die Personalabteilung mehr Zeit für die Bearbeitung. Es gibt auch weniger Hetzjagden und es lockert den ersten Tag für mehr menschlichen Kontakt und Meetings auf – eine positivere Erfahrung für alle Beteiligten. 

Begrüßungsschreiben und Mitteilungen am ersten Tag

Der Beginn eines neuen Jobs kann nervenaufreibend sein. Es liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers, dem neuen Mitarbeiter das Gefühl zu geben, so willkommen wie möglich zu sein. Ein Willkommensbrief sollte Wärme, Begeisterung und eine Einführung in die Erwartungen enthalten.

Informationen und Aufgaben für den ersten Tag

Geben Sie neuen Mitarbeitern alle Informationen, die Sie über den ersten Tag an ihrem neuen Arbeitsplatz erhalten können. Der Beginn eines neuen Jobs kann an sich schon nervenaufreibend sein, daher ist es sehr hilfreich, so viel “Unbekanntes” über die neue Umgebung zu eliminieren, wie Sie können. Dazu gehören Informationen wie die Ankunftszeit, eine Agenda für den ersten Tag (was sie tun werden, mit wem sie sich treffen werden und warum), was sie anziehen sollen, wie das Mittagessen funktioniert usw.

Virtuelle Kopie des Mitarbeiterhandbuchs

Das Mitarbeiterhandbuch enthält alles, was Mitarbeiter über die Arbeit in einem Unternehmen wissen müssen. Es ist eine gute Möglichkeit, einem neuen Mitarbeiter dieses Handbuch zu geben, damit er Zeit hat, es durchzulesen und ein Verständnis für das Unternehmen und seine Werte aufzubauen, bevor er ankommt. Ein entwickeltes Verständnis für ihren neuen Arbeitsplatz wird ihnen auch helfen, am ersten Tag voll durchzustarten.

Details zu Abteilung und Aufgabenbereich

Dies könnte Dinge wie Organigramme, eine Kopie der Stellenbeschreibung, ein Abteilungshandbuch enthalten – im Grunde alle Informationen darüber, wie die Abteilung arbeitet, mit wem sie zusammenarbeitet, ihre Prozesse/Verfahren, wer in der Abteilung ist und wie sie alle zusammen auf gemeinsame Ziele hinarbeiten. Außerdem, an wen man sich für was wenden kann!

Unterkünfte

Jeder möchte sich in seiner neuen Umgebung wohlfühlen und sich wohl fühlen. Es ist immer am besten, Ihre neuen Mitarbeiter nach Anpassungen zu fragen, die sie benötigen, um ihre beste Arbeit leisten zu können. Dies könnte ein Meditationsraum, Essenseinschränkungen, etc. sein. Wenn Sie dies frühzeitig klären, stellen Sie sicher, dass beide Parteien für eine großartige Beziehung gerüstet sind.

Büro-Rundgang

Büros sind groß und voller Dinge und Menschen. Ich empfehle, den ersten Tag eines Mitarbeiters immer mit einer Tour durch das Büro zu beginnen. Zeigen Sie ihm, wo er sitzt, wo die Besprechungsräume sind (und wie sie heißen UND wie man sie identifiziert), wo er Nachschub bekommt, wo die Schlüsselfiguren, mit denen er zusammenarbeiten wird, sitzen (und stellen Sie sie vor), wo die Toiletten sind, die Snacks, usw. Diese Person sollte sich in dem neuen Raum sicher fühlen und wissen, wo sie die Dinge findet, die sie braucht.

Mittagessen für das Team am ersten Tag

Ein großartiges Teambuilding-Erlebnis, um das Eis mit Neuankömmlingen am ersten Tag zu brechen. Es ist für beide Parteien von Vorteil, da sie aus dem Büro raus kommen und auf einer anderen Ebene interagieren können. Dies gibt ihnen die Möglichkeit, ein wenig übereinander zu lernen und erste Bindungen zueinander aufzubauen.

Ein-Monats-Check-Ins

Einmonatige Check-ins sind wichtig, um sicherzustellen, dass sich Ihr neuer Mitarbeiter gut in den Job einarbeitet. Durchdachtes Feedback ist wichtig, damit sie eine solide Grundlage haben, auf der sie aufbauen können. Neu eingestellte Mitarbeiter können diese Gelegenheit auch nutzen, um Mentoren Beziehungen zu Personen im Unternehmen aufzubauen. 

Rückmeldung

Bitten Sie neue Mitarbeiter um Feedback, entweder in Form von Kaffeegesprächen oder Umfragen. Dies hilft Arbeitgebern, ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern. 

Treffen fördern

Weisen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter einen “Onboarding Buddy” zu, der ein Kumpel sein kann und ihm hilft, sich in den kulturellen Normen seines neuen Büros zurechtzufinden. Dabei handelt es sich um jemanden, der ebenfalls relativ neu ist (er kann sich in die Situation hineinversetzen, dass er in einer ähnlichen Phase in das Unternehmen eintritt) und nicht zu Ihrer Abteilung gehört. Lassen Sie den neuen Mitarbeiter auch andere Abteilungen oder Teams kennenlernen, mit denen er zu tun haben wird – helfen Sie ihm, das Eis zu brechen!

Onboarding entfernter Mitarbeiter

43 % der Amerikaner arbeiten zeitweise aus der Ferne. Das bedeutet, dass Ihr Onboarding-Prozess auf Ihre Remote-Mitarbeiter eingehen muss, unabhängig davon, ob es sich um Vollzeit-Fernmitarbeiter handelt oder nicht. 

Fernarbeit kann die Kommunikation und Verbindung zwischen Mitarbeitern reduzieren. Das Gefühl der Isolation und Einsamkeit ist weit verbreitet. Einige häufige Probleme mit Remote-Mitarbeitern sind Herausforderungen bei der Verantwortlichkeit und Produktivität. 

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Remote-Mitarbeiter mit den richtigen Tools ausstatten, um während des digitalen Onboarding-Prozesses erfolgreich zu sein. Es ist schwer, die Unternehmenskultur zu verstehen, wenn man aus der Ferne arbeitet, die Transparenz ist nicht ganz gegeben.

Hier sind einige schnelle Tipps, wie Sie die Arbeit von zu Hause aus für Unternehmen, die Remote-Mitarbeiter einstellen, weniger bedenklich machen: 

  • Führen Sie ein virtuelles Begrüßungsgespräch mit dem Mitarbeiter, in dem er sich dem Unternehmen vorstellen kann. 
  • Veranlassen Sie, dass der neue Remote-Mitarbeiter ein persönliches 2-wöchiges Training absolviert. Dies wird dazu führen, dass sie die Leute im Unternehmen wirklich kennenlernen, indem sie persönlich interagieren.  
  • Werkzeuge für die Kommunikation verwenden: Es gibt viele Kommunikationstools, einige sind: Slack, Chanty, Fleep und 15Five.
  • Bieten Sie Schulungen zu Kollaborationssoftware wie GanttPro, Trello oder Wrike an.

work from home

 

Mit dem richtigen Onboarding-Prozess wird sich Ihr neuer Mitarbeiter gut in Ihrem Unternehmen eingelebt haben. Sie werden ihn für den Erfolg aufgebaut haben, was dem Unternehmen und dem Team langfristig nur zugutekommt!

 

Real-time Collaboration