Vorlagen für Krisenkommunikationspläne für Führungskräfte

Ängstliche Mitarbeiter. Sinkende Gewinne. Unzufriedene Kunden. Riesige organisatorische Veränderungen.

Eine Krise ist eingetreten und Ihr Unternehmen muss reagieren – jetzt.

Hier kommt ein Krisenkommunikationsplan ins Spiel, der es Ihrem Unternehmen ermöglicht, alle Stakeholder im Ernstfall schnell und effektiv zu informieren.

Krisenmanagement Pläne, wie z. B. ein Notfallplan, helfen dabei, den Verlust von Menschenleben zu verhindern und die Auswirkungen von Umsatzeinbußen abzumildern.

In diesem Beitrag haben wir ein Paket mit kostenlosen Vorlagen für Krisenkommunikations- und Managementpläne für Führungskräfte zusammengestellt, damit Ihr Unternehmen auf jeden Sturm vorbereitet ist.

Vorlagen für Krisenkommunikationspläne:

Alle Firmenankündigungen
Kommunikation des Führungsteams
Beispiele für Krisenkommunikationspläne
Diagramm zur Risikobewertung
Arbeitsblatt zur Analyse der geschäftlichen Auswirkungen
Arbeitsblatt zur Geschäftskontinuität
Bericht über Finanzprognosen
Notfallplan
Checkliste für die Vorbereitung auf den Notfall
Krisenkommunikationsplan FAQ

Alle diese kostenlosen Vorlagen für Krisenkommunikationspläne können mit unserem Online-Editor per Drag-and-Drop angepasst werden. Die Anmeldung zur Nutzung des Tools ist ebenfalls kostenlos.

Senden Sie unternehmensweite Ankündigungen als Teil des Krisenkommunikationsplans Ihres Unternehmens

In Krisenzeiten ist es umso wichtiger, mit dem gesamten Unternehmen in Kontakt zu bleiben. Die Kommunikation von oben ist in dieser herausfordernden Zeit entscheidend.

Passen Sie die unten stehende Vorlage an, um sie an Ihre Mitarbeiter zu senden:

Design-Tipp: Mit unserem Drag-and-Drop-Editor können Sie die Hintergrundfarbe mit einem Klick ändern. Wählen Sie aus unserem Farbrad oder wenden Sie Verläufe, Muster und mehr an.

Coinbase hat Muster für Krisenkommunikationsnachrichten, die Sie für Ihr eigenes Unternehmen anpassen können. Sie können sich auch unsere anderen E-Mail-Newsletter-Vorlagen ansehen.

Hier ist eine weitere Idee: Erstellen Sie Grafiken, die Ihre neuen Richtlinien zusammenfassen, damit Manager sie einfach in Slack oder per E-Mail teilen können. Mitarbeiter können sie auf ihren Desktops speichern.

Hier sind ein paar Krisen Richtlinien, die Sie visualisieren können:

Richtlinien für die Arbeit von zu Hause aus
Meeting-Richtlinien: ob Sie Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams verwenden möchten
Sicherheit bei Telearbeit
WHO-Empfehlungen
Richtlinie für Krankheitsurlaub
Maßnahmen gegen Fremdenfeindlichkeit und andere Stigmatisierungen
Reiserichtlinien
Politik der Selbstisolierung oder des Schutzes an Ort und Stelle
Empfehlungen zur Selbstfürsorge, verwenden Sie diese WHO-Grafik als Leitfaden
Jüngste Empfehlungen der Regierung
Externe Besucherpolitik
Richtlinien für die Sicherheit am Arbeitsplatz

Sie können zum Beispiel die unten stehende Vorlage anpassen, um die aktuellen Gesundheitsrichtlinien zu umreißen (kein Händedruck, Gesundheitschecks vor Ort erforderlich usw.):

Design-Tipp: Tauschen Sie die Icons nach Ihren Vorstellungen aus, indem Sie sie in unserem Editor anklicken. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Ersetzen”, um auf unsere Symbolbibliothek im Editor zuzugreifen.

Versuchen Sie es mit einer Prozess Infografik, um einen Standardvorgang zu skizzieren, z. B. die Schritte zum Händewaschen:

Diese Infografik eignet sich gut, um Mitarbeitern Tipps zum Arbeiten aus der Ferne oder zum Gesundbleiben (geistig und körperlich) zu geben:

Möglicherweise müssen Sie auch überarbeitete Zeitpläne kommunizieren:

Weitere Vorlagen finden Sie in unserem Beitrag zur Kommunikation in Remote-Teams.

Praktische Design-Tipps finden Sie auch in unserem Beitrag “Wie man eine Infografik in 5 Schritten erstellt”.

Nehmen Sie regelmäßige Updates für das Management in Ihren Krisenkommunikationsplan auf

Neben der Kommunikation mit Ihrem gesamten Team ist es auch wichtig, mit Ihrem Management-Team in engem Kontakt zu bleiben und ihm personalisierte Anweisungen zukommen zu lassen, um es durch diese herausfordernde Zeit zu bringen.

Ihre Manager spielen dabei eine entscheidende Rolle:

Ziele klären
Einstellen von Routinen (unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen vollständig auf Fernzugriff umstellt oder sich anderweitig anpasst)
Beantwortung von Fragen zu neuen Richtlinien

Es ist wichtig, ihnen zu zeigen, wie sie mit ihrem Team kommunizieren können. Es ist eine enorme Verantwortung und Sie müssen sie sorgfältig anleiten. Und vergessen Sie nicht, sie während dieser Zeit über die rechtlichen Pflichten des Unternehmens auf dem Laufenden zu halten.

Versuchen Sie, Ihre Empfehlungen in einer einseitigen Grafik zusammenzufassen, die sie auf ihrem Desktop speichern und auf die sie zurückgreifen können:

Design-Tipp: Laden Sie Ihr Logo hoch und ziehen Sie es einfach in eines unserer Beispiele für Krisenkommunikationspläne. Fassen Sie die Kanten der Bounding Box an, um die Größe zu ändern.

Sie können auch eine der unten stehenden Vorlagen anpassen, um Ihre Richtlinien für die Krisenkommunikation aufzunehmen:

Gestaltungs-Tipp: Versuchen Sie, jeden einzelnen Abschnitt zu einer Liste von Empfehlungen zu machen, wie z. B. “Richtlinien für 1-on1s” und “Teamrituale, die Sie einführen sollten.”

Sehen Sie sich unsere Infografik-Vorlagen für Führungskräfte oder Vorlagen für Marketing-Teams an, um weitere Ideen zu erhalten.

Verwenden Sie einen Krisenkommunikationsplan, um externe Stakeholder zu informieren

In einer idealen Welt würde Ihr Unternehmen einen Krisenkommunikationsplan haben, bevor ein Notfall eintritt.

Das heißt, selbst wenn sich eine Krise im Anfangsstadium befindet, haben Sie möglicherweise noch Zeit, einen Plan zu erstellen, der Ihnen hilft, die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen abzumildern, insbesondere wenn Sie eine Vorlage für einen Kommunikationsplan verwenden.

Ein Krisenkommunikationsplan ist der Plan eines Unternehmens, wie es in einem Notfall oder einer anderen Krise kommunizieren wird. Er sollte laut Ready.gov enthalten, wie ein Unternehmen zu kommunizieren beabsichtigt und mit wem es kommunizieren muss.

Ein Krisenkommunikationsplan sollte Folgendes enthalten:

Zieldes Plans
Wer kann den Plan aktivieren und welche Umstände würden dies erlauben
Zu ergreifende Schritte bezüglich der internen und externen Kommunikation
Wer ist für welche Kommunikationskanäle verantwortlich (E-Mail, Twitter, Intranet, Pressemitteilung etc.)

Diese Vorlage für einen Krisenkommunikationsplan hilft Ihnen, Ihren eigenen zu erstellen:

Gestaltungs-Tipp: Klicken Sie auf eines der Textfelder, um Ihre eigenen Worte zu einem unserer Beispiele für Krisenkommunikationspläne hinzuzufügen. Ändern Sie die Schriftart, Größe und Farbe mit ein paar Klicks. Keine Design-Erfahrung erforderlich.

Sie können diese Beratungsvorlage auch anpassen, um einen Krisenkommunikationsplan zu schreiben:

Design-Tipp: Ändern Sie einfach die Überschriften und das Inhaltsverzeichnis. Aus “Über uns” kann der Zweck des Krisenplans werden. Projektzusammenfassung kann zu Aktivierungskriterien werden.

Sehen Sie sich unsere anderen Vorlagen für Beratungsberichte und Briefkopfvorlagen an, um weitere Ideen zu erhalten. Nonprofit-Organisationen finden unsere Vorlagen für gemeinnützige Krisenkommunikation hilfreich.

Sie können diese Mind Map auch verwenden, um eine schnelle visuelle Referenz zu haben. Legen Sie die Krise in die Mitte, die Stakeholder in die nächste Gruppe von Knoten und die entsprechende Reaktion in die kleinsten Knoten.

Sie können auch ein Flussdiagramm verwenden, um Ihren Krisenplan zu visualisieren:

Achten Sie darauf, dass Ihr Krisenkommunikationsplan von der Geschäftsleitung und der Rechtsabteilung genehmigt wird, damit er im Krisenfall schnell eingesetzt werden kann. Möglicherweise gibt es eine Richtlinie zum Schutz vor Ort und es wird schwieriger sein, Genehmigungen zu erhalten.

Führen Sie eine Risikobewertung durch, um festzustellen, welche Gefahren Ihr Unternehmen beeinträchtigen könnten

Eine Risikobewertung befasst sich mit den Gefahren, denen Ihr Unternehmen ausgesetzt sein könnte, und mit den Auswirkungen, die sie wahrscheinlich haben werden. Sie ist ein integraler Bestandteil eines vollständigen Krisenmanagementplans.

Dieses Beispiel für eine Risikobeurteilung hilft Ihnen festzustellen, welchen Risiken Ihr Unternehmen ausgesetzt ist, welche Vermögenswerte dadurch gefährdet sind und welche potenziellen Auswirkungen sich daraus für Ihr Unternehmen ergeben:

Design-Tipp: Doppelklicken Sie im Editor auf das Diagramm, um es wie eine Tabellenkalkulation zu bearbeiten – wir passen die Größe der Zellen für Sie an. Oder fügen Sie einen Link zu Ihrer Google Sheets-Tabelle hinzu und wir importieren die Daten automatisch.

Zu den Gefahren können Wirbelstürme, Pandemien und Feuer gehören. Und keine zwei individuellen Gefahren werden gleich sein, aufgrund des Zeitpunkts, an dem das Ereignis eintritt, des Ortes und des Ausmaßes der Gefahr.

Die Auswirkungen einer Panikattacke hängen z. B. von der Art des Virus, der Reaktion der Regierung auf seine Ausbreitung, davon, ob die Menschen einem Befehl, zu Hause zu bleiben oder sich in Sicherheit zu bringen, Folge leisten, von der Jahreszeit (wärmere Klimazonen können die Ausbreitung des Virus verhindern) usw. ab.

Verwenden Sie eine Business Impact Analysis, um zu verstehen, wie Sie sich von einer Krise erholen können

Eine Business-Impact-Analyse befasst sich mit den Folgen einer Störung des normalen Geschäftsbetriebs und sammelt die Daten, die notwendig sind, um mögliche Wiederherstellung Strategien sowie Präventions- und Abmilderung Strategien zusammenzustellen.

Die Szenarien, die diese Störung verursachen, können in einer Risikobewertung identifiziert werden. Passen Sie diese Business-Impact-Analyse-Vorlage an, um Ihre eigene zu erstellen:

Ein Arbeitsblatt zur Analyse der Geschäfts-Auswirkungen sollte Ihnen bei der Bewertung helfen:

Wann und wie lange ein Notfall dauern würde, um die größten finanziellen Auswirkungen zu haben
Betriebliche Auswirkungen, die von Ihrem Unternehmen abhängen (Kundenabwanderung, Umsatzverluste, Überstunden usw.)
Finanzielle Auswirkungen durch operative Auswirkungen

Sobald Sie die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen analysiert haben, verwenden Sie diese Vorlage, um eine Strategie zur Umsatzsteigerung oder zumindest zur Abmilderung der Auswirkungen zu entwickeln:

Verwenden Sie eine Vorlage für einen Business-Continuity-Plan, um zu sehen, welche Ressourcen Sie benötigen, um eine Krise zu überstehen

Ein Business-Continuity-Plan stellt sicher, dass ein Unternehmen darauf vorbereitet ist, den Betrieb auch im Falle einer Krise fortzuführen.

Ein Business-Continuity-Plan hat vier Komponenten:

Eine Analyse der Auswirkungen auf das Geschäft
Identifizierung der für Wiederherstellungs Strategien benötigten Ressourcen
Entwickeln eines Krisenplans
Übungen und Tests

Kurz gesagt, ein Business-Continuity-Plan befasst sich mit der Frage, welche Krise ein Unternehmen treffen könnte, welche Ressourcen zur Bekämpfung einer Krise benötigt werden und welche aktuellen Lücken im Ressourcenbedarf bestehen.

Diese Vorlage für einen Business Continuity Plan hilft Ihnen, all diese Überlegungen zusammenzufassen:

Design-Tipp: Mit unserem einfachen Tabellen Editor können Sie Spalten und Zeilen in Ihrem Krisenmanagementplan mit ein paar Klicks hinzufügen und löschen – es ist genau wie in Excel oder Google Sheets. Sie können auch Ihre Google Sheets-Daten automatisch importieren, indem Sie den Link zu Ihrem Dokument einfügen.

Eine Vorlage für Finanzprognosen ist unerlässlich, um den Gewinn nach einer Krise neu zu bewerten

Im Zuge einer Krise können die Finanzen Ihres Unternehmens in Gefahr sein. Es drohen nicht nur Umsatzeinbußen, sondern auch zusätzliche Kosten.

Es ist ratsam, Ihre Einnahmen angesichts der voraussichtlichen Unterbrechung Ihres normalen Betriebs neu zu bewerten und genau zu sehen, wie stark der Gewinn reduziert wird.

Eine Vorlage für Finanzprognosen hilft Ihnen, Ihre Ergebnisse auch weniger finanzkundigen Stakeholdern zu präsentieren:

Design-Tipp: Mit unserem einfachen Diagrammeditor können Sie jedes der Diagramme in unseren Vorlagen leicht bearbeiten. Doppelklicken Sie auf ein beliebiges Diagramm und fügen Sie neue Daten hinzu, ändern Sie die Farben usw. Wir passen das Diagramm dann automatisch für Sie an.

Schließlich werden Versicherungen oder staatliche Maßnahmen zur Schadensbegrenzung für Unternehmen wahrscheinlich nicht alle Umsatzeinbußen abdecken. Und wenn Ihre Konkurrenten irgendwie den Auswirkungen entgehen, dann werden Sie sicherlich mit den Auswirkungen des Verlusts von Kunden oder Klienten an diese Konkurrenz konfrontiert.

Sobald Sie Ihre Hochrechnungen gemacht haben, sollten Sie sich über die Katastrophen Kredithilfe der U.S. Small Business Administration für kleine Unternehmen und private Non-Profit-Organisationen erkundigen, ebenso wie über das Small Business Interruption Loan Program.

Entwerfen Sie einen Notfallplan, um das Leben Ihrer Mitarbeiter zu schützen

Ein Notfallplan beginnt mit einer Risikobewertung und identifiziert dann Ressourcen, die Sie benötigen, um auf den Notfall zu reagieren, sowie Verfahren und Pläne, die Sie einrichten können, um Ihr Unternehmen auf einen Notfall vorzubereiten.

Die Sicherheit von Menschenleben sollte im Mittelpunkt eines jeden Notfallplans stehen, gefolgt von der Neutralisierung des Notfalls und der Abschwächung der Auswirkungen des Schadens.

Ihr Notfallplan sollte Folgendes enthalten:

Ziele Ihres Krisenplans
Was ein Notfalleinsatzteam während eines Notfalls tun sollte
Alle Vorschriften, die berücksichtigt werden müssen, wie z. B. eine Brandschutzordnung.
Ein Evakuierungsplan
Plan zum Schutz vor Unwetter/Tornado
Abriegelungsplan
Medizinischer Notfallplan
Brandnotfallplan und Feuerschutzdienste
Mitglieder des Notfallteams
Kontaktinformationen des öffentlichen Notdienstes
Warnsysteme und Kommunikation verfügbar

Diese Vorlage für einen Notfallplan enthält alle wesentlichen Elemente, um eine umfassende Strategie zu erstellen:

Gestaltungs-Tipp: Kopieren Sie eine beliebige Seite in diesem Krisenmanagementplan oder klicken Sie auf “Seite hinzufügen”. Folgen Sie den Richtlinien unseres Inhaltsverzeichnisses auf Seite zwei, um einen vollständigen Krisenplan zu erstellen.

Sie können die wichtigsten Punkte Ihres Plans auch in einen einseitigen Notfallplan aufnehmen:

FEMA.gov hat ausgezeichnete Ressourcen, die Ihrem Unternehmen helfen, sich weiter auf einen Notfall vorzubereiten.

Prüfen Sie eine Checkliste für die Notfallbereitschaft

Beurteilen Sie, wie bereit Ihr Unternehmen für einen Notfall ist, mit einer einfachen Checkliste für die Notfallvorsorge.

Benötigen Sie Hilfe bei der Entwicklung von Krisenmanagementplänen? Entdecken Sie unser Beispiel für eine Risikobewertung, eine Vorlage für einen Business Continuity Plan und eine Vorlage für einen Notfallplan.

Design-Tipp: Öffnen Sie unsere Symbolbibliothek in unserem Drag-and-Drop-Editor, um Häkchen hineinzuziehen. Oder drucken Sie die Checkliste aus (nur kostenpflichtige Pläne, erfahren Sie mehr auf unserer Preisliste).

Oder versuchen Sie es mit einem Entscheidungsbaum, um zu entscheiden, wie Sie in welchen Szenarien reagieren sollen:

Sie können dieses Organigramm auch nutzen, um die Nachfolge zu regeln, d.h. wer für was zuständig ist, wenn ein Teammitglied ausfällt.

Denken Sie daran, dass ein Krisenmanagementplan in einer Krisensituation nur dann funktioniert, wenn die Teammitglieder zuvor angemessen geschult werden und ihre Entscheidungsfindung in einer simulierten Krisensituation üben können.

Krisenreaktionsrichtlinien und die Entscheidungsfähigkeit des Teams müssen getestet werden, bevor ein tatsächlicher Notfall eintritt.

Sie können auch diese einfache Zeitleistenvorlage verwenden, um Ihren Krisenmanagementplan zu skizzieren:

Sehen Sie sich unsere anderen Projektplanvorlagen an, um Ihre Strategie zu visualisieren.

Krisenkommunikationsplan FAQ:

Was ist ein Krisenkommunikationsplan?

Ein Krisenkommunikationsplan ist ein internes Dokument, das ein Unternehmen verwendet, um sich auf einen Notfall oder eine andere Krise vorzubereiten. Er enthält eine Blaupause, damit ein Unternehmen darauf vorbereitet ist, wie es mit den Stakeholdern kommunizieren kann, wenn eine Krise eintritt.

Zu diesen Stakeholdern können die Medien, die Öffentlichkeit, Kunden, Klienten, Lieferanten, Partner und Mitarbeiter gehören.

Der Krisenkommunikationsplan sollte Folgendes beinhalten:

Was getan werden muss, sobald die Krise eintritt.
Wer muss erreicht werden und wie
Wie kann verhindert werden, dass die Krise wieder auftritt (falls zutreffend)

Insgesamt besteht das Ziel eines Krisenkommunikationsplans darin, ein Unternehmen darauf vorzubereiten, schnell auf eine Krise zu reagieren und die notwendigen Informationen rasch zu verbreiten. Er sollte auch sicherstellen, dass alle Unternehmensbotschaften aufeinander abgestimmt und konsistent sind.

Während die Reaktion eines Unternehmens je nach der genauen Art der Krise variieren wird, sollten Sie einen Plan erstellen, der unabhängig vom jeweiligen Notfall angepasst werden kann. Eine Vorlage für einen Krisenkommunikationsplan hilft Ihnen, die richtigen Informationen aufzunehmen.

Warum brauchen Sie einen Krisenkommunikationsplan?

Sie brauchen einen Krisenkommunikationsplan, denn wenn Ihr Unternehmen im digitalen Zeitalter seine Geschichte nicht erzählt, wird es sicher jemand anderes tun – und es wird wahrscheinlich nicht die Geschichte sein, die Sie erzählt haben wollen.

Und es reicht nicht aus, einfach nur zu reagieren. Sie müssen mit einem Krisenkommunikationsplan vorbereitet sein, um sofort, präzise und angemessen zu reagieren, so das Department of Homeland Security.

Eine Vorlage für einen Krisenkommunikationsplan stellt sicher, dass Ihr Unternehmen im Voraus festgelegt hat, welche Stakeholder angesprochen werden müssen und über welche Kanäle (Pressemitteilung, E-Mail usw.).

Wie schreibt man einen Krisenkommunikationsplan?

Um einen Krisenkommunikationsplan zu schreiben, müssen Sie zunächst identifizieren:

Mögliche Krisenszenarien
Wer bildet Ihr Krisenmanagement-Team
Angemessenes internes und externes Messaging und Entwurf möglicher Antworten
Entscheiden Sie, welche Reaktionsstufe für welche Szenarien erforderlich ist
Welches Medientraining ist notwendig
Zielgruppen, die erreicht werden müssen, wie z. B.:
- Mitarbeiter
- Kunden
- Zulieferer
- Familie der Mitarbeiter
- Nachrichtenmedien
- Staatliche Aufsichtsbehörden, Beamte usw.
- Unmittelbare Umgebung in der Nähe einer Anlage
- Betroffene Überlebende und ihre Familien

Unsere obigen Beispiele für Krisenkommunikationspläne sind ein guter Startpunkt.

Was sollte in einem Krisenkommunikationsplan enthalten sein?

Hier ist, was in einem Krisenkommunikationsplan enthalten sein sollte:

Risikobewertung: Welche Bedrohungen drohen Ihrem Unternehmen, welche Geschäftsfunktionen wären davon betroffen und welche Ressourcen werden zum Schutz dieser Funktionen benötigt.
Das Krisenmanagement-Team: Namen, Kontaktinformationen für den Notfall, Verantwortlichkeiten
Kontaktinformationen für das Publikum (siehe Liste der potenziellen Zielgruppen oben)
Skizzieren Sie ein Warnmeldesystem, das an mehrere Beteiligte kommunizieren kann und nicht von einem einzigen Netzwerk abhängig ist
Richten Sie ein Benachrichtigungssystem für die unmittelbaren Familienangehörigen der Mitarbeiter und Betreuer von Kindern oder abhängigen Erwachsenen ein.
Ein System zur Einbindung und Schulung neuer Mitarbeiter in den Krisenkommunikationsplan.
Ein Plan zur Einrichtung einer versteckten Hotline oder Website, die im Krisenfall aktiviert wird.

Starten Sie mit unseren Vorlagen für Krisenkommunikationspläne.

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