Wie man einen effektiven Vorfallsbericht schreibt [Vorlagen]

Wir alle tun unser Bestes, um eine glückliche und gesunde Belegschaft zu gewährleisten. Deshalb würden Sie in einer perfekten Welt niemals einen Vorfallsbericht erstellen müssen.

Aber da Zwischenfälle passieren, ist es nie eine schlechte Idee, auf jede Situation vorbereitet zu sein – besonders auf das Unerwartete.

Kleinunternehmer, Personalverantwortliche und Notfallhelfer am Arbeitsplatz: Dies ist der richtige Artikel für Sie!

In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung geben wir Ihnen unsere besten Tipps zur Erstellung von Vorfallsberichten, die Ihnen helfen, effektive Untersuchungen durchzuführen und sicherzustellen, dass sich ähnliche (oder schwerwiegendere) Vorfälle nicht wiederholen. Außerdem stellen wir Ihnen unsere besten Vorlagen vor, um die Arbeit zu erledigen.

Inhaltsverzeichnis:

Alle Vorlagen in diesem Beitrag können mit unserem einfachen Online-Tool zur Erstellung von Vorfallsberichten angepasst werden. Die Anmeldung ist kostenlos, und viele unserer Vorlagen können Sie ebenfalls kostenlos verwenden.

1. Was ist ein Vorfallsbericht?

Ein Vorfallsbericht ist ein Formular zur Dokumentation aller Krankheiten, Verletzungen, Beinaheunfälle und Unfälle am Arbeitsplatz. Ein Vorfallsbericht sollte zum Zeitpunkt des Auftretens eines Vorfalls ausgefüllt werden, unabhängig davon, wie geringfügig eine Verletzung ist.

Hier ist ein Beispiel:

Jede Krankheit oder Verletzung, die die Arbeitsfähigkeit eines Mitarbeiters beeinträchtigt, muss vermerkt werden. Was genau in einen Unfallbericht aufgenommen werden muss, hängt von der Gesetzgebung auf Bundes- oder Provinzebene ab, die Ihren Arbeitsplatz betrifft.

Wenn Sie sich unsicher sind, können Sie auf der Website Ihrer Regierung nach weiteren Details suchen. In bestimmten Fällen gibt es Ausnahmen, die kleine Unternehmen von der Einhaltung solcher Gesetze befreien können.

2. Beispiele für Vorfallsberichte und Tipps zur Gestaltung

Hier finden Sie einige Beispiele für Ereignisberichte, die Ihnen den Einstieg erleichtern. Ich habe auch einige Tipps zur Gestaltung von Berichten beigefügt, damit Sie Ihre Informationen effektiv präsentieren können. Wir haben auch einen umfassenden Leitfaden für die allgemeine Berichtsgestaltung, falls Sie etwas tiefer in das Thema einsteigen möchten.

Integrieren Sie Ihr Branding in Ihr Berichtsdesign

Wie bei jedem Dokument, das Sie für Ihr Unternehmen erstellen, ist es eine gute Praxis, Ihr Branding in Ihre Vorfallsberichte einzubinden. (Psst – die Brand Kit-Funktion von Venngage macht es einfach, Ihr Branding mit nur einem Klick hinzuzufügen).

Beziehen Sie Ihre Markenfarben in Ihr Design ein. Sie können dies tun, indem Sie sie im Berichtskopf, in der Fußzeile, in der Seitenleiste und in allen visuellen Elementen verwenden.

Sie könnten Ihre Markenfarben im Hintergrund Ihres Ereignisberichts verwenden:

Sie können auch Ihr Logo einfügen, wie in dieser Vorlage für einen Vorfallsbericht:

Organisieren Sie Ihre Informationen in Abschnitten mit Hilfe von Boxen

Um Ihre Informationen so lesbar wie möglich zu machen, gliedern Sie sie in Abschnitte. Eine der einfachsten Möglichkeiten, dies zu tun, ist die Verwendung von Kästen.

Schauen Sie sich zum Beispiel an, wie diese Vorlagen für Vorfallsberichte Boxen verwenden, um die Informationen abzutrennen:

Auch in diesem Beispiel für einen Vorfallsbericht werden Rechtecke zur Kennzeichnung von Abschnittsüberschriften verwendet:

Farbcodierung der Abschnitte Ihres Vorfallsberichts

Farben sind nicht nur großartig, um Ihre Berichte, Präsentationen und Diagramme interessanter zu gestalten. Sie können Farben auch verwenden, um Abschnitte Ihres Berichts zu organisieren und die Aufmerksamkeit auf wichtige Informationen zu lenken.

Weitere Tipps zur Verwendung von Farben in Ihren Designs finden Sie in unserem Leitfaden zur Auswahl von Farben für eine effektive Kommunikation.

Hinzufügen einer visuellen Kopfzeile zu Ihrem Ereignisbericht

Als Teil Ihres Firmen-Brandings möchten Sie vielleicht eine visuelle Kopfzeile zu Ihren Berichten hinzufügen. Diese Vorlage für einen Vorfallsbericht verwendet beispielsweise ein neutrales Foto mit einem Farbfilter, um eine professionelle Kopfzeile zu erstellen:

Sie können dies in Venngage tun, indem Sie ein Foto auf einem farbigen Hintergrund überlagern und die Deckkraft des Fotos anpassen:

Den gleichen Effekt können Sie auch für Seitenleisten verwenden:

Erstellen Sie ein Musterformular, um den Mitgliedern des Nachrichtenteams als Beispiel zu dienen

Wenn Sie einen Personalwechsel vornehmen oder etwas passiert, wenn die Person, die für die Vorfallsberichte zuständig ist, abwesend ist, ist es sehr wichtig, dass ein Prozess dokumentiert ist. So wird sichergestellt, dass jemand, der an Ort und Stelle ist, den Vorfallsbericht richtig ausfüllen kann.

Es kann auch hilfreich sein, kurze Beschreibungen der Art von Informationen hinzuzufügen, die in jedem Feld enthalten sein sollen. Schauen Sie sich an, wie dieses Beispiel für einen Vorfallsbericht einen kurzen Text enthält, der die Person beim Ausfüllen des Berichts unterstützt:

Verwenden von Symbolen zur Visualisierung von Konzepten

Symbole sind kleine, kompakte visuelle Darstellungen, die verwendet werden können, um Informationen in Ihren Berichten zu verstärken. Sie können sie auch verwenden, um die Aufmerksamkeit auf bestimmte Felder und wichtige Informationen zu lenken.

In dieser Vorlage für den Vorfallsbericht werden beispielsweise Symbole verwendet, um den Zweck der einzelnen Felder anzuzeigen:

3. Wie man einen Vorfallsbericht schreibt

Es ist wichtig, eine systematische Methode zur Untersuchung von Vorfällen zu etablieren.

Ebenso wichtig ist es, einen Bericht anzufertigen, in dem Sie alle relevanten Aspekte des Vorfalls festhalten können – dies ist der wesentliche erste Schritt im Prozess der Vorfallsmeldung.

Nachdem Sie Ihr Formular für den Vorfallsbericht erstellt haben, können Sie:

Beginnen Sie Ihre Untersuchung mit der Tatsachenfeststellung
Und beenden Sie Ihre Untersuchung mit der Festlegung von Empfehlungen zur Verhinderung sowohl einer Zunahme des Schweregrads des Vorfalls als auch der Möglichkeit eines erneuten Auftretens.

Halten Sie sich beim Verfassen von Vorfallsberichten an das unten beschriebene Grundformat.

1. Sofortige Maßnahmen ergreifen

Mitarbeiter Ihres Unternehmens sollten ihren Vorgesetzten oder ein anderes Mitglied des Führungsgremiums des Unternehmens benachrichtigen, sobald ein Vorfall eintritt – unabhängig von der Art des Ereignisses (ob es sich um einen Unfall, eine Krankheit, eine Verletzung oder einen Beinaheunfall handelt).

Dennoch müssen die Kommunikationskanäle klar definiert werden, um die Praxis zu fördern, dass Mitarbeiter in solchen Situationen vorstellig werden und die Wichtigkeit eines solchen Vorgehens.

Sobald ein Vorfall gemeldet wurde, ist es die erste Aufgabe des Führungsmitglieds, dafür zu sorgen, dass die von dem Vorfall betroffenen Personen, falls erforderlich, angemessen behandelt werden.

In diesem Sinne: Wenn die Gefahr noch besteht, muss der Vorgesetzte, dem das Ereignis gemeldet wurde, die Gefahr beseitigen, indem er sie kontrolliert. Jedes Unternehmen sollte ein definiertes Verfahren haben, um dies zu erreichen, das auf der Art der Arbeit basiert.

Zum Beispiel, wenn ein verschüttetes Produkt einen Sturz verursacht hat. Sie würden sich um das Opfer kümmern und die verschüttete Flüssigkeit sofort aufwischen lassen und den Bereich mit einem Schild als Gefahr kennzeichnen.

2. Sammeln Sie die Fakten

Nachdem die Sofortmaßnahmen einschließlich der Reaktion auf das Ereignis und die Beseitigung der Gefahr aus der Umgebung durchgeführt wurden, ist es an der Zeit, die Fakten im Zusammenhang mit dem Vorfall zu ermitteln und aufzuzeichnen.

Zu den Fakten des Vorfalls gehören:

Die Grundlagen

Identifizieren Sie den spezifischen Ort, die Uhrzeit und das Datum des Vorfalls. Diese Informationen sind grundlegend für die Untersuchung und die offensichtlichsten Informationen, die gesammelt werden müssen.

Der Betroffene

Sammeln Sie Details zu den Beteiligten und/oder Betroffenen des Vorfalls. Dies würde bedeuten, den/die Namen der beteiligten Person(en), ihre Berufsbezeichnung(en), die Abteilung(en), in der/denen sie tätig sind, den/die Vorgesetzten der betroffenen Personen zu erfassen.

Die Zeugen

Sprechen Sie mit allen Zeugen des Ereignisses, um ihre Sichtweise des Ereignisses zu erfassen. Halten Sie deren Aussagen so detailliert und genau wie möglich im Formular fest.

Um die Genauigkeit zu gewährleisten, ist es am besten, Ihre Notizen mit dem Zeugen durchzugehen, um sicherzustellen, dass er mit der Darstellung des Ereignisses im Bericht übereinstimmt. Es ist auch wichtig, den/die Namen aller Zeugen in den Bericht aufzunehmen, falls zusätzliche Befragungen erforderlich sind.

Der Kontext

Berücksichtigen und dokumentieren Sie die Ereignisse, die zu dem Vorfall geführt haben. Fragen Sie:

Was hat der Mitarbeiter gemacht?
Wer hat sie gebeten, die Aufgabe zu erledigen? Wie hat sich der Mitarbeiter vor dem Vorfall gefühlt? …usw.

Es ist wichtig zu ermitteln, welche Faktoren ein Ergebnis des Vorfalls waren und welche Faktoren bereits vor dem Vorfall vorhanden waren und möglicherweise zum Auftreten des Vorfalls beigetragen haben könnten.

Die Aktionen

Im Bericht müssen Sie die Handlungen der Beteiligten zum Zeitpunkt des Vorfalls angeben. Was hat der Mitarbeiter getan, das zu dem Vorfall geführt hat?

Wenn sich beispielsweise ein Mitarbeiter beim Heben einer Kiste bei der Arbeit am Rücken verletzt hat, ist es wichtig, festzustellen, wie dieser Mitarbeiter die Kiste gehoben hat, um zu entscheiden, ob dies zu seiner Verletzung beigetragen hat. Wenn ja, fragen Sie nach, ob dieser Mitarbeiter für diese Aufgabe richtig geschult wurde und von wem oder aus welcher Quelle?

Die Umwelt

Identifizieren und erfassen Sie die Umgebungsbedingungen, die zu dem Ereignis beigetragen haben. Gab es eine unzureichende Beleuchtung? Funktionierte ein Gerät nicht richtig? Wurde die Sicht des Mitarbeiters durch eine Blendung oder einen toten Winkel behindert? Etc.

Die Verletzungen

Halten Sie detaillierte Beschreibungen spezifischer Verletzungen fest und bewerten Sie den Schweregrad dieser Verletzungen im Bericht. Diese Beschreibung sollte den/die verletzten Körperteil(e) sowie Art und Ausmaß der Verletzungen enthalten.

Die Behandlung

Es ist auch wichtig, im Vorfallsbericht die Art der Behandlung zu dokumentieren, die für die anerkannten Verletzungen durchgeführt wurde. Diese Informationen sind wichtig zu dokumentieren, um zu verstehen, wie sich der Mitarbeiter erholt, wenn er die Besonderheiten des Ereignisses überprüft.

Die Schäden

Notieren Sie alle Schäden an Geräten, Materialien usw., die durch den Vorfall verursacht wurden. Dies ist bei der Analyse des Ereignisses hilfreich, um einen Plan für Abhilfemaßnahmen zu erstellen und festzustellen, welche Teile repariert oder ersetzt werden müssen.

3. Analysieren und Reflektieren

Das Sammeln und Aufzeichnen der Fakten, die mit dem Auftreten des Vorfalls zusammenhängen, hilft bei der Bestimmung, wie der Vorfall aufgetreten ist. Die Analyse der gesammelten Fakten in Bezug auf den Vorfall hilft bei der Bestimmung, warum der Vorfall aufgetreten ist.

Die Analyse und Bestimmung, wie und warum der Vorfall aufgetreten ist, ist für die Entwicklung eines effektiven Plans für Abhilfemaßnahmen unerlässlich.

Mögliche Ursachen für Unfälle oder Verletzungen, die sich am Arbeitsplatz ereignet haben, können sein:

Primäre Ursachen (z. B. eine ungesalzene Eisfläche auf einer Treppe, die einen Ausrutscher und Sturz verursacht hat).
Sekundäre Ursachen (z. B. ein Mitarbeiter, der keine geeignete persönliche Schutzausrüstung trägt, wie z. B. einen Schutzhelm oder eine Schutzbrille).
Andere mitwirkende Ursachen (z. B. eine durchgebrannte Glühbirne in dem Bereich, die schlechte Sicht verursacht).

4. Erstellen Sie einen Plan für Abhilfemaßnahmen

Ein Korrekturmaßnahmenplan würde Empfehlungen als Mittel zur Verringerung der Möglichkeit eines anhaltenden Problems und/oder Wiederauftretens des Vorfalls enthalten. Die Empfehlungen würden aus einer effektiven Analyse der gesammelten und im Vorfallsbericht dokumentierten Fakten resultieren.

Elemente eines effektiven Korrekturmaßnahmenplans könnten sein:

Arbeitssicherheitsschulungen für Mitarbeiter
Vorbeugende Routinewartungsprozesse, die sicherstellen, dass die Ausrüstung in einem ordnungsgemäßen Betriebszustand ist
Eine Überprüfung der Arbeitspraktiken und -verfahren mit einer Empfehlung für Änderungen zur Verringerung des Risikos von Zwischenfällen
Durchführung einer Arbeitsplatzgefahrenanalyse, um festzustellen, ob weitere potenzielle Gefahren mit der Aufgabe und/oder der Umgebung verbunden sind, und anschließende Schulung der Mitarbeiter zu diesen Gefahren auf der Grundlage der Ergebnisse der Beurteilung
Änderungen/Upgrades von Technik, Ausrüstung oder PSA, um sicherzustellen, dass die Aufgabe oder der Prozess zur Ausführung der Aufgabe weniger Risiko birgt

Beispiele für Vorfallsberichte

COVID-19 Vorlage für Mitarbeiter-Vorfallbericht

Blue healthcare Mitarbeiter kritischer Vorfall Bericht Vorlage

Fazit

Obwohl es oft schwierig ist, auf das Unerwartete vorbereitet zu sein, sind vorbeugende Maßnahmen der Grundstein für eine glückliche und gesunde Arbeitsumgebung für Sie und Ihre Mitarbeiter.

Berichte über Vorfälle sind nicht nur ein entscheidender Bestandteil des Protokolls zur Reaktion auf Vorfälle in jedem Unternehmen, sondern auch ein Mittel, um wiederkehrende Pannen zu vermeiden und/oder Veränderungen anzuregen.

Deshalb ist es von entscheidender Bedeutung, ein relevantes und umfassendes Formular für die Meldung von Zwischenfällen vorzubereiten und zur Hand zu haben, wenn es zu einem Zwischenfall kommt. Indem Sie sich an die Gesetzgebung Ihrer Gerichtsbarkeit halten und die vier oben beschriebenen Komponenten berücksichtigen, sind Sie gut darauf vorbereitet, Vorfälle effektiv zu behandeln.

Die Auswirkung einer rechtzeitigen und detailorientierten Reaktion auf Vorfälle am Arbeitsplatz sorgt nicht nur für einen sicheren Arbeitsplatz, sondern auch:

Versichern Sie Ihren Mitarbeitern, dass ihr Arbeitgeber in jeder Situation bereit ist, die richtigen Schritte zu unternehmen
Sicherstellen, dass alle zuständigen Parteien vollständig über Vorfälle informiert werden
Erstellen Sie eine Aufzeichnung der Vorfälle für zukünftige Referenzen
Schützen Sie sowohl Sie/Ihr Unternehmen als auch Ihre Mitarbeiter vor Prozessen und Streitigkeiten

Weitere HR-Leitfäden und Vorlagen: