Wenn Projekte aus dem Ruder laufen, liegt das oft an mangelnder Organisation. Die meisten Unternehmen und Projektmanager verlassen sich auf Projektzeitpläne. Leider können die Standardvorlagen für Projektzeitpläne in vielen gängigen Office-Tools die Kreativität und das Engagement des Teams einschränken.
Aber Venngage-Nutzer können das Beste aus allen Welten haben, indem sie ansprechende Vorlagen für Projektzeitleisten und Infografiken erstellen, die sie exportieren und in anderen Programmen wie Microsoft Office Word und PowerPoint verwenden können.
Mit Venngage for Business können Benutzer in Echtzeit mit anderen Teammitgliedern zusammenarbeiten und Bilddateien für PowerPoint und Word exportieren. Und unsere neue intelligente Listenfunktion Timeline Maker kann Ihnen helfen, noch mehr Zeit zu sparen, indem Inhalte automatisch angepasst werden, wenn Sie Änderungen vornehmen.
Werfen wir einen Blick auf einige Tipps für die Erstellung eines Projektzeitplans und teilen wir Design-Inspirationen, um Ihrer Kreativität freien Lauf zu lassen.
Zum Vorwärtsspringen anklicken:
- Wie erstellt man einen Projektzeitplan?
- Was ist eine Vorlage für einen Projektzeitplan?
- Beispiele für einen Projektzeitplan
- Beispiele für PowerPoint-Zeitleisten
- Projektzeitplanvorlagen für PowerPoint
- Beispiel für eine Word-Zeitleiste
- Projektzeitplanvorlagen für Word
- Vorlagen für Projektmanagement-Zeitleisten
- Vorlagen für Projektmeilensteine
- Einfache Vorlagen für Projektzeitleisten
- Vorlagen für Bauzeitpläne
- Zeitplan-Kalendervorlagen
Wie erstellt man einen Projektzeitplan?
Bei großen und kleinen Projekten ist die Festlegung des Zeitplans oft die erste und wichtigste Aufgabe. Wenn das Team nicht weiß, wann die Frist abläuft oder wann bestimmte Aufgaben im Rahmen des Projekts erledigt werden müssen, ist die Wahrscheinlichkeit gering, dass es das Projekt fristgerecht oder im Rahmen des Budgets fertigstellt.
Es gibt keine einheitliche Methode, einen Projektzeitplan zu erstellen, aber die beiden gängigsten Methoden sind, vom Anfang bis zum Ende zu gehen oder rückwärts zu arbeiten. Was ist der Unterschied?
- Vom Anfang bis zum Ende: Wenn Sie wissen, wie viel Zeit jeder Projektschritt in Anspruch nehmen wird, aber keine Frist haben, legen Sie die Fristen für die Aufgaben auf der Grundlage der Zeit fest, die jeder Schritt in Anspruch nehmen wird. Arbeiten Sie sich bis zum Ende des Projekts durch, und Sie haben einen vollständigen Projektzeitplan.
- Rückwärts arbeiten: Wenn die Frist bereits feststeht, beginnen Sie damit und arbeiten Sie sich zurück, um herauszufinden, wann die einzelnen Aufgaben erledigt sein müssen, um die Frist einzuhalten.
Dieser Zeitplan für das Projekt wurde beispielsweise nicht mit einer bestimmten Frist im Hinterkopf erstellt.
Stattdessen enthält jeder Abschnitt des Projekts eine Schätzung, wie viel Zeit für die Fertigstellung vorgesehen ist. Eine einfache Datenvisualisierung hilft allen Beteiligten, klar zu erkennen, welche Aufgaben den größten Teil der Zeit in Anspruch nehmen werden.
Unabhängig davon, wie Sie Ihren Projektzeitplan erstellen, sollten Sie eine dem obigen Beispiel ähnliche Struktur anstreben.
Verwandt: Wie man eine Infografik mit Zeitleiste erstellt: Der ultimative Leitfaden
Was ist eine Vorlage für einen Projektzeitplan?
Wenn ein Projekt mit Hilfe eines Projektzeitplans reibungslos und erfolgreich verlaufen ist, sollten Sie eine Vorlage daraus machen.
Am einfachsten ist es, wenn Sie die Zeitleiste in Venngage oder dem von Ihnen verwendeten Tool öffnen und die entsprechenden Daten und Aufgaben löschen. Speichern Sie die Datei dann erneut und geben Sie ihr einen Namen, der mit “Vorlage” zu tun hat.
Oder noch besser: Sie haben die Möglichkeit, ein Design, das Ihnen gefällt, als Vorlage zu speichern, wenn Sie auf Business upgraden:
Auf diese Weise können Sie einfach die neuen Daten hinzufügen und die Projektzeitleiste immer wieder verwenden. Sie verfügen dann über eine Bibliothek von Zeitleistenvorlagen, die sich für Sie bewährt haben, und können entscheiden, welchen Typ Sie für jedes neue Projekt verwenden möchten.
Diese einfache Zeitplanvorlage umfasst insgesamt neun Wochen, aber Sie können sie leicht an die in Ihren Projekten üblichen Zeiträume anpassen. Aktualisieren Sie den Inhalt und die Symbole schnell, damit sie zu Ihrer Branche passen.
Verwandt: 40+ Beispiele für Zeitleistenvorlagen und Designtipps
Beispiele für einen Projektzeitplan
Schauen wir uns ein paar Beispiele für Projektzeitpläne an, um zu sehen, wie sie auf verschiedene Arten von Projekten angewendet werden können, einschließlich langer und kurzer Projekte.
Dieser Projektzeitplan deckt ein ganzes Jahr mit wichtigen Meilensteinen ab. Sie benötigen nicht die vollen 12 Monate an Einträgen? Ändern Sie einfach das Design, um es an die Zeitachse Ihrer Projekte anzupassen.
Die Aufteilung großer Aufgaben in kleinere Teile kann verhindern, dass Menschen überfordert werden. Diese Methode wird Mikroproduktivität genannt. Wenn Ihr Team vor einer großen Aufgabe steht, sollten Sie einen Projektzeitplan wie diesen verwenden, damit die Mitarbeiter am Ball bleiben.
Beispiele für PowerPoint-Zeitleisten
PowerPoint ist nach wie vor das gängigste Präsentationstool an den meisten Arbeitsplätzen. Aber Zeitpläne, Roadmaps und damit verbundene visuelle Darstellungen sind nicht gerade die Stärke von PowerPoint.
Dieses Beispiel für eine PowerPoint-Zeitleiste zeigt, wie einfach die integrierten visuellen Werkzeuge des Programms sind. Obwohl sie funktional ist, kann man diese Projektzeitleiste kaum als besonders ansprechend bezeichnen.
Dieser dreimonatige Projektzeitplan ist ein weiteres Beispiel dafür, dass PowerPoint keine zuverlässigen Werkzeuge für die Erstellung spannender und visuell ansprechender Bilder bereitstellen kann.
Projektzeitplanvorlagen für PowerPoint
Als zahlender Venngage-Nutzer haben Sie die Möglichkeit, Ihr Projektzeitleisten-Design als PNG oder PNG HD herunterzuladen, das Sie als Bild zu Ihren PowerPoint-Folien hinzufügen können.
Sobald Sie ein Upgrade auf Venngage for Business durchgeführt haben, können Sie Ihre Projektzeitplanvorlagen im PowerPoint-Format herunterladen, die Sie mit PowerPoint öffnen, bearbeiten und präsentieren können. Wenn Sie es vorziehen, Ihre Projektzeitleisten auf Venngage zu bearbeiten, können Sie jederzeit zurückgehen, sie bearbeiten und wieder als .pptx-Datei exportieren.
Berücksichtigen Sie die Folienausrichtung von PowerPoint-Vorlagen, die Ihr Unternehmen verwendet. Das Programm ist standardmäßig auf eine horizontale, querformatige Ansicht eingestellt, aber es ist auch möglich, zu einem vertikalen, hochformatigen Layout zu wechseln.
Diese horizontale Zeitleistenvorlage ist ideal für die meisten PowerPoint-Präsentationen. Wenn Ihr Unternehmen PowerPoint-Präsentation Stil enthält einige integrierte Branding, wie ein Logo oder anderes Material auf jeder Seite, entfernen Sie einfach die Bar am unteren Rand für eine perfekte Passform.
Diese Vorlage für einen Projektzeitplan ist zwar etwas hoch, auch wenn Sie die Ausrichtung der Folien ändern, aber Sie können sich leicht vorstellen, wie ein Zeitplan wie dieser Ihre Informationen hervorheben kann.
Es ist oft hilfreich, gegen den Strom zu schwimmen, da es die Erwartungen der Menschen bricht und Ihre Informationen einprägsamer machen kann.
Verwandt: 25+ Leicht zu bearbeitende PowerPoint-Zeitleistenvorlagen
Beispiele für Wort-Zeitleisten
Das Schwesterprogramm von PowerPoint, Microsoft Word, ist ein noch schlechteres Werkzeug für die Erstellung von Grafiken. Das ist nicht die Schuld von Word, schließlich handelt es sich um ein Textverarbeitungsprogramm und nicht um ein Grafikdesign-Tool. Dennoch ist es technisch möglich, eine Projektzeitleiste in Word zu erstellen.
Diese Vorlage für einen Projektzeitplan in Word lässt die PowerPoint-Beispiele, die wir vorgestellt haben, wie etwas aussehen, das im Louvre aufgehängt werden sollte. In Wirklichkeit sind weder Word noch PowerPoint Werkzeuge für das Grafikdesign, und deshalb ist ihre Verwendung für die Erstellung spannender und ansprechender Grafiken in vielen Fällen ein Irrweg.
Projektzeitplanvorlagen für Word
Wir raten zwar davon ab, Word als Design- oder Präsentationstool zu verwenden, aber viele Unternehmen nutzen Word, um Projektbeschreibungen zu schreiben oder sogar Verträge auszuarbeiten. Aus diesen Gründen ist es oft hilfreich, einen Projektzeitplan in ein Word-Dokument aufzunehmen.
Der Timeline Maker von Venngage bietet viele Vorlagen für Projektzeitleisten, die für Word verwendet werden können. Melden Sie sich einfach bei Venngage an, erstellen Sie eine Projektzeitleiste und speichern Sie sie als Bild, das dann in Ihr Word-Dokument hochgeladen werden kann.
Das Standarddokumentenformat von Word ist Letter, also 8,5 x 11 Zoll. Wie bei PowerPoint ist es möglich, dies zu ändern, aber die meisten Unternehmen, die Word verwenden, bleiben bei der Standardausrichtung Letter.
Bei einem Standardrand von 1 Zoll auf allen Seiten bedeutet dies, dass eine Projektzeitplanvorlage für Word maximal 624 x 864 Pixel oder 6,5 x 9 Zoll groß ist.
Diese einfache Vorlage für einen Projektzeitplan für Word passt gut auf eine ganze Seite eines Vertrags, eines Angebots oder anderer Unternehmensdokumente. Fügen Sie Daten hinzu, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder über die wichtigsten Termine informiert sind.
Diese Vorlage für einen Projektzeitplan in Word nimmt etwa eine halbe Standardseite ein, so dass Sie bei Bedarf Platz für zusätzliche Inhalte haben. Das kann hilfreich sein, wenn der Zeitplan Elemente enthält, die näher erläutert werden müssen.
Vorlagen für Projektmanagement-Zeitleisten
Projektmanager müssen alle Fäden in der Hand halten, um sicherzustellen, dass am Ende eines Projekts kein Detail unberücksichtigt bleibt. Aus diesem Grund sollten die Vorlagen für Projektmanagement-Zeitpläne von sehr detailliert bis extrem detailliert reichen.
Verwenden Sie eine Projektzeitplanvorlage wie die obige bereits in den frühen Planungsphasen eines Projekts. Der breit angelegte, allgemeine Ansatz dieses Zeitplans kann allen Teammitgliedern dabei helfen, sich einen Überblick über den Umfang des Projekts zu verschaffen.
Und es ist besonders hilfreich, wenn an dem Projekt ein externes Team beteiligt ist, z. B. ein Kunde oder Auftraggeber, damit Sie klare Erwartungen stellen können.
Vorlagen für Projektmanagement-Zeitpläne sind auch deshalb nützlich, weil sie extrem detailliert sind. Nicht jede am Projekt beteiligte Person muss jeden kleinen Meilenstein auf dem Weg sehen, aber für den Projektmanager ist die Visualisierung von Schritten in einer Methode wie der obigen Zeitleiste hilfreich.
Vorlagen für Projektmeilensteine
Unabhängig davon, ob Sie sie für PowerPoint, Word oder ein anderes Programm verwenden oder ob sie für sich allein stehen, sind Vorlagen für Projektmeilensteine nützliche Hilfsmittel, die Sie immer zur Hand haben. Sie können Teams dabei helfen zu verstehen, wie sich Projekte in überschaubare Segmente aufteilen lassen.
Ziehen Sie in Erwägung, in der Planungsphase eines Projekts eine Vorlage für Projektmeilensteine zu erstellen, die keine Daten oder spezifische Zeitspannen für jeden Abschnitt enthält.
Diese sind vor allem dann nützlich, wenn es um neue Teammitglieder geht oder um die Aufnahme eines neuen Kunden, der den Prozess der Projektplanung noch nicht durchlaufen hat.
Fügen Sie ein zeitliches Element hinzu, ohne konkrete Daten oder Fristen zu nennen, indem Sie einen Zeitplan für die Projektmeilensteine erstellen, der nach Wochen unterteilt ist, wie es hier der Fall ist. Wenn das auf Ihr Projekt nicht zutrifft, können Sie es in Tage, Monate, Quartale oder andere Zeiteinheiten unterteilen.
Einfache Vorlagen für Projektzeitleisten
Viele der Beispiele für Projektzeitplanvorlagen, die wir vorgestellt haben, sind eher detailliert und komplex. Nützliche Projektzeitpläne können aber auch ganz einfach sein. Je einfacher das Design, desto effektiver ist es oft.
Dieser einfache Projektzeitplan ist ideal, wenn Sie große Zeitspannen haben, in denen die Aufgaben erledigt werden sollen. Er wurde zwar als eine Art Lehrplan erstellt, lässt sich aber leicht für Ihr Projekt anpassen.
Einfache Projektzeitpläne können auch einen Überblick über den Arbeitsablauf geben. In diesem Fall sind keine Daten oder sogar Zeitspannen enthalten, obwohl dies mit wenigen Klicks im Venngage-Editor leicht hinzugefügt werden könnte.
Vorlagen für Bauzeitpläne
Selbst kleinere Renovierungsprojekte können zu einem Planungsalptraum werden, und große Bauprojekte sind eine große logistische Herausforderung. Kein Wunder, dass die Baubranche zu den größten Nutzern von Zeitplanvorlagen gehört.
Die schiere Menge an beweglichen Teilen in einem Bauprojekt ist atemberaubend. Aus diesem Grund ist es wichtig, sehr detailliert und genau festzulegen, wie viel Zeit jede Aufgabe in Anspruch nehmen wird, um die Aufgaben innerhalb dieser Zeitvorgaben zu erledigen.
Vorlagen für Bauzeitpläne sind auch dann nützlich, wenn sie eine 10.000-Fuß-Perspektive einnehmen. Dieses Beispiel eignet sich ideal für Gespräche mit internen und externen Führungskräften, damit diese sehen können, wie sich die aktuellen Arbeiten in die langfristige Planung einfügen.
Zeitplan-Kalendervorlagen
Wenn Ihr Projekt eine detaillierte Planung erfordert, bis hin zu Datum und Uhrzeit, bis zu der etwas geschehen muss, sollten Sie eine Zeitplan-Kalendervorlage verwenden. Diese sind vor allem im Bereich der Veranstaltungsplanung nützlich, da sie Organisatoren und Teilnehmern helfen können, wichtige Ereignisse zu visualisieren.
Organisieren Sie jeden Aspekt Ihrer Veranstaltung mit einer Vorlage für einen Zeitplan. Diese Vorlage ist zwar für eine bestimmte Veranstaltung gedacht, aber Sie können eine solche Vorlage auch wöchentlich verwenden, um das Team über den aktuellen Stand des Projekts zu informieren.
Mit Hilfe von Zeitplanvorlagen können Sie den Zeitplan sehr genau festlegen, sogar bis auf die Stunde genau. Auch wenn dieses Beispiel für eine einzelne Veranstaltung erstellt wurde, lässt es sich leicht für jedes Projekt oder jede Veranstaltungsplanung bearbeiten.
Fazit: Bringen Sie Ordnung ins Chaos mit ansprechenden und effektiven Projektzeitplan-Vorlagen für PowerPoint und Word
Die integrierten Funktionen von PowerPoint und Word sind für die wichtige und schwierige Aufgabe des Projektmanagements nicht gerade geeignet. Aber Venngage-Nutzer können das Beste aus beiden Welten nutzen, indem sie schöne Zeitleisten für ihre bevorzugten Programme erstellen.
Sie können kostenlos ein Venngage-Konto einrichten und die oben aufgeführten Vorlagen ausprobieren, um zu sehen, wie viel besser sie im Vergleich zu den in PowerPoint und Word erstellten Zeitplänen sind.
In Verbindung mit unserem Drag-and-Drop-Editor ist die Erstellung einer Projektzeitleiste mit Venngage ein Kinderspiel, selbst wenn Sie keine Design-Erfahrung haben.