8+ Vorlagen für die Umstellung auf ein Remote-Team

Ihr Unternehmen durchläuft vielleicht gerade einige gravierende Umstellungen.

Als HR-Profi stehen Sie unter Druck. Ihre Mitarbeiter warten gespannt darauf, was sich über Nacht ändern wird.

Wie sehr sind Sie auf die plötzlichen Veränderungen vorbereitet?

Angesichts der Schichtwechsel, die in den letzten Wochen an den meisten Arbeitsplätzen stattgefunden haben, haben wir unsere besten Ressourcen zusammengestellt, um den Übergang zu erleichtern:

Arbeit von zu Hause aus Politik Vorlage
Remote Onboarding Prozess Checkliste Vorlage
Neuer HR-prozess Plakat Vorlage
Gesundheit & wellness fernarbeit checkliste vorlage
Vorlage für Remote-Arbeitszeitplan
Checkliste für den Krisenkommunikationsplan
Neu ferngesteuert Briefkopf Vorlage
Virtuelle veranstaltung Plakat Vorlage

Beobachten: Tipps für die Kommunikation im Remote-Team

Hier sind einige großartige Ressourcen, die das Venngage-Team zusammengestellt hat, um Ihrem Unternehmen die Umstellung auf Remote-Arbeit zu erleichtern:

1. Arbeit von zu Hause aus Richtlinie Vorlage

Der erste Schritt zum Übergang zur Arbeit von zu Hause aus ist eine Richtlinie. Etwa 57 % der Unternehmen haben keine Richtlinien für die Arbeit von zu Hause aus.

Warum eine Richtlinie für die Arbeit von zu Hause aus?

Ohne eine Richtlinie für die Arbeit von zu Hause aus ist es schwierig, Remote-Mitarbeiter zu verwalten. Es müssen Erwartungen und Parameter festgelegt werden, damit alle auf der gleichen Seite stehen, was auch die Menge an Fehlkommunikation verringert.

Sie können Ihr Remote-Team nutzen und gemeinsam eine Richtlinie für die Arbeit von zu Hause aus erarbeiten. Diese Richtlinie für die Arbeit von zu Hause aus muss klar sein und die Arbeitszeiten und Kommunikationsmethoden beinhalten. Stellen Sie sicher, dass die gesamte Organisation mit der Richtlinie einverstanden ist, indem Sie sie teilen:

Einige Dinge, die Sie bei Ihrer Heim Arbeitspolitik beachten sollten:

Klare Erwartungen setzen
Überwachung des Fortschritts bei Aufgaben
Kommunikation
Rückmeldung

2. Checkliste für den Remote-Onboarding-Prozess

Ein Onboarding-Prozess ist wichtig, um neue Mitarbeiter zu integrieren. Je besser der Onboarding-Prozess, desto wahrscheinlicher wird der Mitarbeiter langfristig erfolgreich sein.

Bei Remote-Mitarbeitern ist der Prozess ein wenig anders und erfordert einige Anpassungen. Hier sind einige Richtlinien und Tipps für die Onboarding-Arbeit:

Die Erwartungen und Ziele sollten mit Ihren WFH-Mitarbeitern so klar wie möglich formuliert werden
Kommunizieren Sie mit Ihren neuen Remote-Mitarbeitern, dies kann auf täglicher Basis sein, indem Sie Kommunikationssoftwares wie Slack verwenden
Lassen Sie Ihren Remote-Mitarbeiter die Arbeitskultur erleben, indem Sie viel online kommunizieren
Ermutigung zu kollegialem Mentoring, damit neue Mitarbeiter jemanden haben, an den sie sich wenden können, wenn sie mit etwas Schwierigkeiten haben
Es ist sehr wichtig, dass sich Ihre neuen Remote-Mitarbeiter willkommen fühlen, wenn es darum geht, sie in ein neues Remote-Team zu integrieren. Je freundlicher das Team ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass sich der neue Mitarbeiter gut in den Job einarbeitet.

Sobald Ihre Richtlinien festgelegt sind, ist es wichtig, die Schritte für das Onboarding festzulegen, damit alles nahtlos verläuft:

Nachdem Sie Ihren Onboarding-Prozess festgelegt haben, verwenden Sie eine Checkliste Vorlage, die Ihnen hilft, organisiert zu bleiben und Ihre neuen Mitarbeiter zu informieren:

Sie werden ein ganz neues Onboarding-Handbuch schreiben müssen, weil sich die Welt verändert hat.

Vollständig online und remote zu arbeiten, ist jetzt die neue Norm, also muss Ihr Onboarding-Prozess die Veränderungen widerspiegeln:

Ihr Unternehmen rekrutiert vielleicht immer noch, während es vollständig remote arbeitet. Dieser Leitfaden ist eine gute Erinnerung daran, was Sie neuen Mitarbeitern an ihrem ersten Tag mitgeben müssen:

3. Neuer HR-Prozess Plakat Vorlage

Es ist leicht, dass Dinge in der Übersetzung verloren gehen. Wenn Sie bemerken, dass der Ton beim Messaging sauer wird, wechseln Sie zu Telefon oder Video, damit nichts in der Übersetzung über Messaging verloren geht.

Ein klares HR-Prozess-Poster hilft dabei, eine Menge potenzieller Missverständnisse zu vermeiden, die vor allem bei externen Mitarbeitern auftreten können:

Es kann länger dauern, eine Prozessvorlage zu erstellen, aber auf lange Sicht hilft es, die Anzahl der Fragen und Verwirrungen in Ihrem Remote-Team zu verringern.

4. Gesundheit & Wellness Fernarbeit checkliste vorlage

Das Arbeiten von zu Hause aus kann ein Segen oder ein Fluch sein, je nachdem, wie Sie damit umgehen. Die Ablenkungen zu Hause können endlos sein. Bei allen Vorteilen und Vorzügen kann es auch Nachteile und Fallstricke geben.

Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, müssen Sie sich konzentrieren und eine Strategie entwickeln, um sicherzustellen, dass Sie von dieser Erfahrung profitieren.

Herausforderungen bei der Arbeit von zu Hause aus

Ihre Mitarbeiter sollten sich der potenziellen Herausforderungen bewusst sein, die auf sie zukommen, wenn sie von zu Hause aus arbeiten.

Menschen, die von zu Hause aus arbeiten, haben ein höheres Risiko, auszubrennen als Menschen, die dies nicht tun.

Einsamkeit ist der größte Kampf für virtuelle Arbeitsplätze. Manager müssen wachsam sein und sich bei ihren Mitarbeitern erkundigen, wie sie damit zurechtkommen. Ein guter Zeitpunkt dafür sind Einzelgespräche.

Die Ablenkungen sind endlos, der Versuch, sich zu konzentrieren, ist schwer. Nur weil Sie vor Ihrem Laptop sitzen, heißt das noch lange nicht, dass Sie produktiv sind.

Remote-Teammitglieder stellen möglicherweise auch fest, dass sie später als normal arbeiten und keinen richtigen Schlaf bekommen, was zu geringerer Produktivität führt.

Die Weitergabe von Tipps an Ihr Team, wie man sich mental auf die Arbeit von zu Hause aus einstellen kann, ist wichtig, um das Gefühl der Isolation zu verringern:

Hier finden Sie einige Beispiele, wie Ihr Remote-Team einige dieser Vorschläge umsetzen kann:

Verwenden Sie Google Hangouts, um eine abendliche Trainingseinheit oder ein Stretching in der Mittagspause durchzuführen:

1. Bei Venngage haben wir die Work from Home-Woche damit begonnen, Bilder unserer Home-Office-Einrichtungen zu teilen. Einen Arbeitsbereich für sich selbst zu schaffen, wird Sie davon abhalten, den ganzen Tag im Bett zu bleiben.

Das Erstellen spezifischer Aufgaben, die in Ihrem Kalender mit Zeitblöcken geplant werden, hilft Ihnen, Ihren Fortschritt zu verfolgen und Ihren Kalender zu verwalten. Sie können Apps wie RescueTime verwenden, um Ihre Produktivität zu verfolgen, damit Sie mehr Verantwortung übernehmen können.

5. Vorlage für einen Remote-Arbeitszeitplan

Die Planung all der Aktivitäten, die Sie während der Woche durchführen können, kann sich bei so vielen neuen Einstellungen entmutigend anfühlen.

Sie werden nicht den persönlichen Kontakt mit Ihrem Remote-Team haben. Es ist wichtig, einen Zeitplan zu haben, auf den man sich beziehen kann, wenn man etwas verpasst.

Sie können eine Zeitplanvorlage verwenden, um den Monat, die Woche und den Tag mit Ihrem Remote-Team auf visuelle Weise zu planen:

Ein Wochenplan hilft Ihnen, sich auf die Woche vorzubereiten, damit Sie organisiert bleiben können. Sie können diese Zeitplanbeispiele auch wiederverwenden, um Ihrem Remote-Team zu helfen, im Einklang zu bleiben:

Ein Tagesplan hilft Ihnen dabei, Ihre persönlichen Zeitfenster für die Arbeit herauszufinden. Es kann sein, dass Sie oder Ihre Mitarbeiter mittags ein oder zwei Stunden Zeit für die Familie einplanen müssen.

Wenn Sie Ihren Arbeitsplan mit Ihrem Remote-Team transparent machen, können Sie Missverständnisse vermeiden:

6. Checkliste Leitfaden für die Krisenkommunikation

Krisenreaktion kann eine sehr beängstigende Sache sein. Die ersten 15 Minuten Ihrer Reaktion haben die Macht, ein ganzes Unternehmen zu machen oder zu brechen.

Deshalb ist es wichtig, im Vorfeld vorbereitet zu sein. Man weiß vielleicht nie, mit welcher Situation man konfrontiert wird, aber einen Leitfaden und einen Plan für die Arbeit von zu Hause aus zu haben, hilft dabei, wie gut man sich als Unternehmen gerüstet fühlt.

Wenn Sie noch keine Checkliste für die Krisenreaktion haben, haben wir eine für Sie erstellt. Hier ist eine Checkliste, die Ihnen hilft, jeder Krise einen Schritt voraus zu sein:

7. Neu ferngesteuert Briefkopf Vorlage

Die Verwendung einer Geschäftsbriefkopfvorlage zur Kennzeichnung Ihrer verschiedenen Richtlinienänderungen macht die Verarbeitung viel nahtloser.

Briefköpfe machen Ihr Branding in Ihrer gesamten Geschäftskommunikation besser erkennbar. Das Hinzufügen Ihres Logos hebt die Marke hervor und sorgt dafür, dass sie im Briefkopf erkennbar ist.

Sie können im Handumdrehen Ihren eigenen anpassbaren Briefkopf erstellen:

8. Virtuelle veranstaltung Plakat Vorlage

Online-Events sind billiger zu veranstalten und funktionieren perfekt für diejenigen von uns, die aus der Ferne arbeiten.

Genauso wie es viele Vorteile hat, aus der Ferne zu arbeiten, gibt es auch viele Vorteile, eine virtuelle Veranstaltung auszurichten.

Sie sind nicht durch die Anzahl der Personen begrenzt, wie es bei einem physischen Veranstaltungsort der Fall wäre. Sie können mehr Engagement mit Live-Chats haben. Sie sind auch umweltfreundlicher und zuverlässiger.

Virtuelles Teambuilding ist eine großartige Möglichkeit, Ihr Remote-Team zusammenzubringen. Es gibt viele verschiedene Ideen, die Sie wählen können, um Ihr virtuelles Event zu gestalten:

Kaffee-Plaudereien
Ferngesteuerte Teamspiele
Trivia + Herausforderungen
Heiße Themen-Debatten
Virtuelle Workshops

Der erste Schritt bei der Durchführung einer virtuellen Veranstaltung ist die Erstellung eines virtuellen Veranstaltungsplakats, das gut aussehen soll:

Nachdem Sie das Thema, das Datum und die Uhrzeit der Veranstaltung festgelegt haben, ist es an der Zeit, noch weiter zu planen. Sie können die Vorteile nutzen, indem Sie sich mit anderen Unternehmen und Influencern zusammentun und Beziehungen aufbauen.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr virtuelles Event im Voraus bei Ihrem Publikum bewerben, damit es Prioritäten setzen kann. 2-3 Wochen sind ein guter Zeitrahmen.

Zu verstehen, welche Herausforderungen mit der Arbeit von zu Hause aus verbunden sind, ist wichtig. Noch wichtiger ist es zu wissen, wie man diese Herausforderungen vermeidet, damit Sie das Vertrauen Ihres Remote-Teams nicht verlieren.

Ein einsatzbereites HR-Paket ist wichtig, wenn Sie sich dafür entscheiden, Remote-Mitarbeiter zu beschäftigen. Es beginnt mit der Erstellung einer Richtlinie zur Implementierung, die sicherstellt, dass die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter erfüllt werden, und ermöglicht dann die richtigen Verfahren zur Steuerung des Prozesses.

Wenn Sie mit diesem Vorlagenbündel gut vorbereitet sind, wird Ihr Unternehmen bereits mit seiner Heimarbeitsstrategie erfolgreich sein.

Richtlinien für Heimarbeit FAQ:

Was macht Heimarbeit aus?

Von zu Hause aus zu arbeiten bedeutet im Wesentlichen, das zu tun, was Sie an Ihrem Büroarbeitsplatz tun würden, aber in der Umgebung Ihres Zuhauses. Ein Fernarbeiter ist jemand, der außerhalb des traditionellen Büros von zu Hause aus arbeitet.

Funktioniert das Arbeiten von zu Hause aus wirklich?

Mit der richtigen Disziplin kann die Arbeit von zu Hause aus genauso produktiv sein wie die Arbeit im Büro – mit dem Vorteil, dass Sie sich die Fahrtzeit sparen. Der richtige Zeitplan und dessen Einhaltung sind der Schlüssel zum Erfolg als Telearbeiter.

Wie erstellen Sie eine Richtlinie für die Arbeit von zu Hause aus?

Eine Richtlinie für die Arbeit von zu Hause aus ist eine, die klare Erwartungen und Verantwortlichkeiten vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer definiert. Diese Richtlinie macht es einfacher, Ihre Mitarbeiter zu verwalten und zu überwachen, indem sie alles klar definiert. Sie können eine Richtlinie für Heimarbeit mit dieser Vorlage erstellen.

Wichtige Dinge zu beachten:

Festlegen eines Zwecks
Hervorhebung der Erwartungen (für Kommunikation und Reaktionsfähigkeit)

Wie managt man ein Remote-Team?

Die Schaffung eines digitalen Arbeitsplatzes, der verschiedene Tools zur Kommunikation und Zusammenarbeit beinhaltet, ist eine großartige Möglichkeit, die Verwaltung Ihres Remote-Teams aufrechtzuerhalten.

Beispiele für zu verwendende Werkzeuge sind:

Schlupf
Zoom
Trello

Die Planung konstanter Meetings und das Setzen klarer Erwartungen sind weitere wichtige Faktoren, die Sie für Ihr Remote-Team umsetzen sollten.