Ein effektives Onboarding bedeutet mehr, als einem neuen Mitarbeiter nur zu zeigen, wo sein Schreibtisch steht. Ein solider Onboarding-Prozess besteht aus mehreren Schritten, die viele Abteilungen in Ihrem Unternehmen betreffen können. Deshalb kann eine gute Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sicherstellen, dass der Prozess reibungslos abläuft.
Mit Venngage für Personalverantwortliche können Sie ganz einfach Checklisten für das Onboarding und andere Kommunikationsmaterialien für Mitarbeiter wie Schulungshandbücher, Präsentationen, Infografiken und Berichte erstellen. Keine Design-Erfahrung erforderlich.
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- Was ist Onboarding?
- Was sind die 4 Phasen des Onboarding?
- Was sollte ein Onboarding-Dokument enthalten?
- Wie erstelle ich eine Checkliste für das Onboarding?
- Checkliste für neue Mitarbeiter
- Vorlagen für Onboarding-Checklisten
- Checklisten für die Einarbeitung von Mitarbeitern
- Allgemeine Onboarding-Vorlagen
- Vorlagen für Onboarding-Prozesse
Was ist Onboarding?
Onboarding ist der Prozess der Einstellung und Eingliederung neuer Mitarbeiter in Ihr Unternehmen. Dazu gehören Dinge wie die Anfertigung eines Fotos für ein Namensschild, aber auch, dass sie sich an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen und in die Unternehmenskultur aufgenommen werden.
Dies ist kein optionaler Prozess, wenn Sie wollen, dass aus neuen Mitarbeitern erfahrene Teammitglieder werden. Ein gutes Onboarding sorgt für eine bessere und zufriedenere Belegschaft.
Laut einer Studie der Society for Human Resources Management gaben fast 70 % der neu eingestellten Mitarbeiter an, dass sie eher bereit wären, zumindest einige Jahre in einem Unternehmen zu bleiben, wenn sie einen guten Einführungsprozess erlebt hätten. Und Unternehmen mit einem kohärenten Onboarding-Prozess konnten bei neuen Teammitgliedern eine um 50 % höhere Produktivität feststellen.
Verwandt: 11+ Tipps für den besten Onboarding-Prozess für Mitarbeiter
Was sind die 4 Phasen des Onboarding?
Effektives Onboarding bedeutet, dass vier verschiedene Phasen durchlaufen werden müssen: Einhaltung der Vorschriften, Klärung, Kultur und Verbindung. Obwohl diese Phasen allgemein als Phasen bezeichnet werden, finden sie nicht unbedingt zu unterschiedlichen Zeiten statt. Dennoch ist es wichtig zu verstehen, wie sich diese Phasen unterscheiden.
Wie die obige Infografik veranschaulicht, sind die vier Ks des Onboarding:
- Einhaltung der Vorschriften: Ihr neuer Mitarbeiter füllt Papiere aus, geht die Mitarbeiterhandbücher durch und macht sich allgemein mit den organisatorischen Abläufen und Verfahren vertraut, z. B. wie man Urlaub beantragt oder wann der Versicherungsschutz beginnt.
- Klärung: In dieser Phase wird sichergestellt, dass neue Mitarbeiter die Zuständigkeiten ihrer Arbeitsplätze verstehen, einschließlich der alltäglichen Aufgaben, die von ihnen erwartet werden, sowie der langfristigen Aufgaben, die ihnen übertragen werden können. Es ist wichtig, dass sie verstehen, wie ihre Aufgaben den Rest des Unternehmens unterstützen und von ihm unterstützt werden.
- Kultur: In dieser Phase erhalten neue Mitarbeiter ein klares Verständnis davon, wie die Dinge im Unternehmen über die schriftlichen Richtlinien hinaus funktionieren. In dieser Phase sollten die Führungskräfte darauf achten, dass die neuen Mitarbeiter mit den Unternehmensnormen vertraut sind.
- Verbindung: Dies ist in der Regel die schwierigste und längste Phase, da es darum geht, den neuen Mitarbeitern zu helfen, Beziehungen zu ihren Teamkollegen und anderen Personen innerhalb des Unternehmens aufzubauen. Ein guter Onboarding-Prozess geht über die Vorstellung aller Mitarbeiter hinaus, und die Manager sollten positive, freundschaftliche Beziehungen sowohl auf formelle als auch auf informelle Weise fördern.
Verwandt: Wie man ein ansprechendes Orientierungs- und Onboarding-Programm für neue Mitarbeiter erstellt
Was sollte ein Onboarding-Dokument enthalten?
Da das Onboarding in der Regel aus vielen verschiedenen Aktivitäten besteht, ist es eine gute Idee, diese in einzelne Checklisten aufzuteilen. Eine Checkliste für notwendige Dokumente ist beispielsweise einfacher zu erstellen als eine für die Organisationskultur.
Denken Sie also an die vier Ks, wenn Sie Ihre Materialien erstellen und festlegen, was Ihr Onboarding-Dokument enthalten soll. Denken Sie auch daran, dass das Verständnis der Unternehmenskultur und der Aufbau von Beziehungen auf formelle und informelle Weise erfolgen, so dass Ihre Checklisten und anderen Einführungsdokumente möglicherweise nicht alles abdecken können.
Wahrscheinlich werden Ihre Einführungsunterlagen mehrere Checklisten enthalten, die etwa so aufgebaut sind:
Einhaltung der Vorschriften: Erste Woche
- Papierkram ausfüllen, Kopien von gesetzlich vorgeschriebenen Dokumenten anfertigen
- Überprüfung des Mitarbeiterhandbuchs oder -leitfadens
- Ausweise, Visitenkarten und Schlüssel oder Keycards entgegennehmen
- Sie müssen im Umgang mit Bürogeräten, einschließlich Computer und Telefon, geschult sein.
- Besichtigung der Einrichtungen
- Treffen mit Teamkollegen und anderen Mitgliedern der Organisation
Für diese Phase können Ihre Onboarding-Dokumente Mitarbeiterhandbücher wie dieses umfassen:
Klarstellung: Erster Monat
- Sie erhalten eine Schulung zu den alltäglichen Arbeitsaufgaben
- Beschatten Sie Teamkollegen, die sich bei Aufgaben auszeichnen
- Regelmäßige Besprechungen mit den Vorgesetzten, um Fragen zu den Aufgaben zu stellen und einen Fortschrittsbericht zu erhalten
Kultur: Die ersten sechs Monate
- Gewöhnen Sie sich an Unternehmensnormen und ungeschriebene Regeln
- Bitten Sie um weitere Erläuterungen (falls erforderlich) zu Arbeitsaufgaben, Richtlinien oder anderen Fragen
- Beginn des Aufbaus von Beziehungen zu Teamkollegen und anderen Personen innerhalb des Unternehmens
- Bei Bedarf mehr Freiheit bei den Aufgaben oder zusätzliche Verantwortung übernehmen
- Teilnahme an der sechsmonatigen Leistungsüberprüfung
Geben Sie diese Vorlage an Ihre Mitarbeiter weiter, um sie bei der Erstellung ihrer halbjährlichen Leistungsbeurteilung zu unterstützen:
Verbindung: Erstes Jahr
- Teilnahme an der jährlichen Leistungsüberprüfung
- Weiterer Aufbau von Beziehungen zu Teamkollegen und anderen Personen innerhalb des Unternehmens
- Beherrschung aller Aufgaben und Funktionen der Stelle
Wie Sie sehen, eignen sich bestimmte Aspekte des Onboarding-Prozesses eher für eine Checkliste, mit der Sie nachverfolgen können, was bereits erledigt wurde und was noch nicht.
Mitarbeiter, die ihre Aufgaben verstehen, sind mit größerer Wahrscheinlichkeit engagiert. Erfahren Sie, wie Sie visuelle Elemente in Ihre Mitarbeiterkommunikation integrieren können, um das Engagement zu steigern.
Wie erstelle ich eine Checkliste für das Onboarding?
Es ist eine Herausforderung, den Überblick über die Onboarding-Aufgaben zu behalten, da ein guter Onboarding-Prozess eine Reihe von formellen und informellen Aktivitäten umfasst. Die Erstellung einer Onboarding-Checkliste kann jedoch so einfach sein, wie einen Stift zu Papier zu bringen. Wenn Sie einen guten Onboarding-Prozess immer und immer wieder wiederholen wollen, ist die Erstellung von ansprechenden Materialien mit Venngage natürlich die beste Lösung.
Im Folgenden finden Sie 5 einfache Schritte, die Ihnen helfen, eine umsetzbare und klare Checkliste für einen effektiven Onboarding-Prozess zu erstellen:
- Schritt 1: Erinnern Sie sich an die vier Ks und legen Sie fest, welche Phase oder Phasen die Checkliste abdecken soll.
- Schritt 2: Wählen Sie die Vorlage für die Onboarding-Checkliste, die Ihren Anforderungen am besten entspricht (scrollen Sie nach unten, um unsere Sammlung von Onboarding-Vorlagen zu sehen)
- Schritt 3: Aktualisieren Sie die Schritte, um Ihre speziellen Anforderungen zu erfüllen.
- Schritt 4: Wenden Sie die Markenrichtlinien Ihres Unternehmens mit ein paar Klicks über My Brand Kit an.
- Schritt 5: Laden Sie die Checkliste herunter und drucken Sie sie aus, um sie mit Ihrem neuen Mitarbeiter zu teilen.
Wenn Sie Venngage Business nutzen, können Sie Markenfarben, Schriftart und Logo mit nur einem Klick auf Ihr Design anwenden:
Außerdem können Sie mit Ihren Teammitgliedern in Echtzeit zusammenarbeiten, was besonders praktisch ist, wenn Sie gemeinsame Materialien wie Checklisten für die Einarbeitung erstellen müssen:
Werfen wir nun einen Blick auf einige der Vorlagen, die Sie für die Orientierung und das Onboarding Ihrer neuen Mitarbeiter anpassen können.
Checkliste für neue Mitarbeiter
Checklisten für Neueinstellungen werden am besten in den ersten Tagen mit einem neuen Mitarbeiter verwendet. Mit ihnen können Sie sicherstellen, dass wichtige rechtliche Dokumente eingereicht und verschiedene Unternehmensrichtlinien erläutert wurden.
Diese Checkliste für neu eingestellte Mitarbeiter ist ideal, um sie in nahezu jeder Abteilung zur Hand zu haben. Aktualisieren und erweitern Sie den ersten Abschnitt, um die Unterlagen zu erfassen, die Ihr Unternehmen aus rechtlichen und Compliance-Gründen sammeln muss.
Obwohl es sich bei dieser Checkliste eigentlich um eine Checkliste für das Offboarding handelt, kann sie leicht so abgeändert werden, dass sie auch die Schulung der Mitarbeiter für alle Geräte abdeckt, die sie für ihre Arbeit benötigen. (Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie einen effektiven Offboarding-Prozess erstellen können).
Diese Checkliste wurde entwickelt, um sicherzustellen, dass die verbesserten Reinigungsrichtlinien befolgt werden. Ihr Unternehmen kann sie jedoch so anpassen, dass sie die Richtlinien abdeckt, die Sie mit einem neuen Mitarbeiter in den ersten Tagen seiner Tätigkeit besprochen haben.
Checkliste Onboarding Vorlage
Onboarding-Checklisten können Ihnen helfen, den gesamten Onboarding-Prozess von Anfang bis Ende im Auge zu behalten, oder sie können einen oder zwei Aspekte des Gesamtprozesses behandeln.
Schicken Sie einem neuen Mitarbeiter diese Checkliste vor seinem ersten Arbeitstag, damit er am ersten Tag sofort loslegen kann.
Stellen Sie sicher, dass jeder im Team weiß, für welche Bereiche er bei der Schulung eines neuen Mitarbeiters zuständig ist. Weisen Sie denjenigen, die am besten dafür geeignet sind, verschiedene Aufgaben zu und machen Sie sie dafür verantwortlich, dass das neue Teammitglied die Informationen aufnimmt.
Während des ersten Jahres der Beschäftigung eines Mitarbeiters sollten Sie in regelmäßigen Abständen Kontrollgespräche führen, und nach sechs Monaten und einem Jahr führen die meisten Unternehmen formelle Leistungsbewertungen durch. Nutzen Sie diese Checkliste, um die Vor- und Nachteile der Leistung Ihres Mitarbeiters zu bewerten.
Checkliste für das Onboarding von Mitarbeitern
Checklisten für die Einarbeitung von Mitarbeitern können eine Vielzahl von Themen abdecken und Ihnen auch dabei helfen, den Überblick über den Einarbeitungsprozess selbst zu behalten. Ihre Checkliste für die Einarbeitung von Mitarbeitern kann mehrere Seiten umfassen oder kurz und bündig sein.
Passen Sie diese Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter so an, dass sie eine Vielzahl von Aspekten der Einarbeitung eines neuen Teammitglieds abdeckt – von der Überprüfung der Unterlagen bis hin zur Sicherstellung, dass sie sich in ihrer neuen Rolle wohlfühlen.
Diese Checklistenvorlage ist ideal, um sicherzustellen, dass sowohl der Vorgesetzte als auch der Mitarbeiter damit einverstanden sind, dass jede Aufgabe erledigt wurde. Wenn der Vorgesetzte etwas abgehakt hat, der Mitarbeiter aber nicht, ist das ein gutes Zeichen dafür, dass Ihr Einführungsprozess noch etwas Arbeit benötigt.
Obwohl es sich um eine Audit-Checkliste handelt, ist sie dank der farblich gekennzeichneten Abschnitte ideal für die Überwachung des Onboarding von Mitarbeitern geeignet.
Allgemeine Onboarding-Vorlage
Eine gute Onboarding-Vorlage kann Checklisten enthalten, aber es gibt auch andere Arten von Materialien, die sowohl für die Organisation als auch für den Mitarbeiter während des Onboarding-Prozesses nützlich sind. Dazu gehören Handbücher, Präsentationen und mehr.
Diese Vorlage für das Onboarding von Remote-Mitarbeitern ist ideal für die schwierige Aufgabe, neue Remote-Mitarbeiter in Ihr Team aufzunehmen. Selbst nach der Pandemie wird erwartet, dass viele Unternehmen verstärkt auf Telearbeit setzen werden, und die Einarbeitung ist eine große Herausforderung, wenn sich Mitarbeiter und Manager an unterschiedlichen Orten befinden.
Wie dieses Microlearning-Onboarding-Menü zeigt, kann die Erstellung von ansprechenden Materialien ein nützlicher Weg sein, um sicherzustellen, dass sowohl die Mitarbeiter als auch ihre Vorgesetzten und Teammitglieder nicht den Anschluss verlieren.
Präsentieren Sie Ihr Onboarding-Handbuch in einem leicht verständlichen Format wie dieser Vorlage. Aktualisieren Sie die Symbole nach Bedarf und verwenden Sie die Farben Ihrer Marke, um die Identität Ihres Unternehmens zu unterstreichen.
Vorlage für den Onboarding-Prozess
Die Erstellung eines Onboarding-Prozesses ist eine Herausforderung, aber Venngage hat auch hier eine Lösung für Sie. Werfen Sie einen Blick auf einige einfache Vorlagen und Leitfäden für Onboarding-Prozesse, die Sie bei der Erstellung Ihrer eigenen Onboarding-Materialien unterstützen.
Nutzen Sie die Ratschläge in dieser Infografik, um Ihre Onboarding-Strategie zu entwickeln, und denken Sie daran, dass das, was bei anderen Unternehmen funktioniert, bei Ihrem Unternehmen möglicherweise nicht funktioniert. Wenn bestimmte Prozesse nicht effektiv sind, sollten Sie sie verfeinern oder aufgeben.
Überlegen Sie bei der Gestaltung Ihrer Einführungsprozesse und -verfahren, was genau Sie damit erreichen wollen. Erstellen Sie dann Materialien, die auf diese Ziele ausgerichtet sind. Benötigen Sie Hilfe bei der Dokumentation von Geschäftsprozessen? Wir haben die Lösung für Sie.
Ein guter Onboarding-Prozess beginnt schon lange vor der Stellenausschreibung, denn das Verständnis dafür, was es braucht, um in Ihrem Unternehmen erfolgreich zu sein, beginnt bei den Aufgaben selbst. Diese Infografik kann Ihnen dabei helfen, genauer zu untersuchen, wie Sie neue Mitarbeiter willkommen heißen und sie zu erfolgreichen Teammitgliedern machen können.
Zusammenfassend: Die Erstellung einer Onboarding-Checkliste kann Ihnen helfen, den Überblick über diese komplexe, aber wichtige Phase für neue Teammitglieder zu behalten
Nutzen Sie Venngage für Personalverantwortliche, um Checklisten, Handbücher, Präsentationen und andere Materialien für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu erstellen.
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