Bevor Sie ein Projekt in Angriff nehmen, sollten Sie sich einen Plan zurechtlegen. Genauer gesagt, mit einem Projektplan. Das ist sogar noch wichtiger, wenn Sie versuchen, besser mit Managern, Kunden, Mitarbeitern und anderen zu kommunizieren.
Warum erstellen Sie nicht einfach einen Fahrplan in Excel oder Word und lassen es dabei bewenden? Nun, das könnten Sie, aber das Endergebnis wird ziemlich glanzlos sein.
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? In diesem Leitfaden finden Sie Tipps für die Gestaltung eines ansprechenden Projektplans und eine Reihe von kreativen Projektplan Vorlagen, die Ihnen dabei helfen.
Projektplanvorlagen (Sprung nach vorn):
- Vorlagen für Projektzeitleisten
- Einfache Projektplanvorlagen
- Vorlagen für Projektpläne
- Vorlagen für Projekt-Checklisten
- Vorlagen für Projektstatusberichte
- Vorlagen für Arbeitspläne
- Projektplan FAQs
1. Verwenden Sie eine Vorlage für einen Projektzeitplan, um Ihre Fristen zu veranschaulichen
Wenn Sie zum ersten Mal einen Zeitplan für Ihr Projekt aufstellen, kann das ziemlich überwältigend sein. Ein visueller Zeitplan hilft den Beteiligten, ein besseres Gefühl dafür zu bekommen, was bis wann erledigt werden muss.
Eine Vorlage für einen Projektzeitplan ist eine vielseitige Möglichkeit zur Visualisierung von Meilensteinen, Prozessen und Zielen. Ein klarer Zeitplan ist in der Tat das Rückgrat eines soliden Projektplans. Verwirrung in Bezug auf Fristen und was für diese Fristen erforderlich ist, ist ein häufiges Problem, mit dem viele Teams bei der Arbeit an einem Projekt konfrontiert sind.
Verwandt: Wie man einen umfassenden Projektmanagementplan schreibt (+ Beispiele)
Als Erstes sollten Sie jedoch Ihre Projektziele festlegen. Verwenden Sie eine einfache Mind Map, wie die unten stehende, um die Aufgaben entsprechend Ihren Zielen zu kategorisieren.
Jetzt können Sie mit der Planung Ihres Projekts beginnen.
Projektplan Zeitleiste Infografik Vorlage
Diese Vorlage für einen Projektzeitplan verwendet verschiedene Farben, um die Aufgaben für jede Woche zu kategorisieren. Es ist eine kompakte und kreative Art, einen Projektplan zu präsentieren. Tatsächlich sind horizontale Zeitplan-Layouts sehr beliebt, da sie sich leicht in eine Präsentation einfügen lassen.
Verwandt: 120+ Beste Präsentationsideen, Design-Tipps & Beispiele
Horizontale Zeitleisten sind allerdings schwieriger auf einer Briefseite unterzubringen. Wenn Sie dies vorhaben, sollten Sie weniger als sieben Punkte verwenden und die Beschreibungen für jeden Punkt kurz halten.
Vorlage für einen Projektzeitplan für den Planungsprozess
Dieses Schlangen-Zeitleisten-Layout wie das obige ist ideal für Zeitleisten mit vielen Punkten und wenig Text. Sie sind sehr platzsparend. Verwenden Sie sie nur, wenn Sie sich auf das Visuelle konzentrieren wollen, z. B. wenn Sie einem Chef oder einem Kunden einen Überblick auf höchster Ebene geben wollen.
Monatlicher Zeitplan für die Projektmeilensteine
Bei der Gestaltung von Projektberichten und Diagrammen sind Farben besonders gut geeignet, um Informationen zu kategorisieren.
Mit Hilfe von Farben können Sie Aufgaben nach Typ, Woche, beteiligtem Team usw. kategorisieren. Diese Projektzeitplanvorlage verwendet abwechselnde Farben für die Zeilen (schwarz und orange), um das Auge des Lesers zu beschäftigen.
Es ist auch wichtig, dass Sie Ihre Projekte in kleinere Aufgaben mit gestaffelten Fristen aufteilen. Die obige Vorlage für den Projektzeitplan enthält spezifische Termine für Aufgaben, die innerhalb eines jeden Monats erledigt werden müssen.
Vorlage für einen Zeitplan für ein gemeinnütziges Fundraising-Projekt
Diese Vorlage für einen Projektzeitplan eignet sich aufgrund ihrer Größe und der Tatsache, dass es sich um eine Übersicht auf höchster Ebene handelt, auch gut für eine Präsentationsfolie.
Das einzigartige Design und die leuchtenden Farben eignen sich hervorragend für die Präsentation bei potenziellen Investoren, sei es für eine neue Geschäftsidee oder zur Beschaffung von Mitteln für Ihre gemeinnützige Organisation.
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Vorlage für eine Zeitleiste für den kreativen Designprozess
Vorlagen für Projektzeitpläne können Ihnen helfen, einen Schritt zurückzutreten und sich einen Überblick zu verschaffen, vor allem, wenn Sie sich in der Anfangsphase der Projektplanung befinden.
Die obige Vorlage für einen Projektzeitplan bietet einen Überblick über alle Schritte, die an einem bestimmten Projekt beteiligt sind. Außerdem werden Symbole verwendet, um das visuelle Interesse zu steigern und die verschiedenen Phasen leicht zu identifizieren.
Sie könnten diesen Projektzeitplan in ein Pitchdeck, einen Geschäftsplan oder ein Angebot für einen Kunden einfügen.
Verwandt: Wie man eine Infografik mit Zeitleiste erstellt: Der ultimative Leitfaden
2. Verwenden Sie eine einfache Projektplanvorlage, um den Überblick zu behalten
Wenn Ihr Team an einem großen Projekt arbeitet, ist es manchmal schwer, den Überblick zu behalten. Vielleicht arbeiten Sie schon so lange an einem bestimmten Teil, dass Sie vergessen, was davor war. Oder welche Aufgaben danach kommen, die man im Auge behalten muss.
Ohne all diese Informationen werden Fehler gemacht und Verzögerungen sind vorprogrammiert. Deshalb ist es eine gute Idee, eine einfache Projektplanvorlage zu verwenden, die wichtige Informationen wie Umfang und Zeitrahmen enthält.
Einfache Projektplanvorlage
Diese einfache Projektplanvorlage verwendet Symbole, um zu verdeutlichen, was Teil des Arbeitsumfangs ist, und als Aufzählungspunkte. Sie ist einfach zu bearbeiten (und sieht sauber und modern aus) und deckt alle wichtigen Punkte ab.
Die Festlegung eines Zeitrahmens mit umsetzbaren kurz- und langfristigen Zielen ist von entscheidender Bedeutung, ebenso wie die Beschreibung, wie Sie Ihre Fortschritte bewerten und überwachen wollen.
Verwandt: Die 4 Phasen des Projektlebenszyklus (mit Vorlagen)
Ihr Projektplan sollte während des Projektverlaufs die Quelle der Wahrheit sein. Daher ist es wichtig, dass der Umfang, der Zeitrahmen, das Budget und die Bewertungsprozesse von Anfang an festgelegt werden.
Vorlage für einen einfachen Projektplan
Verwenden Sie eine einfache Projektplanvorlage, wenn Sie nur die wichtigsten Meilensteine und Aufgaben skizzieren müssen. Sie können sie als einfachen Fahrplan verwenden, an dem sich Ihr Team orientieren kann, damit es organisiert und auf Kurs bleibt.
Diese einfache Vorlage eignet sich auch gut als Präsentationsfolie, wenn Sie eine Präsentation vor Interessengruppen halten.
Profi-Tipp: Wie Sie Venngage-Vorlagen mit PowerPoint verwenden können, erfahren Sie in unserem Leitfaden How to Make Better Infographics for PowerPoint.
Vorlage für einen einfachen Projektkommunikationsplan
Nichts ist für den Erfolg eines Projekts so entscheidend wie eine effektive Kommunikation, so ein Forschungspapier des Project Management Institute. Tatsächlich nehmen die negativen Auswirkungen einer schlechten Kommunikation auf die Kosten und den Zeitplan mit dem Fortschreiten des Projekts zu.
Deshalb sollten Sie von Beginn eines Projekts an einen Projektkommunikationsplan erstellen, wie den oben beschriebenen. Der Plan sollte enthalten, welche Formate für die Kommunikation von Inhalten geeignet sind (z. B. E-Mail-Updates im Vergleich zu einem formellen Bericht), an wen und wann.
Einfache Roadmap-Projektplanvorlage
Ein Plan für das “Weiter, Jetzt, Später” kann Ihrem Team ebenfalls sehr helfen. In der obigen Vorlage für einen einfachen Projektplan sind die einzelnen Schritte extrem einfach und leicht zu befolgen.
Außerdem wird deutlich, worauf dieses Team mit jeder seiner Veröffentlichungen hinarbeitet.
Da die meisten Projektpläne nicht in Stein gemeißelt sind – es handelt sich um agile Dokumente, die wahrscheinlich im Laufe der Zeit angepasst werden müssen – ist manchmal eine viel einfachere Projektplanvorlage die beste Lösung. Sie ist leichter zu bearbeiten und daher flexibler.
Einfache mehrseitige Projektplanvorlage
Wenn Sie einen mehrseitigen Projektplan benötigen, können Sie ihn trotzdem einfach und leicht verständlich halten, indem Sie Ihre Informationen auf ansprechende Weise mit Illustrationen, großen Überschriften und viel Leerraum organisieren, wie in der Vorlage oben.
3. Verwenden Sie eine Vorlage für einen Projektplan, um einen Fahrplan für die Fertigstellung zu erstellen.
Manchmal müssen Sie einen Projektplan vor Personen außerhalb des Unternehmens vorstellen. Heutzutage könnte das ein Investor, ein neuer Kunde oder ein potenzieller Mitarbeiter sein.
In diesen Fällen sollten Sie einen einfachen Projektplan (oder Fahrplan) erstellen. Und halten Sie ihn immer bereit, wenn Sie in eine Besprechung gehen.
Diese Art von Projektplan hilft dabei, komplizierte interne Abläufe auf einen Nenner zu bringen.
Vorlage für einen einfachen Projektplan
Diese Projektplanvorlage zeigt schnell, welche Teams für welche Aufgaben in bestimmten Zeiträumen verantwortlich sind. Sehr leicht zu verstehen.
Sie können Ihre Aufgaben auch nach Priorität kategorisieren. Wählen Sie einfach eine entsprechende Farbe für jede Prioritätsstufe, wie in der untenstehenden Vorlage für den monatlichen Projektplan.
Profi-Tipp: Mit dem einfachen Roadmap-Maker-Tool von Venngage erstellen Sie Roadmaps in wenigen Minuten. Kein Design-Know-how erforderlich.
Moderne Projektplanvorlage
Eine vertikale Infografik ist eine kreative Möglichkeit, die Aufgaben und den Zeitplan für die Durchführung eines Projekts darzustellen. Große Symbole helfen dem Leser, jeden Schritt besser zu verstehen. Außerdem sind die Meilensteine aufgegliedert und leicht zu überfliegen.
Zeitleiste Projektplan Vorlage
Sie sind nicht auf der Suche nach einem Fahrplan? Sie können auch eine Zeitplan-Infografik verwenden, um Ihren Zeitplan zu planen. Sie können nicht nur Aufgaben hinzufügen, sondern auch alle Risiken, Abhängigkeiten und Einschränkungen in jeder Phase, die den voraussichtlichen Fertigstellungstermin verschieben könnten.
Profi-Tipp: Sobald Sie Ihre Projektplan Vorlage angepasst haben, können Sie sie im Online-Editor von Venngage als PDF, interaktives PDF oder PNG herunterladen.
4. Eine Vorlage für eine Projektcheckliste bietet einen Überblick über die wichtigsten Ergebnisse
Eine Projekt-Checkliste kann sehr detailliert sein, aber auch einen Überblick über einen langwierigen Prozess aus der Vogelperspektive geben.
Checklistenvorlage für Onboarding-Projekte
Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist ein Projekt, das geradezu nach einer Checkliste schreit. So können Sie den Einführungsprozess einfach und übersichtlich dokumentieren. So bleiben sowohl der Ausbilder als auch der Auszubildende motiviert und auf Kurs.
Mit der obigen Vorlage für eine Projekt-Checkliste kann ein Vorgesetzter einen Blick auf den umfangreichen Onboarding-Prozess seines Unternehmens werfen und seine Verantwortlichkeiten in Bezug auf neue Mitarbeiter an ihrem ersten Tag, in ihrer ersten Woche, ihrem ersten Monat oder sogar ihrem ersten Jahr im Auge behalten.
Einfache Projekt-Checkliste Vorlage
Möchten Sie auf Ihrer Checkliste schnell Elemente hinzufügen und löschen? Die obige Projektplan-Checkliste ist eine intelligente Vorlage, d. h. Sie müssen nur auf Hinzufügen oder Löschen drücken, um Zeilen hinzuzufügen oder zu entfernen.
HR Projekt Checkliste Vorlage
Diese Projekt-Checklistenvorlage ist für das Onboarding gedacht, aber Sie können sie für jedes Projekt anpassen und die Aufgaben nach Meilensteinen unterteilen.
Schicken Sie die Checkliste an Ihr Team, damit es genau weiß, was von ihm verlangt wird.
Profi-Tipp: Sie sind kein Designer? Kein Problem! Mit dem Checklist Maker von Venngage können Sie noch heute kostenlose Checklisten online erstellen.
5. Verwenden Sie eine Vorlage für einen Projektstatusbericht, um Ihren Fortschritt visuell zu verfolgen
Sobald Ihr Team mit der Arbeit an einem Projekt beginnt, wird es mit ziemlicher Sicherheit Änderungen am Projektplan geben, die vorgenommen werden müssen. Es tauchen unvorhergesehene Hindernisse auf, bestimmte Aufgaben dauern länger als erwartet, und andere Probleme treten auf.
Deshalb ist es wichtig, sich nicht nur Ziele zu setzen, sondern auch während des gesamten Prozesses über Ihre Fortschritte zu berichten. Die Erstellung eines Projektstatusberichts hilft Ihnen dabei, den Überblick über Ihre Fortschritte zu behalten und sie gleichzeitig effektiv mit anderen Parteien zu kommunizieren.
Vorlage für einen monatlichen Projektstatusbericht
Ihr Bericht muss nicht kompliziert sein. Diese Vorlage für einen Projektstatusbericht bietet eine einfache, einseitige Momentaufnahme, die die Beteiligten auf einen Blick verstehen können. Der Status der einzelnen Punkte und alle Probleme sind leicht zu überfliegen.
Einfache Vorlage für einen Projektstatusbericht
Diese Vorlage für einen Projektstatusbericht verfügt über einen coolen “Projektabschluss”-Balken, so dass jeder auf einen Blick den aktuellen Status erkennen kann. Diese Vorlage geht über Probleme hinaus und hebt alle Risiken, Variablen oder Annahmen hervor, die das Erreichen des nächsten Meilensteins oder den Abschluss des Projekts beeinträchtigen könnten.
Vorlagen für Projektmanagement-Statusberichte
Wenn Sie jedoch einen Statusbericht an Ihre Stakeholder senden, möchten Sie vielleicht mehr Kontext einbeziehen. In diesem Fall kann eine mehrseitige Vorlage für einen Projektstatusbericht erforderlich sein.
Wenn Sie einen mehrseitigen Projektplan erstellen, sollten Sie unbedingt eine Zusammenfassung einfügen. Dadurch wird Ihr Projektplan leserfreundlicher und lässt sich leichter überfliegen.
Profi-Tipp: Bei Projektplänen mit intensiver Zusammenarbeit ist es wichtig, dass sie für alle Teammitglieder leicht zugänglich sind. Mit Real-Time Collaboration können Teams zusammenarbeiten, um Pläne zu entwerfen, Feedback zu geben und Bearbeitungen in Echtzeit vorzunehmen. Erfahren Sie hier mehr über Real-Time Collaboration.
6. Arbeitsplan-Vorlage
Möchten Sie eine einfachere Lösung für die Erstellung eines Arbeitsplans? Versuchen Sie es mit einer Arbeitsplanvorlage. Fügen Sie einfach Ihren Text hinzu, um den Plan für jeden Tag auszufüllen. Oder verwenden Sie unser Kalender erstellung stool, um Planvorlagen zu durchsuchen und sie kostenlos anzupassen.
Vorlage für einen Arbeitsplan für Vertriebsmaßnahmen
Diese Vorlage für einen Arbeitsplan im Vertrieb geht über die Planung hinaus. Sie hilft Managern auch dabei, die Qualität der Arbeit zu bewerten und festzustellen, ob die betreffenden Mitarbeiter in der Lage waren, ihre Fristen einzuhalten. Das ist ein großer Vorteil, wenn es um die Leistungsbeurteilung geht.
Vorlage für einen einfachen Arbeitsplan
Die Projektdurchführung hängt davon ab, dass zunächst alle Aufgaben und Aktivitäten ordnungsgemäß geplant werden. Sobald Sie dann loslegen, können Sie den Fortschritt auf der Grundlage Ihres Fahrplans überwachen. Eine kontinuierliche Überwachung ist von entscheidender Bedeutung. Seien Sie darauf vorbereitet, Ihre Ziele und Ihren Fahrplan im Laufe des Projekts zu überarbeiten.
In dieser einfachen Vorlage für einen Arbeitsplan ist klar ersichtlich, welches Team für was und wann zuständig ist, so dass Sie alle Beteiligten bei der Durchführung der Arbeiten auf dem Laufenden halten können.
7. Verwendung einer Vorlage für eine Prozesslandkarte zur Kommunikation zwischen Teams
Die Kommunikation zwischen verschiedenen Teams kann manchmal ein Albtraum sein, vor allem, wenn Ihr Unternehmen weiter wächst. Es ist üblich, dass verschiedene Personen eine bestimmte Sache mit verschiedenen Namen bezeichnen, und das kann zu unnötiger Verwirrung führen. Zum Beispiel, wie die Leute ein Erfrischungsgetränk nennen: “Soda”, “Cola” oder “Pop”, aber es bedeutet genau das Gleiche.
Die Zuweisung gemeinsamer Bezeichnungen für die einzelnen Prozessschritte in Ihrem Projektplan kann die Kommunikation also etwas erleichtern.
In der nachstehenden Vorlage für die Prozesslandkarte haben sie acht einfache Schlüsselwörter für jeden Schritt ihres Projekts verwendet.
Die gebräuchlichen Wörter und Ausdrücke in dieser einfachen Projektplanervorlage machen die Kommunikation viel reibungsloser. Jetzt weiß das Produktteam genau, was Sie meinen, wenn Sie sagen, dass Sie an dem Schritt “Skizze” arbeiten.
Diese Vorlage für den Projektablauf stützt sich einfach auf die Beschriftung “Schritt 1” usw., um die Dinge übersichtlich zu halten.
Weitere Lektüre: Unser Leitfaden zur Erstellung von Prozessinfografiken mit Vorlagen.
8. Marketing-Projektplan-Vorlage
Der Erfolg eines Marketingplans hängt von der Vereinbarung klarer Ziele ab – einschließlich spezifischer Messgrößen – und der Beschreibung der Schritte, die Ihr Team unternehmen wird, um diese Ziele zu erreichen.
Content-Marketing-Projektplan-Vorlage
Diese Vorlage für einen Marketing-Projektplan ist unglaublich detailliert und enthält Abschnitte für Ziele, Konkurrenzanalysen, Arbeitsabläufe und mehr. Klicken Sie auf das Bild der Vorlage, um eine vollständige Vorschau zu erhalten.
Projektmanagement Marketingplan Vorlage
Manchmal benötigen Sie jedoch einen einfachen Projektmarketingplan, um Ihre Agentur zu präsentieren und einen Überblick zu geben, wie es diese Vorlage tut.
Weitere Lektüre: Unser Leitfaden für Marketingpläne, einschließlich Tipps zur Formatierung, zur kreativen (und einfachen) Visualisierung von Daten und Vorlagen für den Einstieg.
9. Vorlagen für strategische Pläne für gemeinnützige Organisationen
Gemeinnützige Strategie und Planung sind zwei verschiedene Dinge – Planung ist die Umsetzung einer Strategie, sagt sgENGAGE. Für den Anfang sollten Sie eine SWOT-Analyse durchführen, um die einzigartigen Stärken Ihrer gemeinnützigen Organisation zu verstehen.
Sie können auch einen vollständigen Strategieplan erstellen, um Prioritäten, Ziele, wichtige Interessengruppen und mehr zu ermitteln. Diese Infografik zeigt die besten Praktiken für diesen Prozess auf. Klicken Sie auf das Bild, um die vollständige Grafik zu sehen.
Im Folgenden werden wir uns mit spezifischen Aspekten des Planungsprozesses in gemeinnützigen Organisationen befassen.
Nonprofit-Fundraisingplan-Vorlage
Ein Zeitplan für die Mittelbeschaffung kann für Ihre Kampagne von entscheidender Bedeutung sein – von Anfang bis Ende. Nehmen Sie ihn in Ihren Fundraising-Plan auf, um die Ziele zu veranschaulichen.
Fügen Sie sie dann im Laufe der Kampagne in Ihre internen Berichte ein, um den bisher gesammelten Betrag anzuzeigen. Sie können sie auch an Ihre Spenderinnen und Spender weitergeben, um sie zu motivieren, ihren Beitrag zu leisten, während Sie sich Ihrem Ziel nähern.
Sie können auch einen Zeitplan für die Spendensammlung in Ihren Abschlussbericht für die Spender Ihrer gemeinnützigen Organisation aufnehmen, um zu zeigen, was sie erreicht haben. Das ist die perfekte Art, sich zu bedanken, und außerdem eine gute Möglichkeit, Spender zu binden und zu wiederholten Spenden zu ermutigen.
Nonprofit Kommunikationsplan Vorlage
Ein Kommunikationsplan sollte Ihre Organisation auf wichtige Ereignisse oder Termine vorbereiten, aber auch flexibel genug sein, um sich an veränderte Zeiten anzupassen, rät der Council of Nonprofits.
Es ist wichtig, dass Sie sich über Ihre Ziele klar werden, wer Ihre Zielgruppe ist (Personas) und welche Kanäle und Geschichten für diese Zielgruppe am effektivsten sind. Diese Vorlage geht auf all diese Bereiche ein.
Denken Sie auch daran, eine Zeitleiste mit wichtigen Ereignissen und besonderen Tagen wie dem Welttag der seelischen Gesundheit einzufügen.
Weitere Lektüre: Unser kompletter Leitfaden für Nonprofit-Marketing oder Nonprofit-Kommunikation.
10. Prozessmapping im Gesundheitswesen
Die Verwendung von Projektprozesslandkarten im Gesundheitswesen hilft den Beteiligten, den gesamten Prozess zu verstehen, ohne auf eine verwirrende Dokumentation zurückgreifen zu müssen. Visuelle Darstellungen erleichtern das Verständnis, insbesondere was die Abfolge eines Projekts betrifft.
Diese visuellen Darstellungen können die Form von Zeitleisten, Flussdiagrammen, Schritt-für-Schritt-Infografiken und mehr annehmen. Dieser Zeitplan für den Planungsprozess bietet einen umfassenden Überblick über den Bau eines neuen Krankenhauses, vom Leistungsangebot bis zu den architektonischen Plänen.
Prozessmapping im Gesundheitswesen hilft auch dabei, ein bestehendes System zu skizzieren und dann zu analysieren, wie dieses System verbessert werden kann.
Erfahren Sie mehr: Venngage für Organisationen im Gesundheitswesen
Diese Prozesslandkarte befasst sich mit der Frage, wie Organisationen des Gesundheitswesens neue medizinische Verwaltungsprozesse einführen können.
Weitere Lektüre: Unser Beitrag über Branding-Leitlinien, einschließlich einer Vorlage speziell für die Gesundheitsbranche.
11. Marketingstrategie für Finanzdienstleistungen
Finanzdienstleistungen haben sich bei der Gewinnung neuer Kunden in der Regel auf Empfehlungen verlassen. Die Millennials und die Generation X recherchieren jedoch lieber selbst im Internet, was neuere Marketingstrategien wie Suchmaschinenoptimierung, Content- und E-Mail-Marketing unerlässlich macht.
Unser Leitfaden für Marketingpläne enthält ausführliche Vorlagen, die Ihnen bei der Planung der für Sie geeigneten Strategien helfen. Hier konzentrieren wir uns auf Infografiken und Diagramme für die Planung von Marketingstrategien auf hohem Niveau für Finanzdienstleistungen.
Diese Ebenen-Infografik kann so editiert werden, dass sie die wichtigsten Teile eines Marketingplans wie lokale SEO oder Videomarketing visualisiert.
Sie können auch eine Mind Map verwenden, um Ihre gesamte Marketingstrategie zu planen, von der Kontaktaufnahme über Inhalte bis hin zum Inbound, wie in dieser Vorlage.
Weitere Lektüre: Unser Beitrag über Fallstudienbeispiele mit Vorlagen, die branchenübergreifend funktionieren.
Bewährte Verfahren für die Projektplanung
1. Schritte in einem Prozess mit Symbolen veranschaulichen
Mehrere Studien haben ergeben, dass sich Menschen Bilder besser merken können als Worte. Suchen Sie daher nach Möglichkeiten, visuelle Gedächtnisstützen in Ihren Projektplan einzubauen.
Icons sind eine der visuellen Darstellungsformen, mit denen sich Informationen besser einprägen lassen. Kombinieren Sie eine Ikone mit einem wichtigen Text, damit sie herausstechen und im Gedächtnis des Lesers bleiben.
In dieser Vorlage für einen Projektzeitplan wird zum Beispiel jeder Schritt des Prozesses durch ein Symbol veranschaulicht. Dies hilft, die Informationen zu verdeutlichen, und gibt den Lesern ein visuelles Hilfsmittel an die Hand:
2. Verwenden Sie eine Zeitleiste, um einen Überblick über Ihren Projektplan zu geben.
Ihr Projektplan sollte zwar die Einzelheiten Ihres Projekts enthalten, aber eine visuelle Zusammenfassung hilft Ihrem Team, den Überblick zu behalten.
Verwenden Sie eine Vorlage für einen Projektzeitplan, der einen Überblick über die Phasen Ihres Projekts sowie die voraussichtlichen Anfangs- und Abschlussdaten enthält. So kann Ihr Team schnell auf den Zeitplan zurückgreifen, ohne sich einen Haufen Text durchlesen zu müssen.
In dieser Vorlage für einen Projektzeitplan werden zum Beispiel die Aufgaben und Meilensteine für jeden Monat eines Jahres aufgeführt:
3. Beziehen Sie das Thema Ihres Projekts in Ihr Design ein
Auch wenn bei der Gestaltung Ihres Projektplans die Funktion im Vordergrund stehen sollte, ist es dennoch wichtig, Wege zu finden, um Ihr Design ansprechend zu gestalten.
Schließlich wird Ihr Projektplan dazu beitragen, das Vertrauen Ihres Teams – und der Geldgeber – zu stärken. Vor allem, wenn Sie etwas von Ihrem Branding in den Entwurf einbringen können.
Das Hinzufügen überraschender Designelemente wird dazu beitragen, die Leser zu fesseln und zu begeistern. Eine einfache Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Einbindung von Symbolen und Bildern, die das Thema Ihres Projekts widerspiegeln.
Diese Projektplanungsvorlage für ein Bäckereiunternehmen enthält zum Beispiel einen Donut:
4. Verwenden Sie ein Diagramm, um den Prozess Ihres Projekts zu verfolgen
Bestimmte Phasen Ihres Projekts können mehr oder weniger Zeit in Anspruch nehmen als erwartet. Deshalb ist es wichtig, Ihre Fortschritte zu verfolgen, damit Sie Ihre Ziele anpassen können. Die Verfolgung Ihrer Fortschritte hilft Ihnen auch dabei, bei der Planung künftiger Projekte fundierte Entscheidungen zu treffen.
Sie können Ihr Projekt mit Hilfe eines flexiblen und leicht zu aktualisierenden Diagramms verfolgen, wie die von Venngage angebotenen Diagrammvorlagen. Auch unsere Vorlagen für Prozessinfografiken können hier nützlich sein, wenn Sie die Phasen eines Projekts visualisieren möchten.
Diese Projektplanungsvorlage verwendet beispielsweise ein einfaches Balkendiagramm, um die Dauer der einzelnen Phasen zu verfolgen. Die Aktualisierungen werden in der oberen rechten Ecke angezeigt:
Mit Venngage können Sie mehrere Kopien eines Entwurfs erstellen. Wenn Sie ein Diagramm oder einen Zeitplan aktualisieren, ist es eine gute Idee, eine Kopie früherer Iterationen zu behalten.
5. Verwenden Sie eine Projektplanvorlage, um Aufgaben oder Ereignisse zu verfolgen
Gibt es bestimmte Termine, an denen bestimmte Aufgaben erledigt werden müssen? Vielleicht möchten Sie einen Kalender erstellen, in dem festgelegt ist, was an welchem Tag erledigt werden soll.
Wenn Ihr Team z. B. eine Veranstaltung wie eine Konferenz durchführt, ist ein Kalender notwendig, um Veranstaltungen für bestimmte Daten zu organisieren.
In dieser Projektplanvorlage sind die Ereignisse beispielsweise nach Typ farblich kodiert, was das Einlesen erleichtert:
6. Bewerten Sie Ihren Prozess anhand eines Symboldiagramms
Ein Symboldiagramm verwendet (Sie haben es erraten) Symbole zur Darstellung von Maßeinheiten. Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, Ihren Projektplan zu verschönern, sollten Sie nach Möglichkeiten suchen, Informationen zu visualisieren, die Sie hervorheben möchten. Ein Symboldiagramm ist eine kreative und effektive Möglichkeit, dies zu tun.
In dieser Vorlage für einen Projektstatusbericht werden beispielsweise Häkchensymbole verwendet, um den Erfolg von drei verschiedenen Aspekten des Projekts zu bewerten:
7. Veranschaulichen Sie die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Projekten anhand eines Flussdiagramms und einer Infografik.
Bei Venngage verwenden wir sehr gerne Flussdiagramme in allen Bereichen unserer Planung. Diese Grafiken sind eine solide Methode, um zu zeigen, wie ein Projekt ablaufen sollte und wie die einzelnen Teile miteinander verbunden sind.
Und wenn Ihr Team an einem komplizierten Prozess arbeitet, kann eine visuelle Darstellung helfen, alles zu organisieren.
Im obigen Projektplanbeispiel wurde ein Flussdiagramm verwendet, um den Produktivitätsplan durchzuarbeiten.
Auf diese Weise konnten die Designer zeigen, wie jeder Schritt zusammenhängt und wie er die anderen Schritte beeinflusst. Hätten sie all diese Informationen nur aufgelistet, wären die Beziehungen zwischen ihnen verloren gegangen.
Wir empfehlen, ein Flussdiagramm zu verwenden, um zu erklären, wie ein einzelner Teil funktioniert, und nicht für einen ganzen Projektplan.
Mit Venngage können Sie Flussdiagramme erstellen, die funktional sind und gut aussehen.
Projektplanbeispiele aus der Geschäftswelt
Wenn Sie noch etwas mehr Inspiration für Ihre Projektpläne brauchen, sollten Sie sich einige der folgenden Beispiele ansehen.
Checkliste für die Projektleitung
Wenn es an der Zeit ist, Ihr Projekt oder Produkt auf den Markt zu bringen, ist es wichtig, genau zu verfolgen, was zu tun ist.
In einem kleineren Unternehmen ist es einfach, den Überblick darüber zu behalten, woran alle arbeiten. Aber wenn Ihre Marke wächst, wird dies fast zu einer unmöglichen Aufgabe. Vor allem, wenn die Mitarbeiter anfangen, sich in kleinere Teams aufzuteilen, um ein Projekt in Angriff zu nehmen.
Mit einer einfachen Projektmanagement-Checkliste wie dem folgenden Beispiel können Sie sicherstellen, dass alles rechtzeitig erledigt wird:
In diesem Beispiel für einen Projektplan wird eine breite Palette von Farben verwendet, um die Aufgaben nach Teams aufzuschlüsseln. Auf diese Weise können die Manager schnell erkennen, was als nächstes zu tun ist.
Außerdem gibt das Abhaken von Aufgaben wie dieser jedem Team das Gefühl, auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten. Sie können dieses Beispiel sogar ausdrucken und in Ihrem Büro aufhängen, damit alle genau wissen, was vor sich geht.
Beispiel für einen Projektplan mit mehreren Bildern
Wie Sie in diesem Artikel gesehen haben, gibt es nicht das eine Projektplanbeispiel, das perfekt zu jedem Unternehmen passt. Einige einfache Projekte benötigen vielleicht nur ein Flussdiagramm, aber andere könnten verschiedene visuelle Darstellungen für einen mehrseitigen Marketingplan benötigen.
Deshalb sollte Ihr Projektplan eine Mischung aus verschiedenen visuellen Darstellungen verwenden, um den Prozess effizient zu erklären. Oder in manchen Fällen viele Prozesse, wie in diesem schönen Projektplan unten:
Dieses Beispiel für einen Projektplan ist fast schon ein Kunstwerk, aber es bringt die Sache dennoch sehr gut auf den Punkt.
Mit einem Flussdiagramm zur Veranschaulichung ihres Ideenfindungsprozesses:
Ein Projektplan, der den Zeitplan für die Veröffentlichung aufschlüsselt:
Und sogar dieses einzigartige Blasendiagramm:
Insgesamt handelt es sich um einen der einzigartigsten Projektpläne, die wir je gesehen haben.
Beispiel für einen Projektplan mit Schwerpunkt auf den zu erbringenden Leistungen
Bei Venngage versuchen wir sicherzustellen, dass wir am Ende eines jeden Projektschritts ein Ergebnis vorweisen können. Andernfalls drehen wir uns nur im Kreis und arbeiten an Dingen, die in diesem Schritt nicht wirklich wichtig sind.
Falls Sie es noch nicht wussten: Ein Arbeitsergebnis ist etwas Greifbares, das Sie dem Rest des Teams zeigen können. Wie in dieser einfachen Projektplanungsvorlage gehören dazu auch Ergebnisse wie ein Bericht oder eine Präsentation:
Oftmals scheitern einfache Projektpläne, weil sie keine Leistungen auflisten oder die Leistungen zu vage sind.
Eine gute Arbeit ist zum Beispiel sehr beschreibend und hat ein Fälligkeitsdatum. Ein schlechtes Dokument ist offen und hat nie ein Enddatum im Sinn.
Denken Sie einfach daran, Ihr Projekt realistisch zu planen, und Sie werden gut vorbereitet sein.
Beispiel für einen Projektplan, der Werkzeuge und Prozesse aufschlüsselt
Manchmal ist es nicht die beste Lösung, seinem Team zu sagen, es solle einfach etwas tun. Vor allem dann nicht, wenn ein Termin näher rückt, der eingehalten werden muss. Man kann mit Sicherheit sagen, dass eine Menge Zeit verschwendet wird, während sie versuchen herauszufinden, wo sie anfangen sollen.
Ein guter Planer gibt diesen Teammitgliedern jedoch die Werkzeuge an die Hand, die sie für den Erfolg benötigen. So wie in diesem Beispiel für einen Projektplan für ein Startup-Wochenende:
Am Ende dieses kühnen Projektplans finden Sie eine Handvoll von Werkzeugen und Verfahren, die bei jedem Schritt befolgt werden sollten.
Jetzt können diese Leute sofort loslegen und ihre Aufgaben rechtzeitig erledigen. Anstatt die Hälfte der Zeit mit der Suche nach der Lösung zu verschwenden.
Beispiel für einen Infografik-Projektplan
Gute Designarbeit ist konsistent, so einfach ist das. Sie möchten, dass sich jede Ihrer Grafiken gleich anfühlt und gleich aussieht. Andernfalls werden sich die Leute auf die zufälligen Designelemente konzentrieren, anstatt auf den wichtigen Inhalt.
Überlegen Sie einmal, wie sehr Sie ein einfacher Rechtschreibfehler in einer E-Mail oder einer Präsentation gestört hat. Inkonsistente Designentscheidungen sind so etwas wie Tippfehler in der Welt des Designs.
Außerdem kann diese Konsistenz dem Leser helfen, Informationen schnell zu erfassen. Designelemente wie Farben, Formen und Symbole können jedem komplexen Projektplan eine Menge Kontext verleihen.
In dieser Projektplan-Infografik werden farbige Linien verwendet, um die Antwort auf eine Frage anzuzeigen. Dann fügten sie einfache flache Symbole hinzu, um jeder Frage einige unterstützende Informationen zu geben. Und eine einzelne Form zur Veranschaulichung der Ergebnisse für jeden Prozess.
Dies ist vielleicht nicht das traditionellste Beispiel für einen Projektplan, aber es bringt mit seinen vielen visuellen Elementen den Punkt auf den Punkt.
Projektplan FAQs
Was ist eine Projektplanvorlage?
Ein Projektplan ist ein wichtiges Dokument, um ein Projekt auf Kurs zu halten. In Ihrem Projektplan legen Sie den Umfang, die Ziele, die zu erbringenden Leistungen und die Fristen für Ihr Projekt fest.
Hier ein Beispiel für einen Projektplan in Form einer Zeitleiste:
Wie planen Sie ein Projekt von Anfang bis Ende?
Der eigentliche Beginn des Prozesses ist einer der schwierigsten Teile der Projektplanung. Das liegt daran, dass es so viele Möglichkeiten gibt, dass man vielleicht gar nicht weiß, womit man anfangen soll.
Ihr Team hat vielleicht so viele Ideen, dass es innerhalb weniger Minuten überwältigend und unorganisiert wird.
Wenn Sie sich also nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, nutzen Sie eine dieser Tabellen, um Ihre Kreativität zu wecken.
Mit dieser einfachen Vorlage für eine Prozesslandkarte können Sie die Planung auf strukturierte Weise beginnen.
Jeder Schritt hilft Ihnen bei der Definition von Zielen, Zukunftsplänen und einer Menge anderer Metriken, ohne sich ablenken zu lassen, und führt Sie durch die Planung eines Projekts von Anfang bis Ende. Dieses einfache Projektplan-Diagramm verfolgt das gleiche Ziel.
Was sind die wichtigsten Elemente eines Projektplans?
Ein Projektplan sollte diese Fragen beantworten:
- Was ist der Zweck dieses Projekts (welches Problem soll damit gelöst werden)?
- Was sind die wichtigsten Ergebnisse?
- Wie sieht der Zeitplan aus, einschließlich der Fristen?
- Wer gehört zum Team für dieses Projekt und welche Rolle wird er spielen?
- Welche Ressourcen werden für die Durchführung dieses Projekts benötigt?
Das Problem ist, dass sich die Leute in die Erstellung eines Projektplans stürzen, ohne dessen Zweck oder die Bedeutung der einzelnen Abschnitte zu verstehen.
Ihr Projektplan muss so organisiert, konzentriert, lesbar und ansprechend sein, dass er die Aufmerksamkeit Ihres Teams auf sich zieht.
Dies ist besonders wichtig, wenn Sie Ihren Projektplan in einen Unternehmens-Newsletter, einen Slack-Kanal oder eine Präsentation (intern oder für externe Stakeholder) einbinden – überall dort, wo Menschen ein Projekt auf einen Blick verstehen müssen.
Wie kann ich mit Venngage einen Projektplan erstellen?
Die Projektplanungsvorlagen in diesem Blogbeitrag lassen sich mit unserem Drag-and-Drop-Online-Editor ganz einfach anpassen.
Hier erhalten Sie einen kleinen Einblick in die Funktionsweise unseres Editors, einschließlich der Textbearbeitungsleiste, der Bibliothek mit Icons und Stockfotos (kostenlos), der Funktion zum Hochladen von Fotos und mehr.
So fangen Sie an:
- Registrieren Sie sich für ein kostenlosesVenngage-Konto.
- Stöbern Sie in unseren Projektplanvorlagen (einige sind kostenlos, andere kostenpflichtig).
- Klicken Sie auf die Vorlage, die Ihnen gefällt, und beginnen Sie, sie in unserem einfachen Online-Editor anzupassen.
- Erwerben Sie ein kostenpflichtiges Abo, um Ihren Projektplan als PDF, PNG oder im PowerPoint-Format herunterzuladen.
Zusammengefasst
Mit diesen grundlegenden Tipps sind Sie auf dem besten Weg, einen beeindruckenden – und effektiven – Projektplan zu erstellen. Denken Sie daran: Ein gut durchgeführtes Projekt beginnt mit einem soliden Plan.
Sie sind kein Designer? Kein Problem! Erstellen Sie einen ansprechenden Projektplan mit Venngage, dem einfachen Design-Tool für die Unternehmenskommunikation.