Einem Außenstehenden mag es so vorkommen, als sei der Projektmanagementprozess einfach… man muss nur mit den Kunden sprechen, Besprechungen anberaumen, Aufgaben zuweisen und die Teammitglieder an Fristen erinnern.
Aber jeder, der schon einmal ein Projekt geleitet hat, wird Ihnen sagen, dass es um viel mehr geht, weshalb der Projektlebenszyklus so nützlich ist.
Was ist ein Projektlebenszyklus?
Der Projektlebenszyklus ist ein 4-stufiger Rahmen, der Projektmanagern helfen soll, ihre Projekte von Anfang bis Ende erfolgreich zu leiten. Der Zweck des Projektlebenszyklus besteht darin, einen leicht zu befolgenden Rahmen für die Leitung von Projekten zu schaffen.
Was sind die 4 Phasen des Projektlebenszyklus?
- Die Projektinitiierungsphase: Verstehen der Ziele, Prioritäten, Fristen und Risiken des Projekts
- Die Projektplanungsphase: Skizzierung der Aufgaben und des Zeitplans, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind
- Die Phase der Projektdurchführung: Umsetzung des Plans in die Praxis und Überwachung der Projektleistung
- Die Projektabschlussphase: Analyse der Ergebnisse, Zusammenfassung der wichtigsten Erkenntnisse und Planung der nächsten Schritte
Das Verständnis und die Planung der 4 Phasen des Projektlebenszyklus können Ihnen helfen, Ihr Projekt zu verwalten, zu organisieren und zu planen, damit es reibungslos abläuft.
Ein Projektmanagement-Lebenszyklus wird dabei helfen:
- Vereinfachung der Kommunikation zwischen Projektteams und Beteiligten
- Sicherstellen, dass die Ziele mit den verfügbaren Ressourcen erreicht werden können
- Beitrag zur Risikominderung und zur Einhaltung der Projektziele
Doch wie sehen die einzelnen Phasen des Zyklus aus?
1. Projektinitiierungsphase: Verstehen der Ziele, Prioritäten, Fristen und Risiken des Projekts
In der Anfangsphase des Projektmanagement-Lebenszyklus treffen Sie sich mit Kunden und Interessengruppen, um deren Ziele, Motivationen und Hoffnungen für das Projekt zu verstehen.
In dieser Phase geht es darum, die übergeordneten Ziele festzulegen, die erreicht werden müssen, damit Sie das Projekt als erfolgreich betrachten können. In dieser Phase wird viel recherchiert, entdeckt und diskutiert, aber sehr wenig detailliert geplant.
Zu den wichtigsten Schritten des Projektmanagements in der Anfangsphase gehören:
- Ermittlung von Projektzielen und -ergebnissen
- Darstellung von Projektrisiken, Abhängigkeiten, Beschränkungen und Prioritäten
- Festlegung des Projektumfangs auf der Grundlage von Fristen und verfügbaren Ressourcen
- Einreichung eines Projektvorschlags zur Genehmigung (unser Vorschlagsersteller kann Ihnen dabei helfen)
Wir haben einen detaillierteren Leitfaden zum Schreiben eines Projektmanagementplans, falls Sie weitere Informationen wünschen. Sie können auch eine PMP-Zertifizierung erwerben, um eine spezielle Schulung zu erhalten.
Ich werde hier die Grundlagen erläutern.
Schauen wir uns an, was bei jeder dieser Aufgaben zu tun ist.
den Projektmanagementprozess durch die Festlegung von Projektzielen und -ergebnissen einleiten
Sprechen Sie zunächst mit Ihren Stakeholdern oder Kunden, um deren Bedürfnisse kennen zu lernen. Versuchen Sie herauszufinden, was für sie wichtig ist, welche Projekte sie in der Vergangenheit ausprobiert haben und was sie sich für die Zukunft wünschen.
Von dort aus können Sie die konkreten Ziele und Ergebnisse festlegen, für die Ihr Team angesichts des Projektumfangs und der verfügbaren Ressourcen verantwortlich sein wird.
Achten Sie darauf, die Erkenntnisse aus diesen ersten Treffen zu dokumentieren… Sie werden eine Aufzeichnung der vereinbarten Leistungen benötigen, wenn es zum Projektabschluss kommt.
Pro-Tipp: Setzen Sie S.M.A.R.T.-Ziele (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant, zeitgebunden). Zum Beispiel: “In 3 Monaten die Blog-Konversionsrate um 5 % steigern”.
Darstellung von Projektrisiken, Abhängigkeiten, Einschränkungen und Prioritäten
Sobald Sie die übergeordneten Projektziele festgelegt haben, ist es an der Zeit, alle Variablen zu untersuchen, die sich auf den Projektfortschritt auswirken könnten, z. B:
- Risiken: Faktoren, die sich negativ auf die Kosten, Ziele, den Zeitplan oder die Ergebnisse eines Projekts auswirken können
- Abhängigkeiten: Beziehungen zwischen Aktivitäten oder Aufgaben
- Sachzwänge: Begrenzende Faktoren wie Technologie, Ressourcen, Zeit und Kosten
Wenn Sie all diese Variablen frühzeitig erkennen, können Sie viele potenzielle Probleme im Keim ersticken, bevor sie Ihren gesamten Projektzeitplan durcheinander bringen.
Ein Risikostrukturplan, wie der untenstehende, kann bei der Ermittlung und Bewertung aller Risiken in Ihrem Projekt helfen. Ein Risikostrukturplan ist eine hierarchische Darstellung der Risiken, die mit den übergeordneten Risiken beginnt und dann in detailliertere Risiken unterteilt wird. Er kann ein wichtiges Instrument für das Risikomanagement eines Projekts sein.
Festlegung des Projektumfangs auf der Grundlage von Fristen und verfügbaren Ressourcen
Wenn Sie alle Variablen im Griff haben, können Sie damit beginnen, das Projekt in besser umsetzbare Schritte zu unterteilen. Legen Sie den Projektumfang auf der Grundlage Ihrer Fristen und der Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen fest und überlegen Sie, welche Fähigkeiten Ihr künftiges Team benötigt.
Mindmaps und Flussdiagramme können hilfreich sein, um alle beweglichen Teile zu organisieren und herauszufinden, was unter Berücksichtigung der Projektbeschränkungen sinnvoll ist.
Die Ergebnisse der Projektinitiierungsphase in einem Projektvorschlag zusammenfassen
Alle Einzelheiten, die Sie während der Initiierungsphase festlegen, sollten in einem Projektvorschlag, dem einzigen wichtigen Ergebnis dieser Initiierungsphase, dargelegt werden.
Ein Projektvorschlag ist ein Bericht, der alle Ziele, den Umfang, die Anforderungen, das Budget, die Teilnehmer und die Fristen eines Projekts enthält.
Nicht zu verwechseln mit einem Projektplan, der eine viel ausführlichere Beschreibung der Projektdurchführung enthält, sollte ein Projektvorschlag nicht länger als ein paar Seiten sein.
Je nach Komplexität eines Projekts kann ein One-Pager-Aktionsplan wie der unten stehende ausreichen.
Weitere Optionen finden Sie in unseren Vorlagen für Jobangebote, Geschäftsangebote und Beratungsangebote.
In jedem Fall werden Sie nach einigen Monaten des Projekts, wenn Sie versuchen, die Arbeit Ihres Teams nach Prioritäten zu ordnen und Entscheidungen zu treffen, die sich auf die Richtung des Projekts auswirken, dafür dankbar sein, dass Sie eine klare Dokumentation dieser übergeordneten Projektziele erstellt haben.
Erstellen Sie eine professionell aussehende Visualisierung des Projektlebenszyklus
Stellen Sie sicher, dass Ihre Projektlebenszyklus-Visualisierung zu Ihrem Unternehmensbranding passt, um ein wirklich professionelles Design zu erhalten. Benutzer von Venngage Business können das My Brand Kit nutzen und sehen, wie ihre Unternehmensfarben, Logos und Schriftarten automatisch auf Venngage-Vorlagen angewendet werden.
Business-Nutzer können mit der Venngage-Kommentarfunktion auch direkt Feedback zu ihrem Design einholen. Erfahren Sie mehr über My Brand Kit, den Kommentar-Modus und weitere Funktionen des Venngage Business-Kontos:
2. Projektplanungsphase: Skizzierung der Aufgaben und des Zeitplans, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind
Sobald Ihr Projektvorschlag genehmigt wurde, ist es an der Zeit, zur Projektplanungsphase des Projektlebenszyklus überzugehen.
In der Projektplanungsphase erstellen Sie einen umfassenden Projektplan, der Folgendes umfasst
- Umsetzung Ihres Vorschlags in eine Reihe von umsetzbaren Aufgaben und deren Planung in einem Projektfahrplan
- Dokumentieren von Prozessen oder Arbeitsabläufen, die Ihr Team verwenden wird (Sie könnten dafür eine Prozessinfografik verwenden)
- Erstellung messbarer kurzfristiger Ziele aus übergeordneten Projektzielen
- Bewältigung potenzieller Probleme, die Ihren Fahrplan entgleisen lassen könnten
Dieser Projektplan wird für Ihr Team die Quelle der Wahrheit sein, wenn während des Projekts Fragen, Konflikte oder Probleme auftreten.
Schauen wir uns das wichtigste Ergebnis der Projektplanung an: den Projektfahrplan.
Erstellung eines Projektfahrplans mit Projektaufgaben und Meilensteinen
Die Erstellung eines Projektplans ist einer der wichtigsten Schritte im Lebenszyklus des Projektmanagements, der für die Organisation Ihres Teams und die Einhaltung des Zeitplans entscheidend ist. In einem Projektfahrplan werden alle Start- und Endtermine für jede wichtige Projektaufgabe (sowie alle großen Meilensteine, auf die Sie hinarbeiten) aufgeführt.
Profi-Tipp: Verwenden Sie unseren Roadmap-Maker, um professionelle, ansprechende Roadmaps zu erstellen.
Gantt-Diagramme (wie das unten abgebildete) sind ein hervorragendes Instrument für die Projektplanung, da sie die Dauer und den Zeitplan einer Reihe von abhängigen Aufgaben darstellen können. Sie eignen sich perfekt für die Planung und Terminierung und schließlich für die Überwachung des Fortschritts während der Ausführungsphase des Projektlebenszyklus.
Das Beste an der Verwendung eines Gantt-Diagramms für Ihren Projektfahrplan?
Sie können eine Reihe von gleichzeitigen Zeitplänen in einem einzigen Diagramm darstellen, was die Berücksichtigung von Aufgabenabhängigkeiten erleichtert.
Diese Gantt-Diagramm-Vorlage zeigt beispielsweise die Projektaufgaben für mehrere Teams im Laufe einiger Monate:
Das visuelle Format eines Gantt-Diagramms macht die Visualisierung und Anpassung von Abhängigkeiten viel einfacher als eine Tabellenkalkulation. Und weil es visuell ist, ist es für Ihr Team einfach zu sehen, zu verstehen und Feedback zu den anstehenden Aufgaben zu geben.
Sobald Ihr Fahrplan steht, besteht der letzte Schritt der Planungsphase darin, Ihr Team zusammenzustellen und ein Projekt-Kickoff zu veranstalten, das Sie in die nächste Phase des Projektlebenszyklus einführt: die Ausführungsphase.
In diesem Blogbeitrag finden Sie weitere Gantt-Diagramm-Vorlagen.
3. Phase der Projektdurchführung: Umsetzung des Plans in die Praxis und Überwachung der Projektleistung
Die Phase der Projektdurchführung ist der eigentliche Beginn des Projekts, in der Sie alle Aufgaben und Aktivitäten ausführen, die Sie in der Planungsphase festgelegt haben.
Hier findet der größte Teil der Projektarbeit statt, und es ist eine ständige Überwachung erforderlich. Rechnen Sie damit, dass Sie Ihre Ziele und Ihren Fahrplan anpassen müssen, wenn Sie tiefer in das Projekt einsteigen.
Als Projektleiter sind Sie in der Phase der Projektdurchführung vor allem für folgende Aufgaben zuständig:
- Überwachung und Kontrolle des Ausführungsprozesses, Überprüfung der Qualität der Arbeit des Teams
- Anpassung und Aktualisierung von Aufgaben, Zielen und Fristen an veränderte Bedingungen
- Kommunikation zwischen Ihrem Team und den Projektbeteiligten
Erstellung von Statusberichten, um den Ausführungsfortschritt während des gesamten Projektmanagementprozesses zu kommunizieren
Obwohl Sie in der Ausführungsphase des Projektmanagementprozesses die meiste Zeit damit verbringen, das Projekt zu überwachen und anzupassen, um es auf Kurs zu halten, müssen Sie auch die Beteiligten über alle Änderungen des Projektstatus auf dem Laufenden halten.
Die Verwendung einer Vorlage für einen Projektstatusbericht, wie die unten stehende, hilft Ihnen dabei, bei der Kommunikation mit den Beteiligten keine wichtigen Details auszulassen.
Dieser Statusbericht enthält zum Beispiel einen Überblick über die bisherige Projektleistung sowie aktuelle Projektmeilensteine:
Diese Vorlage für einen Statusbericht ist zwar kürzer und konzentriert sich auf eine Zusammenfassung, bietet aber Platz für Notizen der einzelnen Teamvertreter:
Wenn Sie über KPIs und Budgetaktualisierungen verfügen, sollten diese ebenfalls enthalten sein.
4. Projektabschlussphase: Analyse der Ergebnisse, Zusammenfassung der wichtigsten Erkenntnisse und Planung der nächsten Schritte
Wenn Sie Ihre Projektziele erreicht haben und die Ergebnisse von Ihren Stakeholdern abgesegnet wurden, ist es Zeit für die Projektabschlussphase.
In der Phase des Projektabschlusses des Projektmanagementprozesses müssen Sie:
- Übergabe der Arbeitsergebnisse
- Freigabe von Teammitgliedern und Projektressourcen
- Analysieren Sie die Projektleistung in einem Projektrückblick
Bei einem Projektrückblick geht es nicht nur darum, den Projekterfolg zu überprüfen, sondern auch darum, Lehren zu ziehen, die für künftige Projekte genutzt werden können. Projekte verlaufen nie ohne Hindernisse, und es wird immer etwas zu lernen geben, das den Fortschritt anderer Projekte erleichtern wird.
Es gibt viele Möglichkeiten, eine Projektrückblicksbesprechung durchzuführen, aber Sie sollten versuchen, Ihre größten Erfolge und Verluste zu ermitteln und Lösungen zu finden. Wenn Sie ein externer Berater sind, können Sie sogar Ihren Kunden um ein Feedback bitten.
Bewahren Sie Ihre Notizen an einem Ort auf, auf den das gesamte Team zugreifen kann, z. B. in einer gemeinsamen Tabelle (oder senden Sie nach der Besprechung eine E-Mail):
Eine weitere Aufgabe des Projektleiters in der Projektabschlussphase kann darin bestehen, die Leistung des Teams anhand der Qualität seiner Arbeit und der Einhaltung der Fristen zu analysieren.
Diese Leistungsbeurteilungen können den Teammitgliedern (oder Vorgesetzten) in Form einer leicht lesbaren visuellen Zusammenfassung, wie der folgenden, übermittelt werden:
Aber denken Sie daran: Ihr Projekt ist erst dann abgeschlossen, wenn alle Dokumente übergeben und von Ihrem Kunden oder Stakeholder genehmigt worden sind.
Nutzen Sie Venngage, um Ihren Fortschritt während des gesamten Projektlebenszyklus zu kommunizieren
Jeder Projektmanager, der etwas auf sich hält, weiß, dass eine klare Kommunikation das Rückgrat eines jeden erfolgreichen Projekts ist. Venngage hilft Ihnen, Ihre Kommunikation visuell zu gestalten, damit Sie Ihre Kunden begeistern und Ihr Team bei der Stange halten können.