Haben Sie schon einmal an einem Projekt mitgewirkt, das nicht wie geplant verlaufen ist?
Es fühlt sich mies an.
Vergeudete Zeit, verschwendete Ressourcen. Das ist für alle Beteiligten ziemlich frustrierend.
Deshalb ist es so wichtig, einen umfassenden Projektmanagementplan zu erstellen, bevor Ihr Projekt anläuft.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie einen erfolgreichen Projektmanagementplan erstellen und gestalten.
Oder springen Sie weiter, um unsere Projektmanagement-Planvorlagen zu sehen.
Was ist ein Projektmanagementplan?
Ein Projektmanagementplan ist ein formales Dokument, das definiert, wie ein Projekt durchgeführt werden soll. Er umreißt den Umfang, die Ziele, das Budget, den Zeitplan und die Ergebnisse eines Projekts und ist wichtig, um ein Projekt auf Kurs zu halten.
Sie schreiben einen Projektplan während der Projektplanungsphase des Produktlebenszyklus, und er muss von den Beteiligten genehmigt werden, bevor ein Projekt in die Ausführungsphase übergehen kann.
Wenn einige dieser Begriffe für Sie neu sind, können Sie sich mit diesem Beitrag über Projektmanagement-Begriffe auf den neuesten Stand bringen.
Das bedeutet, dass Ihr Projektplan ansprechend, organisiert und gründlich genug sein muss, um die Unterstützung Ihrer Stakeholder zu gewinnen.
Weiterführende Lektüre: Neu im Projektmanagement? Lesen Sie unseren Blogbeitrag über die 4 Phasen des Projektlebenszyklus.
Was sind die Bestandteile eines Projektmanagementplans?
Bevor Sie beginnen, Ihren eigenen Plan zusammenzustellen, sollten Sie mit den Hauptkomponenten eines typischen Projektplans vertraut sein.
Ein Projektmanagementplan sollte die folgenden Abschnitte enthalten:
- Zusammenfassung: Eine kurze Beschreibung des Inhalts des Berichts
- Projektumfang und Ergebnisse: Eine Übersicht über die Grenzen des Projekts und eine Beschreibung, wie das Projekt in messbare Ergebnisse aufgeteilt wird
- Projektzeitplan: Eine High-Level-Ansicht der Projektaufgaben und Meilensteine (Gantt-Diagramme sind hierfür praktisch)
- Projekt-Ressourcen: Das Budget, das Personal und andere Ressourcen, die zum Erreichen der Projektziele erforderlich sind
- Risiko- und Problem Managementplan: Eine Liste von Faktoren, die das Projekt entgleisen lassen könnten, und ein Plan, wie Probleme identifiziert, angegangen und kontrolliert werden sollen
- Kommunikationsmanagement-Plan: Ein Plan, wie die Kommunikation im Team und mit den Stakeholdern im Laufe des Projekts gehandhabt werden soll
Grundsätzlich sollte ein Projektplan den Stakeholdern sagen, was getan werden muss, wie es getan werden soll und wann es getan werden soll.
Aber eine Größe passt nicht für alle. Jeder Projektmanagementplan muss auf die spezifische Branche und die Umstände des Projekts zugeschnitten sein.
Dieser Marketingplan sieht zum Beispiel kundenorientiert aus. Er ist darauf zugeschnitten, den Kunden von der Agentur zu überzeugen:
Dieser kommerzielle Entwicklungsplan hingegen konzentriert sich auf spezifische Ziele und einen detaillierten Zeitplan:
Nachdem diese Grundlagen geklärt sind, wollen wir uns nun mit einigen Tipps für die Erstellung eines Projektmanagement Plans beschäftigen, der ebenso ansprechend wie professionell ist.
Weitere Asuführungen: Wenn Sie ein Angebot erstellen möchten, lesen Sie unseren ausführlichen Leitfaden für Geschäftsangebote. Probieren Sie dann unsere Vorlagen für Jobangebote oder Geschäftsangebote aus.
Wie schreibt man einen Projektplan?
1. Heben Sie die wichtigsten Elemente Ihres Projektplans in einer Zusammenfassung hervor
Eine Executive Summary ist eine kurze Beschreibung der wichtigsten Inhalte eines Projektplans.
Es ist in der Regel das erste, was die Beteiligten lesen werden, und es sollte wie eine Cliffs-Notes-Version des gesamten Plans wirken.
Sie kann das Wertversprechen eines Projekts, die Ziele, die Ergebnisse und wichtige Meilensteine berühren, muss aber kurz und bündig sein (es ist schließlich eine Zusammenfassung). Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie einen Proof of Concept entwickeln.
In diesem Beispiel kann eine Executive Summary in Spalten unterteilt werden, um das bestehende Problem der Projektlösung gegenüberzustellen:
Das zweispaltige Format mit klaren Überschriften lockert die Informationen auf und macht sie auf einen Blick sehr gut lesbar.
Hier ist ein weiteres Beispiel für eine Projektmanagement-Plan-Zusammenfassung. Dieses Beispiel hebt die wichtigsten Punkte mit großen Schriftarten und hilfreichen Symbolen hervor:
In diesem Fall sind die hervorgehobenen Fakten und Zahlen besonders leicht zu scannen (was Ihre Stakeholder sicher freuen wird).
Aber Ihre Executive Summary wird nicht immer so einfach sein.
Bei größeren Projekten wird Ihre Zusammenfassung länger und detaillierter sein.
Diese Projektmanagement Planvorlage hat eine textlastige Zusammenfassung, die jedoch durch die fetten Überschriften und die unterschiedlichen Hintergrundfarben nicht erdrückend wirkt:
Es ist auch eine gute Idee, sie in Abschnitte zu unterteilen, mit einer eigenen Kopfzeile für jeden Abschnitt:
Unabhängig davon, wie Sie Ihre Zusammenfassung gestalten, sollte sie Ihren Stakeholdern eine Vorschau auf das geben, was im Rest des Projektmanagement-Plans kommen wird.
2. Stellen Sie Ihren Projektplan visuell mit einem Gantt-Diagramm dar
Ein sorgfältig geplanter Projektplan ist der Schlüssel zum Erfolg eines jeden Projekts. Ohne einen solchen wird Ihr Projekt wahrscheinlich in einem Chaos aus verpassten Terminen, schlechtem Teammanagement und schleichendem Umfang zerfallen.
Glücklicherweise machen Projektplanungstools wie Gantt-Diagramme und Projektzeit Leisten die Erstellung Ihres Projektplans einfach. Sie können jede Projektaufgabe visuell darstellen, wichtige Meilensteine hinzufügen und dann nach Abhängigkeiten oder Konflikten suchen, die Sie nicht berücksichtigt haben.
Diese Gantt-Diagramm-Vorlage skizziert zum Beispiel die Projektaktivitäten auf höchster Ebene im Verlauf eines ganzen Quartals, wobei die Aufgaben nach Teams farblich gekennzeichnet sind:
Eine High-Level-Roadmap wie die obige ist wahrscheinlich ausreichend für Ihren Projektmanagementplan. Jedes Team kann während des gesamten Projekts auf diesen Zeitplan zurückgreifen, um sicherzustellen, dass sie auf dem richtigen Weg sind.
Bevor Sie jedoch mit dem Projekt beginnen, müssen Sie die Projektverantwortlichkeiten nach einzelnen Teammitgliedern aufschlüsseln, wie in diesem Gantt-Diagramm-Beispiel:
In der späteren Ausführungs- und Überwachungsphase des Projekts werden Sie sich dafür bedanken, dass Sie eine detaillierte visuelle Roadmap erstellt haben, die Sie verfolgen und anpassen können, wenn sich die Dinge ändern.
Sie können auch ein Projektmanagement-Tool verwenden, um Ihr Team zu organisieren.
Weitere Lektüre: Unser Beitrag mit Gantt-Diagramm-Beispielen und weiteren Tipps, wie Sie diese für das Projektmanagement nutzen können.
3. Klären Sie die Struktur Ihres Projektteams mit einem Team Organigramm
Einer der schwierigsten Aspekte der Projektplanung ist es, ein Team zusammenzustellen und es auf die Projektvision auszurichten.
Und bei der Ausrichtung Ihres Teams dreht sich alles um Kommunikation – die Kommunikation der Projektziele, die Kommunikation der Anforderungen der Stakeholder, die Kommunikation der Gründe für große Entscheidungen … die Liste geht weiter.
An dieser Stelle ist eine gute Projektdokumentation entscheidend! Sie müssen Dokumente erstellen, auf die Ihr Team und Ihre Stakeholder zugreifen können, wenn sie Fragen haben oder Anleitung benötigen.
Eine einfache Sache, die Sie visuell dokumentieren können, ist die Struktur Ihres Teams, mit einem Organigramm wie diesem:
In einem Organigramm sollten Sie einige grundlegende Informationen wie die Teamhierarchie und die Kontaktinformationen der Teammitglieder aufnehmen. Auf diese Weise haben Ihre Stakeholder alle Informationen, die sie benötigen, sofort zur Hand.
Darüber hinaus können Sie aber auch die übergeordneten Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds und die Kommunikationskanäle innerhalb des Teams angeben (damit Ihr Team genau weiß, wofür es verantwortlich ist).
Hier ist eine weitere einfache Vorlage für eine Organisationsstruktur, die Sie als Ausgangspunkt verwenden können:
Erstellen Sie ein Organigramm mit unserem Organigramm Hersteller.
4. Organisieren Sie Projekt Risikofaktoren in einem Risikostrukturplan
Ein großer Teil der Projektplanung besteht darin, die Faktoren zu identifizieren, die Ihr Projekt wahrscheinlich zum Entgleisen bringen können, und Pläne und Prozesse zu entwickeln, um mit diesen Faktoren umzugehen. Dies wird allgemein als Risikomanagement bezeichnet.
Der erste Schritt bei der Erstellung eines Risikomanagement-Plans ist die Auflistung aller Faktoren, die eine Rolle spielen, wozu sich ein Risikostrukturplan anbietet. Ein Risikostrukturplan ist eine hierarchische Darstellung der Projektrisiken, geordnet nach Kategorien.
Diese Risikostruktur Vorlage zeigt beispielsweise das Projektrisiko aufgeschlüsselt nach technischem Risiko, Management Risiko und externen Risiko:
Sobald Sie Ihre Risikostruktur erstellt haben, sind Sie bereit, jedes Risiko eingehend zu untersuchen (um alle Auslöser und Folgen zu bewerten und zu planen).
5. Vorausplanen: Erstellen Sie Projektstatusberichte, um den Fortschritt an die Beteiligten zu kommunizieren
Wie ich bereits erwähnt habe, ist die Kommunikation in jedem Projekt von grundlegender Bedeutung.
Was jedoch oft von Projektmanagern übersehen wird, ist ein Plan für das Kommunikationsmanagement – ein Plan, wie das Projektteam mit den Projektbeteiligten kommunizieren wird. Allzu oft beschränkt sich die Projektkommunikation auf Ad-hoc-E-Mails oder Meetings in letzter Minute.
Sie können dies vermeiden, indem Sie im Voraus planen und eine Vorlage für einen Projektstatusbericht als Teil Ihres Kommunikationsplans einbeziehen.
Hier ist ein Beispiel für einen einfachen Projektstatusbericht, den Sie wöchentlich an die Stakeholder senden könnten:
Diese Art von Bericht ist von unschätzbarem Wert für die Kommunikation von Updates zum Projektfortschritt. Er zeigt, was Sie erreicht haben, in einem klaren, konsistenten Format, das helfen kann, Probleme zu erkennen, bevor sie entstehen, Vertrauen bei Ihren Stakeholdern aufzubauen und es einfach macht, die Projektleitung zu reflektieren, wenn Sie Ihre Ziele erreicht haben.
Sie können auch einen umfassenderen Statusbericht für größere Aktualisierungen auf monatlicher oder vierteljährlicher Basis einfügen, wie diesen hier:
Mit der obigen Vorlage können Sie die Beteiligten über wichtigere Aktualisierungen wie neue Budget Anforderungen, geänderte Fertigstellungstermine und Projekte Leistungsbewertungen informieren.
Sie können sogar eine Visualisierung der aktuellen Projektmeilensteine einfügen, wie in diesem Beispiel unten:
Vorlagen für Projektmanagement Pläne
Ein Projektmanagementplan ist wahrscheinlich das wichtigste Ergebnis, das Ihre Stakeholder von Ihnen erhalten werden (neben dem Projekt selbst).
Sie enthält alle Informationen, anhand derer die Stakeholder entscheiden, ob Ihr Projekt vorankommt oder auf die lange Bank geschoben wird.
Deshalb ist es eine gute Idee, mit einer Projektmanagement-Planvorlage zu beginnen. Die Verwendung einer Vorlage kann Ihnen helfen, Ihre Informationen logisch zu organisieren und sicherzustellen, dass sie ansprechend genug sind, um die Aufmerksamkeit Ihrer Stakeholder zu erhalten.
Bauangebot-Vorlage
Ihr Bauangebot steht wahrscheinlich im Wettbewerb mit mehreren anderen Bietern. Deshalb ist es wichtig, dass Sie es richtig machen.
Beginnen Sie mit einer akribischen Projektübersicht, wie auf der zweiten Seite dieser Vorlage:
Auch wenn Sie denken, dass dieses Projekt anderen, die Sie in der Vergangenheit durchgeführt haben, ähnlich sein wird, ist es wichtig, die Details zu beachten.
Dies wird Ihnen auch helfen, den Umfang der Arbeit zu verstehen, damit Sie die Kosten richtig einschätzen können und zu einem Angebot kommen, das weder zu hoch noch zu niedrig ist. Ontario Construction News hat großartige Ratschläge zu diesem Prozess.
Einfache Projektmanagement-Planvorlage
Diese einfache Projektmanagement-Planvorlage, die alle Informationen, die Ihre Stakeholder benötigen, übersichtlich darstellt:
Einfache Projektmanagement Kommunikationsplan Vorlage
Ein wichtiger Teil des Projektmanagements ist es, sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand sind. Ein Projektkommunikationsplan stellt sicher, dass jeder weiß, wie, wo, wer und wann das Team im Laufe des Projekts kommuniziert.
Der Schlüssel liegt darin, herauszufinden, welche Art von Kommunikation für die Stakeholder wertvoll ist und welche einfach nur überwältigend ist und nicht zu besseren Entscheidungen führen wird.
In dieser Vorlage werden all diese Faktoren klar umrissen, um die Erwartungen zu steuern und Verwirrung darüber zu beseitigen, was wann kommuniziert wird:
Kommerzielle Entwicklung Projektplan Vorlage
Die unten stehende Vorlage für einen Projektmanagementplan ist einfach und minimalistisch gehalten, verwendet aber dennoch ein einzigartiges Layout und einfache Grafiken, um eine leicht lesbare, scanbare Projektübersicht zu erstellen.
Diese Vorlage eignet sich perfekt für das Bau- oder Konstruktionsmanagement oder für alle technischen Projekte:
Wenn Sie eine Projektplan Vorlage auswählen, suchen Sie nach einer, die flexibel genug ist, um alle Änderungen aufzunehmen, die Ihre Stakeholder verlangen könnten, bevor sie das Projekt genehmigen. Man weiß nie, was sich in den frühen Planungsphasen des Projekts ändern könnte!
Das Wichtigste zum Mitnehmen: Best Practices für Projektpläne
- Verwenden Sie Überschriften, Spalten und Hervorhebungen, um Ihre Zusammenfassung leicht lesbar zu machen
- Plotten Sie Ihren Projektplan mit einem Gantt-Diagramm (mit farblich nach Abteilung oder Teammitglied gekennzeichneten Aufgaben)
- Verwenden Sie visuelle Darstellungen wie Organigramme und Risikostrukturen, um innerhalb Ihres Teams und mit Stakeholdern zu kommunizieren
- Wählen Sie eine flexible Vorlage, die Sie an die Anforderungen der Stakeholder anpassen können