Die effektive Kommunikation mit einem Remote-Team war schon immer eine der größten Herausforderungen bei der Umstellung auf eine werbefreie Arbeitskultur.
Viele der Nuancen eines persönlichen Gesprächs können über E-Mail verloren gehen. Außerdem: Wie baut man eine Bürokultur auf, wenn man kein Büro hat?
Venngage hat, wie viele andere Tech-Unternehmen auch, eine flexible Politik für Remote-Arbeit. Tatsächlich arbeiten 13 % unserer Mitarbeiter Vollzeit aus der Ferne, und viele weitere wählen sich für Wochen oder Monate am Stück ein.
Die Umstellung auf eine Remote-Arbeitsstruktur kann anfangs entmutigend wirken, aber wenn Sie unsere 10 einfachen Tipps für eine effektive Kommunikation mit einem Remote-Team befolgen, werden Sie die Vorteile sicher erkennen.
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- Seien Sie bereit, sich an die Herausforderungen der Fernarbeit anzupassen
- Regelmäßiger Check-In mit Ihrem Remote-Team sicherstellen
- Investieren Sie in kollaborative Software und Kommunikationstechnologie
- Verwenden Sie Diagramme und visuelle Darstellungen, um sicherzustellen, dass die Prozesse vollständig verstanden werden
- Online eine Bürokultur schaffen
- Pitches und Ideen visuell präsentieren
- Vermeiden Sie langweilige Textdokumente durch den Einsatz von Bildern und Visualisierungen
- Setzen Sie klare Fristen und umreißen Sie Erwartungen
- Kommunikationsrichtlinien aufstellen
- Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern
1. Seien Sie darauf vorbereitet, sich an die Herausforderungen der Fernarbeit anzupassen
Fernarbeit bringt eine Reihe von Herausforderungen mit sich. Vor allem, wenn Sie bisher nur im Büro gearbeitet haben, kann es schwierig sein, sich daran zu gewöhnen, dass Sie Ihren Zeitplan selbst bestimmen, Ihre Kommunikation digital abwickeln und lernen müssen, dass Sie im Bett nicht wirklich produktiv sein können.
Aber wenn Sie sich der Schwierigkeiten bewusst sind, sind Sie besser darauf vorbereitet, ihnen zu begegnen.
Verwenden Sie eine Mindmap-Vorlage, um die Hindernisse zu überwinden, die sich bei der Fernarbeit ergeben können
Bevor Ihr Team zur Fernarbeit übergeht, überlegen Sie, welche Hindernisse auftreten könnten. Denken Sie an Dinge wie Kommunikation, technische Schwierigkeiten, Prokrastination und Work-Life-Balance. Es kann hilfreich sein, diese Hindernisse in einer Mind Map zu notieren, damit Sie Lösungen entwickeln können.
Es ist auch wichtig, dass Sie sicherstellen, dass Sie alle Änderungen innerhalb Ihres Teams effektiv kommunizieren. Wenn Sie auf vollständige Fernarbeit umstellen, schicken Sie Ihren Mitarbeitern ein formelles Schreiben über die Änderung auf dem Briefkopf des Unternehmens.
Vielleicht möchten Sie auch ein Richtliniendokument erstellen. Bei Venngage verwenden wir Infografiken, um unsere Richtlinien zu kommunizieren! Ein einfaches Q&A-Format kann helfen, sicherzustellen, dass Ihre Richtlinien vom Team vollständig verstanden werden.
2. Sorgen Sie für regelmäßige Check-Ins mit Ihrem Remote-Team
Fernarbeit kann einsam sein. Es ist wichtig, sich regelmäßig bei Ihrem Team zu melden.
Bei Venngage haben wir Videomeetings mit Google Hangouts, um die Arbeit und Ideen durchzugehen oder einfach nur um sich auszutauschen. Wir planen zwei Treffen pro Woche, sind aber immer offen für Adhoc-Anrufe, wenn jemand ein paar Ideen durchgehen möchte.
Zusammenarbeit gibt es immer noch in unseren Teams – sie sieht nur ein bisschen anders aus!
Neben regelmäßigen Videomeetings haben wir auch ein sehr aktives Slack-Board. Mit Kanälen für alles, vom #Content-Team bis zu #Great-music, sprechen wir jeden Tag miteinander.
Regelmäßiges Einchecken ist nicht nur gut für die Moral. Durch regelmäßiges Einchecken können Sie aktuelle oder potenzielle Hindernisse ansprechen, bevor sie zu einem Problem werden.
Verwenden Sie eine Vorlage für einen täglichen Aktivitätsbericht, um den Fortschritt zu verfolgen
Ein täglicher Aktivitätsbericht kann es einfacher machen, die täglichen Check-Ins zu verfolgen. Auf diese Weise können Sie Probleme und Fortschritte verfolgen, die sonst vielleicht unbemerkt bleiben oder in einer abgelegenen Umgebung auf der Strecke bleiben.
3. Investieren Sie in kollaborative Software und Kommunikationstechnologie
Wenn einige Ihrer besten Ideen daraus resultieren, dass Sie mit Ihrem Team zusammenarbeiten, könnte Remote-Arbeit für Sie eine Katastrophe sein. Aber mit einer guten Kollaborationssoftware können Sie dieses “Büroerlebnis” wiederherstellen.
Bei Venngage verwenden wir eine Kombination aus Slack für Nachrichten und Google Hangouts für Videoanrufe. Fast täglich schreibt jemand eine Nachricht in den gemeinsamen Slack-Kanal und sagt: “Ich habe eine Idee, was meint ihr?”
Gemeinsame Software kann das Geheimnis einer guten Zusammenarbeit sein
Wir nutzen auch gemeinsam genutzte Software, die uns die Arbeit erleichtert. Ein Tool wie Buzzstream hilft uns, E-Mail-Kampagnen zu koordinieren, und Google Docs, um gemeinsam an Blogbeiträgen zu arbeiten.
Wir nutzen auch die Funktion Venngage Teams, die unseren einzelnen Konten den Zugriff auf gemeinsame Präsentationen und Dokumente ermöglicht. Die Möglichkeit, gemeinsam als Content-Team an einer Präsentation zu arbeiten, macht unser wöchentliches Meeting so viel reibungsloser. Kein Klicken mehr durch einzelne Foliendateien!
Kollaborationsprozesse mit Flussdiagramm übersichtlich erklären
Bei der Umstellung auf eine neue Remote-Struktur kann es schwierig sein, Prozesse der Zusammenarbeit zu übernehmen. Stellen Sie sicher, dass Ihr gesamtes Team versteht, wie, wann und warum die Zusammenarbeit genutzt werden sollte, indem Sie ein einfaches Flussdiagramm erstellen.
Ein Flussdiagramm eignet sich hervorragend, um alle Variablen in einer Situation zu skizzieren, und es ist einfacher, ein Flussdiagramm visuell darzustellen, als den Prozess immer wieder erklären zu müssen.
4. Verwenden Sie Diagramme und visuelle Darstellungen, um sicherzustellen, dass die Prozesse vollständig verstanden werden
Wenn ich versuche, einen Prozess oder eine Idee zu erklären, fuchtle ich viel mit den Händen herum. Manchmal kritzle ich auch auf ein Stück Papier. Und ich weiß, ob meine Erklärung einen Sinn ergibt, indem ich die Reaktion der Person überprüfe.
Wie lässt sich dies auf die Fernarbeit übertragen?
Ein Diagramm kann die Lösung sein. Diagramme sind so gestaltet, dass sie leicht zu verstehen sind, und können eine gute Möglichkeit sein, schwierige Prozesse oder Ideen zu kommunizieren.
Ein einfaches Prozessdiagramm, wie das untenstehende, kann mit Ihrem Remote-Team geteilt werden, um sicherzustellen, dass die Prozesse konsequent eingehalten werden. Mit einfachen Symbolen und kurzen Sätzen können Sie Dinge einfach erklären.
Eine einseitige visuelle Darstellung ist auch deshalb großartig, weil Sie sie auch an neue Mitarbeiter als Teil ihres Onboarding-Prozesses senden können. Das spart Ihnen auf lange Sicht Zeit.
Sie können Ihre Strategie auch mit einem Projektplan visualisieren!
5. Online eine Bürokultur schaffen
Was würden Sie am meisten vermissen, wenn Sie Ihr Büro komplett auslagern würden? Die Menschen, höchstwahrscheinlich.
Die Unternehmenskultur leistet einen großen Beitrag zu einem guten Arbeitsumfeld. Ein großer Teil dieser Kultur wird dadurch geprägt, wie Menschen miteinander umgehen. Das kann ein kurzes Gespräch beim Kaffeekochen oder eine Happy Hour nach der Arbeit sein.
Mitarbeiter fühlen sich gerne wertgeschätzt.
Feiern Sie Ihre Mitarbeiter mit einer Infografik zum Mitarbeiterengagement
Sie müssen nicht mit großen Preisen oder ausgefallenen Auszeichnungen aufwarten, um Ihren Mitarbeitern zu zeigen, dass Sie sie schätzen. Eine einfache, feierliche Infografik, die mit dem gesamten Team geteilt wird, kann eine großartige Möglichkeit sein, um zu zeigen, dass Sie ihre harte Arbeit schätzen.
Verwenden Sie eine Vorlage für den Mitarbeiter des Monats, wie die unten stehende, als schnelle und einfache Feier:
Aber abgesehen von der Feier der Mitarbeiter, wie schaffen Sie eine Bürokultur, wenn Sie alle aus der Ferne arbeiten?
Content Marketer Ryan McCready arbeitet seit 6 Jahren per Fernzugriff für Venngage. Sein Rat?
“Kommunizieren Sie mehr mit Ihren Kollegen, während Sie aus der Ferne arbeiten. Scheuen Sie sich nicht, über alles zu sprechen, was Sie auch im Büro tun würden, und noch mehr. Teilen Sie Bilder von Ihrem Mittagessen, Ihren Hunden oder Ihren Kindern. Die Leute werden nach ein paar Tagen wirklich nach einer menschlichen Verbindung suchen. ”
Bringen Sie das Büro online mit digitalen Hangouts und Events
Das Erstellen von lustigen Online-Aktivitäten kann eine Möglichkeit sein, die Bürokultur auch auf Ihre gesamte Belegschaft zu übertragen. Quiz, Umfragen oder auch nur Diskussionen über die neueste Fernsehserie, die man unbedingt sehen muss, reichen aus. Ein Arbeits-Chat muss sich nicht ausschließlich um die Arbeit drehen.
Bei Venngage veranstalten wir eine virtuelle Trivia-Nacht, damit alle unsere Mitarbeiter mitspielen können, egal wo auf der Welt sie sich befinden.
Eine einfache Einladung kann schnell erstellt werden, um die Mitarbeiter über Ihre digitalen Veranstaltungen zu informieren.
6. Pitches und Ideen visuell präsentieren
Ideen persönlich zu präsentieren ist so viel mehr als nur ein Foliendokument. Die Energie im Raum, das Selbstvertrauen in Ihrer Stimme und sogar die Anzahl der anwesenden Personen können einen großen Unterschied machen, wie Ihre Präsentation aufgenommen wird.
Aber wenn Sie online präsentieren? Es ist schwieriger, diese Energie zu vermitteln.
Konzentrieren Sie sich stattdessen auf schön gestaltete, ins Auge fallende Folien. Wählen Sie ein klares Layout mit einer starken Handlungsaufforderung, einfachen Farbschemata und Diagrammen und Symbolen.
Ermutigen Sie auch Ihr Remote-Team, Präsentationen zu erstellen, um Ideen oder Feedback zu Ergebnissen zu präsentieren.
7. Vermeiden Sie langweilige Textdokumente, indem Sie Bilder und Visualisierungen verwenden
Niemand liest gerne eine Wand aus Text, so gut es geht. Aber wenn Sie aus der Ferne arbeiten, kann es besonders leicht sein, zu überfliegen.
Stellen Sie stattdessen sicher, dass alle Dokumente visuell und ansprechend sind. Verwenden Sie Überschriften, Farbakzente, Bilder und sogar Infografiken.
Ein gut platziertes Symbol oder ein Farbspritzer kann Ihr Dokument aufwerten und die Leute dazu bringen, es zu lesen. Übertreiben Sie es aber nicht – halten Sie sich an eine kleine Farbpalette (Schwarz, Weiß und maximal zwei andere Farben) und lassen Sie viel Weißraum um die Bilder herum.
Verwenden Sie eine Vorlage, um ansprechende Berichte und Pläne zu erstellen
Oft ist es einfacher, auf einen Word-Doc-Bericht zurückzugreifen, einfach weil man keine Erfahrung im Design hat oder sich nicht zutraut, einen Bericht selbst zu gestalten.
Aber es gibt viele professionell gestaltete Vorlagen, die Sie verwenden können, um Ihre Informationen aufmerksamkeitsstark zu gestalten.
Der untenstehende Projektplan hätte leicht ein Textdokument sein können, aber durch das Hinzufügen von Fotos, Schriftarten, Farben und einer Hintergrundtextur wird der Bericht sofort aufgewertet.
Das Gleiche gilt für alle Zahlen oder Daten, die Sie präsentieren müssen. Warum visualisieren Sie nicht einige dieser Informationen in Diagrammen, Graphen oder Infografiken, anstatt nur eine Tabelle auf einer Folie zu präsentieren? Das Erstellen einer Infografik mag kompliziert klingen, aber die Visualisierung von Daten kann ein wirklich einfacher Weg sein, um die Bindung zu Ihren Lesern aufzubauen.
Lernen Sie, wie Sie Daten visuell präsentieren können
8. Setzen Sie klare Fristen und umreißen Sie die Erwartungen
Wenn Sie aus der Ferne arbeiten, ist es sehr einfach, sich zur Prokrastination verleiten zu lassen. Wenn Sie kein eigenes Büro haben, arbeiten Sie wahrscheinlich von Ihrem Schlafzimmer, Ihrer Küche oder Ihrem Wohnzimmer aus.
Vermeiden Sie mögliche Ablenkungen, indem Sie sehr klare Fristen und Erwartungen an die Fernarbeit festlegen. Überprüfen Sie häufig, ob diese Fristen eingehalten werden.
Bei Venngage erwarten wir, sofern nicht anders angegeben, dass Sie online sind, über eine gute Internetverbindung verfügen und während der gesamten Bürozeiten verfügbar sind, wenn Sie sich entscheiden, aus der Ferne zu arbeiten. Diese Erwartung hilft den Leuten, verantwortungsbewusst zu bleiben.
Eine Erwartung, die Sie auch stellen sollten, sind klare Bürozeiten. Von zu Hause aus zu arbeiten bedeutet nicht, rund um die Uhr zu arbeiten. Ermutigen Sie Ihr Team, sich am Ende des Tages abzumelden, und gehen Sie mit gutem Beispiel voran, indem Sie außerhalb der Bürozeiten keine Nachrichten beantworten.
Erstellen Sie eine Erwartungs-Checkliste für Remote-Mitarbeiter oder Projekte
Wenn Sie sich auf die Erwartungen an Remote-Mitarbeiter geeinigt haben, warum erstellen Sie dann nicht eine visuell ansprechende Checkliste, auf die Sie und das Remote-Team zugreifen können?
Die Checkliste muss nicht kompliziert sein, aber Sie können Farben und Symbole verwenden, um die einzelnen Punkte nach Wichtigkeit oder Thema zu unterscheiden.
Planen Sie Ihre Projekte gründlich, um Ihr Remote-Team auf Kurs zu halten
Bei Remote-Teams arbeiten die Mitarbeiter oft in unterschiedlichen Zeitzonen. Eine gründliche Planung Ihrer Kampagne oder Ihres Projekts kann dazu beitragen, dass Ihre Mitarbeiter auf Kurs bleiben.
Ein Planungsdiagramm, ein Flussdiagramm oder sogar ein Projektplanbericht kann verwendet werden, um alle Meilensteine zu identifizieren, die für eine erfolgreiche Ausführung erreicht werden müssen.
9. Kommunikationsrichtlinien einrichten
Ein weiteres Schlüsselelement für die Arbeit aus der Ferne ist es, klare Richtlinien für die Kommunikation zu haben. Ihre Richtlinien müssen nicht schwierig sein. Bestätigen Sie einfach, welche Art von Kommunikation angemessen ist und wann.
Sie könnten zum Beispiel Slack für allgemeine Chats verwenden, aber darum bitten, dass alle Entscheidungen oder offiziellen Angelegenheiten per E-Mail notiert werden. Sie könnten darum bitten, dass Nachrichten nur während der Bürozeiten gesendet werden und die Kommunikation in Notfällen per Telefon erfolgt.
Sie sollten auch Richtlinien festlegen, was in Bezug auf Profanität, explizite Sprache und Themen angemessen ist und was nicht.
Erstellen Sie ein Mitarbeiterhandbuch, das die Erwartungen an Ihr Team umreißt
Notieren Sie diese Richtlinien in Ihrem Mitarbeiterhandbuch, wenn neue Mitarbeiter das Unternehmen betreten.
10. Vertrauen Sie Ihrem Personal
Sie können nicht effektiv mit einem Remote-Team arbeiten, wenn Sie Ihrem Team nicht vertrauen.
Remote-Mitarbeiter sind nicht im Büro anwesend, so dass es viel schwieriger sein kann, sich ad hoc zu melden. Mikromanagement per E-Mail ist für alle Beteiligten frustrierend.
“Ich kann meine Arbeit machen, ohne das Gefühl zu haben, dass mir jemand jede Minute des Tages über die Schulter schaut. Das liegt daran, dass ich ein Vertrauensverhältnis zu meinen Kollegen und Managern aufgebaut habe. Wenn man in einem kreativen Bereich arbeitet, wie wir es tun, muss man sich wirklich zurücknehmen und sein Team kreativ sein lassen.”
Stellen Sie stattdessen Leute ein, denen Sie vertrauen können, dass sie die Arbeit erledigen, und lassen Sie ihnen Raum, ihre Arbeit zu tun. Nur weil Sie sie nicht arbeiten sehen können, heißt das nicht, dass sie nicht arbeiten.
Die Arbeit aus der Ferne kann eine unglaublich lohnende Erfahrung sein, sowohl für die Remote-Teams als auch für die Manager. Befolgen Sie diese Tipps, um das Beste aus dieser Erfahrung zu machen, und viel Spaß beim Arbeiten!
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