Ein Leitfaden für einen effektiven Offboarding-Prozess + anpassbare Offboarding-Vorlagen

By Jennifer Gaskin, Aug 18, 2022

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Auch gute Arbeitsbeziehungen enden irgendwann, und wie man so schön sagt: “The show must go on”. Um ein erfolgreiches, florierendes Unternehmen aufrechtzuerhalten, ist die Entwicklung eines robusten Entlassungsprozesses eine Notwendigkeit, denn Mitarbeiter kommen und gehen.

Offboarding umfasst alles von der Trennung von Mitarbeitern bis hin zur Rekrutierung und Einstellung, und kluge Unternehmen arbeiten daran, eine Erfolgsleiter zu erstellen, damit beim Ausscheiden eines Mitarbeiters die nächste Person in der Reihe für die Aufgabe bereit ist.

Venngage for Business ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Personalfluktuation effektiv bewältigen kann.

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Was bedeutet es, einen Mitarbeiter zu entlassen?

Offboarding beschreibt den Prozess zur Bewältigung der Mitarbeiterfluktuation. Er ist umfassender als die Trennung von Mitarbeitern, denn ein wichtiger Teil des Offboarding-Prozesses ist die Besetzung der vom ehemaligen Mitarbeiter frei gewordenen Stelle.

Ein Unternehmen, das einen Mitarbeiter erfolgreich aus dem Unternehmen ausgegliedert, ist in der Lage, den normalen Betrieb fortzusetzen, ohne etwas zu verpassen, und die Unternehmensabläufe oder das Mitarbeiterengagement durch Feedback zu verbessern und Sicherheits- oder Konto Risiken zu mindern, indem es z. B. Passwörter ändert.

Manche Offboarding-Prozesse können sich über Wochen hinziehen, insbesondere bei Führungskräften oder Mitarbeitern mit hoher Verantwortung. Andere können recht schnell vonstatten gehen, was häufig in Unternehmen der Fall ist, die Mitarbeiter von innen heraus befördern.

Warum ist Offboarding wichtig?

Offboarding ist sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber ein praktischer und erfahrungsbezogener Prozess.

Ein Aspekt des Offboarding ist die Sicherstellung, dass ein verärgerter Mitarbeiter keinen Zugang mehr zu wichtigen Systemen oder Konten hat. Das ist der praktische Teil.

Der erfahrungsbezogene Teil kommt zum Tragen, wenn Arbeitgeber in der Lage sind, den Offboarding-Prozess optimal zu nutzen und zu verstehen, warum Mitarbeiter das Unternehmen verlassen und wo sie in der Lage sein könnten, die Mitarbeiter Erfahrung sowohl für aktuelle als auch für zukünftige Mitarbeiter zu verbessern.

Ist Offboarding dasselbe wie die Trennung von Mitarbeitern?

Die Trennung eines Mitarbeiters löst einen Offboarding-Prozess aus, aber es ist nicht fair zu sagen, dass Offboarding und die Trennung von Mitarbeitern dasselbe sind. Unabhängig von den Umständen, die dazu führen, dass ein Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz verlässt, gibt es viele weitere Aufgaben, die mit dem Offboarding verbunden sind.

Das Offboarding kann eine positive oder negative Erfahrung für Ihr Unternehmen sein. Ehemalige Mitarbeiter, die das Gefühl haben, während ihrer Zeit in Ihrem Unternehmen mit Würde behandelt worden zu sein, auch wenn diese Zeit zu Ende ist, werden sich wahrscheinlich positiv über Sie äußern.

Wenn das Offboarding schlecht durchgeführt wird und ehemalige Mitarbeiter weiterhin Zugang zu kritischen Systemen haben, kann dies für Unternehmen schwerwiegende Folgen haben, zu denen auch Sicherheitsverletzungen gehören können. Im Jahr 2021 reichte Tesla eine Klage gegen einen ehemaligen Mitarbeiter ein, der beschuldigt wurde, geschützte Daten exportiert und sogar Änderungen am Quellcode vorgenommen zu haben.

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Klare Richtlinien für die Trennung von Mitarbeitern und das Offboarding können dazu beitragen, die Risiken eines negativen Offboarding-Prozesses zu mindern.

Selbst wenn das Risiko einer Datenschutzverletzung oder eines finanziellen Verlusts gering ist, kann ein nicht ordnungsgemäß durchgeführter Eingliederungsprozess dazu führen, dass Sie es versäumen, organisatorisches Feedback zu implementieren, dass das Unternehmen als Ganzes verbessern könnte.

Weitere Informationen über den Trennungsprozess von Mitarbeitern finden Sie in unserem Blogbeitrag: Vollständiger Leitfaden für den Trennungsprozess von Mitarbeitern [+ Vorlagen]

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Was ist der Unterschied zwischen Onboarding und Offboarding?

Onboarding bezieht sich auf den Prozess der Einstellung und Schulung eines neuen Mitarbeiters, während es beim Offboarding darum geht, sich erfolgreich von einem Mitarbeiter zu trennen und seine Stelle neu zu besetzen. Obwohl diese Prozesse getrennt sind, ist es ratsam, sie als Teil eines Zyklus zu betrachten.

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Ein Austrittsgespräch ist nur ein Teil des Entlassungsprozesses, aber ein wichtiger. Das Feedback von Mitarbeitern, die in gutem Einvernehmen gehen, kann dazu beitragen, Ihr Unternehmen insgesamt zu verbessern.

Ein gutes Offboarding-Verfahren kann das Onboarding effektiver machen – und umgekehrt. Wie? Hier sind nur zwei von vielen möglichen Beispielen:

  • Ihr HR-Team führt ein Austrittsgespräch, in dem das ausscheidende Teammitglied angibt, dass es sich nie als Teil der Unternehmenskultur gefühlt hat. Die betreffende Abteilung nimmt das Feedback zum Anlass, teambildende Maßnahmen durchzuführen, um das Engagement und die Erfahrung der Mitarbeiter zu verbessern.
  • Ihr HR-Team betrachtet die Mitarbeiterentwicklung als wichtigen internen Wert und berücksichtigt nur Bewerber, die sich selbst weiterentwickeln wollen. Wenn ein leitender Angestellter das Unternehmen verlässt, gibt es eine Reihe qualifizierter Kandidaten, die bereit sind zu gehen, weil sie offen für Lernen und Entwicklung waren.

Verwandt: Wie man ein ansprechendes Orientierungs- und Onboarding-Programm für neue Mitarbeiter erstellt

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Wie läuft der Prozess des Offboarding von Mitarbeitern ab?

Offboarding-Verfahren können je nach Stelle variieren. Das liegt daran, dass Sie für einige Stellen interne Mitarbeiter einstellen möchten, während dies nicht für alle Stellen möglich ist. Im Allgemeinen sind jedoch die folgenden Schritte in einem Offboarding-Prozess zu beachten:

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1. Arbeitnehmer kündigt

In Fällen, in denen jemand entlassen wird, wird der Mitarbeiter in der Regel nicht benachrichtigt, aber seine Manager und die Personalabteilung sind sich wahrscheinlich bewusst, dass sich eine Situation anbahnt. Daher beginnen sie möglicherweise schon lange vor der Entlassung, Pläne für die Nachfolge zu schmieden.

2. Das Unternehmen schreibt die Stelle aus und stellt die Bewerber ein

Die Personalabteilung oder der Vorgesetzte bzw. Abteilungsleiter des Mitarbeiters schreibt die offene Stelle aus oder prüft, ob eine interne Beförderung möglich wäre. In vielen Unternehmen muss die Stelle auch dann für externe Bewerber ausgeschrieben werden, wenn ein interner Bewerber gefunden wurde.

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Weitere Beispiele für Stellenanzeigen oder Einstellungsflyer finden Sie in unserem Blogbeitrag: 30+ Einstellungsflyer, die Sie für Ihre Stellenausschreibung anpassen können

3. Letzter Tag des Arbeitnehmers

Je nach den Umständen des Ausscheidens kann der ausscheidende Mitarbeiter sogar derjenige sein, der den neuen Mitarbeiter einarbeitet, aber dazu später mehr. In der Regel ist die Kündigungsfrist jedoch eine Zeit für den ausscheidenden Mitarbeiter, in der er alle wichtigen Akten übergeben oder seine Projekte für die Übergabe an eine andere Person vorbereiten kann (oft als Wissenstransferprozess bekannt).

In der Regel veranstalten die Unternehmen auch eine Feier, um dem Mitarbeiter für seine Dienste zu danken, insbesondere wenn er in den Ruhestand geht.

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Weitere Beispiele für Abschieds-E-Mails finden Sie in den Vorlagen in diesem Blogbeitrag: Ein vollständiger Leitfaden für den Trennungsprozess von Mitarbeitern

An ihrem letzten Tag werden sie gebeten, Firmeneigentum wie Schlüssel, Schlüsselkarten und alle Firmengeräte, die sie besitzen, abzugeben, ihre E-Mails sollten abgeschaltet und die Passwörter aller wichtigen Konten, zu denen sie Zugang haben, geändert werden.

4. Austrittsgespräch

Die meisten Unternehmen führen Austrittsgespräche durch, unabhängig davon, wie die Person gegangen ist. Dies kann Tage bis Wochen nach dem letzten Arbeitstag geschehen. Und obwohl es ratsam sein kann, die Dinge mit Vorsicht zu genießen, ist es für Unternehmen gut, das Feedback der ausscheidenden Mitarbeiter ernst zu nehmen. Nicht jeder Vorschlag, den sie machen, sollte umgesetzt werden, aber ihren Aussagen sollte großes Gewicht beigemessen und Beachtung geschenkt werden.

5. Neu eingestellte Person

Dieser Schritt kann lange vor dem letzten Arbeitstag des ausscheidenden Mitarbeiters erfolgen, er kann aber auch der letzte Schritt im Offboarding-Prozess sein.

Hier können sich Offboarding und Onboarding ein wenig überschneiden, da ein guter Offboarding-Prozess Kandidaten identifiziert, die vom Onboarding-Prozess des Unternehmens profitieren werden. Oder die neue Person benötigt wenig bis gar kein Onboarding, was bei internen Beförderungen üblich ist. Sobald jedoch der Wechselprozess abgeschlossen ist, beginnt der Onboarding-Prozess und das Offboarding endet.

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Was ist eine Checkliste für das Offboarding von Mitarbeitern?

Checklisten für die Entlassung von Mitarbeitern können Unternehmen dabei helfen, den Überblick über die einzelnen Schritte der Entlassung zu behalten, und sie sind besonders hilfreich für Positionen, in denen Mitarbeiter Zugang zu Finanzkonten, Website-Administrationskonten oder sensiblen Geräten haben.

Werfen wir einen Blick auf verschiedene Arten von Offboarding-Checklisten, die Sie erstellen können, um einen reibungslosen Offboarding-Prozess sowohl für ausscheidende Mitarbeiter als auch für das Unternehmen zu gewährleisten.

Checklistenvorlagen für das Offboarding von Mitarbeitern

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Diese allgemeine Checkliste für die Entlassung von Mitarbeitern teilt die Aufgaben zwischen Vorgesetzten, Mitarbeitern und den Gegenständen, die an das Unternehmen zurückgegeben werden müssen, auf.

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Außerdem ist diese einfache Checkliste für die Personalabteilung gedacht, damit sie den Überblick darüber behält, was sie während des Kündigungs Prozesses zu tun hat oder was sie vom Mitarbeiter verlangen muss.

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Die Mitarbeiter müssen nicht nur ihre Schlüssel oder Keycards zurückgeben, sondern auch den Zugang zu Systemen oder Parkausweise widerrufen, die möglicherweise noch gültig sind. Passen Sie diese Vorlage an, um sicherzustellen, dass alle Vermögenswerte des Unternehmens von den ausscheidenden Mitarbeitern ordnungsgemäß zurückerhalten werden.

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Eine Checkliste für das Offboarding kann Ihnen auch dabei helfen festzustellen, ob es möglich ist, den ausscheidenden Mitarbeiter durch jemanden zu ersetzen, der bereits in Ihrem Unternehmen tätig ist. Checklisten für die Bereitschaft zur Übernahme von Führungsaufgaben können zum Beispiel Mitarbeiter mit Führungspotenzial identifizieren.

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FAQs zum Offboarding von Mitarbeitern

Haben Sie weitere Fragen zum Offboarding? Wir haben Antworten.

Wie kann man jemanden entlassen?

Um einen Mitarbeiter erfolgreich zu entlassen, müssen Sie seinen letzten Arbeitstag bestimmen, festlegen, wie seine Stelle neu besetzt wird, ihm den Zugang zu wichtigen Systemen oder Konten entziehen und ein Kündigungsgespräch führen.

Was bedeutet Offboarding-Prozess?

Der Offboarding-Prozess umfasst die Schritte, die mit der Trennung eines Mitarbeiters verbunden sind, sei es durch Entlassung, Kündigung oder Ruhestand. Er umfasst sowohl das Ausscheiden des Mitarbeiters als auch die Neubesetzung seiner Stelle.

Zusammenfassend: Offboarding ist ein komplexer, aber wichtiger Prozess, der mit visuellen Mitteln vereinfacht werden kann.

Entscheiden Sie, wer freie Stellen besetzen soll, behalten Sie den Überblick über die Vermögenswerte des Unternehmens und setzen Sie das Feedback aus Austrittsgesprächen mit cleveren, ansprechenden visuellen Mitteln wie Checklisten, Handbüchern und Vereinbarungen für die Entlassung von Mitarbeitern um.

Sie können mit der Anpassung all dieser Vorlagen beginnen, indem Sie sich für ein kostenloses Venngage-Konto registrieren. Keine Design-Erfahrung erforderlich.