HR-Compliance ist viel mehr als nur sicherzustellen, dass die Mitarbeiter wissen, wann Casual Friday ist. Sie kann dazu beitragen, dass ein Unternehmen nicht mit Klagen konfrontiert wird, in denen behauptet wird, dass es gegen das Gesetz verstößt, und für diejenigen, die mit dieser Verantwortung betraut sind, kann eine HR-Compliance-Checkliste dazu beitragen, den Prozess zu vereinfachen.
Jedes Unternehmen muss sich an eine Reihe von Regeln für Einstellungen, Beförderungen, Entlassungen und andere personalbezogene Angelegenheiten halten. Einige davon werden von lokalen, staatlichen und bundesstaatlichen Behörden auferlegt, andere sind weniger direkt mit spezifischen Gesetzen verbunden.
In beiden Fällen fällt die Aufgabe, die Einhaltung dieser Vorschriften zu gewährleisten, häufig der Personalabteilung zu. Werfen wir also einen genaueren Blick auf die HR-Compliance, HR-Compliance-Checklisten und verschiedene PDF-Vorlagen für HR-Compliance-Checklisten, damit Ihr Unternehmen die HR-Compliance sicherstellen und die interne Kommunikation verbessern kann.
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- Was gehört zur HR-Compliance?
- Was ist der Zweck eines HR-Compliance-Audits?
- Was ist der Zweck einer HR-Compliance-Checkliste?
- Vorlagen für HR-Compliance-Checklisten
- FAQs zu HR-Compliance-Checklisten
Was gehört zur HR-Compliance?
Im Großen und Ganzen bedeutet HR-Compliance, dass eine Organisation, sei es ein Unternehmen, eine gemeinnützige Organisation, eine Bildungseinrichtung oder eine Regierungsbehörde, festgelegte Protokolle, Verfahren und Regeln für ihr Handeln befolgt.
Für Unternehmen im Finanzsektor bedeutet das zum Beispiel, dass sie sicherstellen müssen, dass keine ihrer Handlungen gegen die von den Bundesbehörden aufgestellten Regeln verstößt. Und gemeinnützige Organisationen müssen sehr genau darauf achten, dass sie über die Verwendung von Geldern in einer bestimmten Weise Rechenschaft ablegen.
Wenn wir an HR-Compliance denken, können rechtliche Verpflichtungen sowohl für den Arbeitgeber als auch für seine Mitarbeiter gelten, ebenso wie bestimmte interne Richtlinien und Verfahren, die in der Regel darauf abzielen, dass das Unternehmen die Gesetze einhält.
Die Einhaltung der HR-Vorschriften erstreckt sich auf viele Bereiche in Unternehmen, darunter auch auf die Personalverwaltung:
- Rekrutierung, Vorstellungsgespräche und Anstellung
- Sicherheit und Schutz
- Grundsätze und Verfahren
- Mitarbeiterhandbuch/Personalhandbuch
- Soziale Vernetzung
- Arbeits- und Beschäftigungsrecht
- Ausbildung
- Sexuelle Belästigung, Mobbing und Drogen
- Disziplinarverfahren und Kündigung
- Gehalt und Sozialleistungen
- Lösung von Konflikten
Hier ein Beispiel, wie es in einer Checklistenvorlage aussieht (die vollständige Version finden Sie weiter unten):
In jedem dieser Bereiche können je nach Organisation bestimmte lokale, staatliche und bundesstaatliche Arbeitsgesetze gelten.
Einige Beispiele für Bundesgesetze sind:
- das Gesetz über gerechte Arbeitsnormen (Fair Labor Standards Act) (das Mindestlöhne, Überstunden und Kinderarbeitsgesetze festlegt)
- das Gesetz zur Altersdiskriminierung in der Beschäftigung (das die Diskriminierung von Bewerbern ab 40 Jahren verbietet)
- das Gesetz über Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz (das Normen für die Sicherheit am Arbeitsplatz festlegt)
- das Gesetz für Menschen mit Behinderungen (das die Diskriminierung von Menschen mit Behinderungen verbietet)
- das Bürgerrechtsgesetz (das sexuelle Diskriminierung und sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz verbietet)
- das Gesetz über die Lohngleichheit (das vorschreibt, dass Frauen und Männer bei gleicher Arbeit den gleichen Lohn erhalten)
und mehr.
Das Risiko, gegen die Vorschriften zu verstoßen, könnte enorm sein: Seit dem Jahr 2000 haben US-Unternehmen fast 3 Milliarden Dollar für Bürgerrechts- und Arbeitsrechtsklagen gezahlt, weil sie sich angeblich nicht an die geltenden Gesetze gehalten haben.
Hier finden Sie die vollständige Version der obigen Checkliste. Passen Sie sie an, um Ihr HR Compliance Audit zu unterstützen:
Wie diese HR-Checkliste verdeutlicht, sind die spezifischen Anforderungen für jedes Unternehmen unterschiedlich. Und in einigen Fällen werden Richtlinien sowohl aus rechtlichen Gründen als auch für interne Entscheidungen eingeführt.
So ist es zwar nicht illegal, dass Mitarbeiter romantische Beziehungen haben, aber in Ihrem Unternehmen kann dies missbilligt werden. Wenn dies der Fall ist, ist es wichtig, dass solche Richtlinien klar formuliert sind und jeder sie kennt.
Was ist der Zweck eines HR-Compliance-Audits?
Ein HR-Compliance-Audit stellt sicher, dass das Unternehmen oder die Organisation tatsächlich die geltenden Gesetze und Vorschriften einhält. In einigen Fällen, z. B. bei staatlichen Stellen, werden Compliance-Audits jährlich durchgeführt.
Im Allgemeinen wird empfohlen, dass ein Unternehmen einmal im Jahr oder alle zwei Jahre ein Audit zur Einhaltung der HR-Vorschriften durchgeführt, um sicher zu sein, dass alle Vorschriften und Regeln eingehalten werden.
Wie diese Mindmap für eine einfache HR-Compliance-Prüfung zeigt, ist eine solche Prüfung sehr umfangreich und kann für HR- oder Compliance-Teams schwierig sein. Deshalb ist es ratsam, die HR-Compliance-Checkliste ebenso umfangreich zu gestalten.
Sie können diese Mindmap für Ihr jährliches HR-Compliance-Audit gerne anpassen oder herunterladen. Sie können sie auch so bearbeiten, dass sie die Markenfarben und Logos Ihres Unternehmens verwendet, indem Sie My Brand Kit verwenden:
Was ist der Zweck einer HR-Compliance-Checkliste?
Eine HR-Compliance-Checkliste ist ein nützliches Instrument, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen gesammelt werden und dass alle Parteien, die über bestimmte Verfahren oder Vorschriften informiert werden müssen, dies auch getan haben. Diese Dokumente, ob physisch oder digital, sind auch nützlich, um den Umfang von HR-Compliance-Audits zu verwalten.
Eine Checkliste für die Einhaltung von Vorschriften im Personalwesen wie diese kann dazu beitragen, dass kein Material durch die Maschen fällt, wenn es an der Zeit ist, die Wirksamkeit der HR- und Compliance-Verfahren Ihres Unternehmens zu ermitteln. Ändern Sie eine Vorlage wie diese, um sie an Ihre Branche und Ihr Unternehmen anzupassen.
Vorlagen für HR-Compliance-Checklisten
Was ist eine Compliance-Checkliste?
Die meisten der im vorangegangenen Abschnitt erwähnten Checklisten werden zumindest teilweise erstellt, um die Einhaltung geltender Gesetze und Vorschriften zu gewährleisten, können aber auch einfach dazu dienen, den Überblick über bestimmte Aufgaben zu behalten.
Eine Checkliste für die Einhaltung der Vorschriften ist also einfach ein Mittel, um sicherzustellen, dass alle Unterlagen, einschließlich Namen, Daten und anderer relevanter Informationen, gesammelt wurden und für den Fall, dass sie benötigt werden, z. B. bei einer Prüfung, aufbewahrt werden.
Checklisten zur Einhaltung der Vorschriften können in vielen Abteilungen eines Unternehmens vorhanden sein, einschließlich der Personalabteilung, aber auch in vielen anderen.
Und wie diese Checkliste Vorlage zeigt, können HR-Compliance-Checklisten eine Vielzahl von Informationen enthalten, darunter sowohl digitale oder gedruckte Aufzeichnungen als auch Ereignisse, wie z. B. die Sicherstellung, dass die Mitarbeiter Materialien oder Verfahren geprüft haben.
Was ist eine HR-Checkliste?
Checklisten sind hervorragende visuelle Hilfsmittel, mit denen Organisationen aller Art auf einen Blick sehen können, welche Aufgaben oder Prozesse abgeschlossen sind. Vom Standpunkt der Personalabteilung aus gesehen, könnten das Dinge sein wie:
Onboarding
Eine Checkliste für das Onboarding kann einfach sein und auf den Punkt kommen, wie diese hier:
Sie kann aber auch in einer Präsentation wie dieser umfassender sein:
Verwandt:
- 14+ Editierbare Onboarding-Checklistenvorlagen für Unternehmen im Jahr 2021
- Wie man ein ansprechendes Orientierungs- und Einführungsprogramm für neue Mitarbeiter erstellt
- 11+ Tipps für den besten Onboarding-Prozess für Mitarbeiter
Offboarding
Passen Sie diese Checklistenvorlagen für das Offboarding an, um einen reibungslosen Offboarding-Prozess für Ihre Mitarbeiter zu gewährleisten. Sie speichern diese Vorlage als Kopie, um sie mit einem ausscheidenden Mitarbeiter zu teilen:
Wenn Sie ein Vorgesetzter sind, können Sie sich auch diese Vorlage ansehen:
Leistungsüberprüfungen
Wenn Sie vierteljährliche Leistungsbeurteilungen durchführen, können Sie diese Vorlage verwenden:
Es gibt auch eine Vorlage für eine jährliche Leistungsbeurteilung:
Verwandt:
- Schaffung eines wirksamen Leistungsmanagementsystems mit visueller Kommunikation
- 21 Beispiele für ansprechende Leistungsbeurteilungen [+ Tipps von einem HR-Manager]
Dokumentation für Arbeitnehmer
Dazu gehören in der Regel Standardarbeitsanweisungen (SOP), Arbeitshilfen, Arbeitsanweisungen und mehr. Hier ein Beispiel für eine SOP-Checkliste für einen Blog-Veröffentlichungsprozess:
Verwandt:
- Wie Sie auf einfache Weise Arbeitshilfen erstellen, die die Leistung Ihrer Mitarbeiter verbessern
- 15+ Checklisten für Standardarbeitsanweisungen für bessere Arbeitsabläufe und reibungslosere Schulungen
Mitarbeiterhandbuch
Sie können Mitarbeiter Handbücher erstellen, um einen Neuankömmling im Team willkommen zu heißen, um einem Mitarbeiter beim Übergang in eine neue Rolle zu helfen und vieles mehr. Passen Sie dieses Mitarbeiterhandbuch für Ihren Onboarding-Prozess an:
Oder wenn Sie ein Handbuch für die Trennung von Mitarbeitern benötigen, ist dies eine hervorragende Vorlage für Sie:
Weitere Beispiele für Mitarbeiter Handbücher finden Sie in diesem Beitrag: Wie man ein Mitarbeiterhandbuch schreibt [Beispiele + Tipps].
Prüfungen
Diese HR-Mindmap für Audits bezieht sich auf eine Vielzahl von HR-Richtlinien und -Verfahren, die innerhalb einer Organisation befolgt werden müssen.
FAQ zur HR-Compliance-Checkliste
Haben Sie Fragen zur Erstellung einer HR-Compliance-Checkliste? Wir haben die Antworten.
Wie oft sollten Sie ein HR-Compliance-Audit durchführen?
In bestimmten Organisationen, z. B. in Behörden, werden jährlich Audits zur Einhaltung der Vorschriften in der Personalabteilung und anderen Abteilungen durchgeführt. Aber auch wenn solche Vorschriften für Ihr Unternehmen nicht gelten, ist es eine gute Idee, diese Audits intern mindestens einmal im Jahr oder alle zwei Jahre durchzuführen.
Wie stellen Sie die Einhaltung der HR-Vorschriften sicher?
Das Auditverfahren gewährleistet die Einhaltung der HR-Richtlinien sowie der Normen und Vorschriften in anderen Bereichen. Man muss jedoch nicht warten, bis ein Audit ausgelöst wird. In vielen Organisationen werden Stichproben durchgeführt, während andere automatisierte Tools verwenden, um die Einhaltung aller HR-Richtlinien und -Verfahren sowie aller geltenden staatlichen Vorschriften zu gewährleisten.
Sind die Einhaltung von Rechtsvorschriften und die Einhaltung von Personalvorschriften dasselbe?
Nicht immer. Die HR-Compliance bezieht sich sowohl auf die internen Regeln und Richtlinien, die das Unternehmen für seine Personalentscheidungen aufstellt, als auch auf bestimmte Gesetze, die für Unternehmen je nach Größe, Branche oder Tätigkeit gelten. Wenn Sie befürchten, dass Ihr Unternehmen die gesetzlichen Bestimmungen nicht einhält, sollten Sie sich von einem qualifizierten Anwalt in Ihrer Nähe beraten lassen.
Zusammenfassend: Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen auf der richtigen Seite des Gesetzes bleibt, indem Sie nützliche HR-Compliance-Checklisten erstellen
Natürlich sollten Sie sicherstellen, dass alle Materialien, die Sie für Ihr Unternehmen im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften erstellen, von Experten, z. B. den Rechtsberatern Ihres Unternehmens, geprüft werden. Die Erstellung von HR-Compliance-Checklisten kann jedoch dazu beitragen, dass die Mitglieder Ihres HR- oder Compliance-Teams auf dem gleichen Stand sind und auf dieses wichtige Ziel hinarbeiten.