Was ist der PDCA-Zyklus und 14+ Vorlagen für den Einstieg

By Jennifer Gaskin, Jul 15, 2022

pdca cycle
Prozessverbesserung und Änderungsmanagement sind wichtige, aber schwierige Aufgaben in jeder Organisation. Die Einhaltung eines Prozessverbesserungssystems kann jedoch hilfreich sein, und viele Organisationen verlassen sich auf den PDCA-Zyklus, um ihre Prozesse zu verbessern.

Lassen Sie uns die Details von PDCA erkunden und prüfen, wie Unternehmen visuelle Kommunikationsmittel wie Infografiken, Checklisten, Flyer und mehr einsetzen können, um Teammitglieder bei der Bewältigung von Störungen zu unterstützen.

Erfahren Sie, wie Sie Venngage nutzen können, um Ihre Mitarbeiterschulungen und -entwicklungen sowie Materialien zur Prozessverbesserung visuell zu gestalten – und zwar ohne jegliche Design-Erfahrung.

 

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Was ist der PDCA-Zyklus?

Plan-Do-Check-Act, oder PDCA, ist ein Modell für die kontinuierliche Prozessverbesserung. Der Ingenieur und Unternehmensberater W. Edwards Deming entwickelte es in den 1950er Jahren, wobei er das Wort “Study” anstelle von “Check” verwendete, und es wurde als Deming-Rad oder Deming-Zyklus bekannt. Später wurde er von japanischen Ingenieuren modifiziert, was uns zur heutigen Version, dem PDCA-Zyklus, führte.

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Der PDCA-Zyklus ist für eine Reihe von Geschäftsanforderungen nützlich, einschließlich der Einführung neuer Produkte, der Überarbeitung größerer Prozesse und immer dann, wenn ein neuer Prozess oder eine Änderung in der Organisation eingeführt wird.

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Hier ein genauerer Blick auf die Schritte:

  • Planen: Identifizieren Sie das Problem oder die Frage, die Sie angehen wollen
  • Tun: Mögliche Lösungen für das Problem formulieren und testen
  • Prüfen: Prüfen Sie die Ergebnisse der einzelnen Tests (und ändern Sie manchmal die Testparameter und wiederholen Sie den Test)
  • Handeln: Implementieren Sie die Lösung, die Ihren Anforderungen am besten entspricht

Aus dem Namen und der Form des PDCA-Zyklus geht hervor, dass er fortlaufend ist. So wie ein Rad sich immer weiterdreht, ist der PDCA-Zyklus so konzipiert, dass Sie immer wieder von vorne beginnen, neue Probleme, die in Ihrem Prozess aufgetaucht sind, identifizieren und jeden Schritt erneut durchlaufen können.

Erfahren Sie mehr über die Einführung von Standardarbeitsanweisungen, nachdem Sie Ihren PDCA-Zyklus abgeschlossen haben.

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Was sind die größten Vor- und Nachteile des PDCA-Zyklus?

Der PDCA-Zyklus ist ein einfaches Konzept für die Prozessverbesserung, das jedoch nicht für jede Organisation geeignet ist. Was sind also die wichtigsten Vor- und Nachteile?

Vorteile

  • Einfach zu verstehen
  • Ermöglicht das Testen mehrerer Lösungen
  • Hohes Potenzial für bahnbrechende Innovationen

Benachteiligungen

  • Zeitaufwändig, nicht ideal für Krisen, die schnelle Lösungen erfordern
  • Erfordert ständiges Engagement, was die Ermüdung durch Veränderungen verstärken kann
  • Kann für groß angelegte organisatorische Veränderungen zu simpel sein

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Die Anwendung des PDCA-Zyklus für groß angelegte organisatorische Veränderungen setzt voraus, dass der Rahmen jeden Teil Ihres Unternehmens berücksichtigt, was bedeutet, dass der Zyklus ständig wiederholt wird. Je nach Umfang des Wandels und der Größe Ihrer Organisation kann dies unrealistisch sein.

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Wie verwenden Sie den PDCA-Zyklus?

Um den größtmöglichen Nutzen aus einem Instrument zu ziehen, muss es richtig eingesetzt werden, und das gilt auch für den Plan-Do-Check-Act-Zyklus. Lassen Sie uns einige mögliche Ergebnisse des PDCA-Zyklus und PDCA-Beispiele untersuchen, die Sie in Ihrer Organisation verwenden können.

PDCA-Verbesserungsplan für den Kundendienst

In dieser Vorlage wird detailliert dargestellt, wie eine Kundendienstabteilung PDCA nutzen kann, um ihre Prozesse zu verbessern. Sie können diesen Plan für die Kundenserviceteams Ihres eigenen Unternehmens oder für nahezu alle anstehenden Prozessverbesserungs- oder Änderungsmanagement Projekte anpassen.

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Beachten Sie die Verwendung von Symbolen und Illustrationen, um die Informationen zu veranschaulichen und den Plan gleichzeitig zu beleben. Wenn Sie eines dieser Symbole austauschen möchten, doppelklicken Sie einfach auf ein Symbol und wählen Sie eineAlternative:

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Beispiel für einen Marketing-PDCA-Zyklus

SEO und Content Marketing sind sozusagen ein kontinuierlicher PDCA-Zyklus. Denn wenn Sie versuchen, organischen Traffic auf Ihre Website zu bringen, müssen Sie ständig Ihre Zahlen überprüfen, neue Dinge ausprobieren und entscheiden, was am besten funktioniert.

Hier ist ein Beispiel für die Anwendung von PDCA zur Steigerung des Website-Traffics:

  • Plan: Beheben Sie den geringen Traffic auf wichtige Inhalte Ihrer Website
  • Tun: Entdecken Sie neue Methoden wie E-Mail-Marketing, soziale Medien, Anzeigen und Content-Marketing
  • Prüfen: Überprüfen Sie die Ergebnisse der einzelnen Methoden und stellen Sie fest, welche davon den Verkehr am stärksten erhöht haben.
  • Handeln: Je nach Ergebnis neue Methoden dauerhaft einführen. Wenn keine ausreichend war, beginnen Sie den Prozess erneut. Und wenn Sie eine der neuen Methoden übernehmen, setzen Sie den PDCA-Zyklus fort, um diese Methoden zu optimieren.

Verwenden Sie diese Marketing-Checkliste zur Optimierung Ihrer SEO- und Social-Media-Inhalte als Teil Ihres kontinuierlichen Engagements für PDCA.

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Beispiel für einen PDCA-Zyklus bei der Einstellung

Wenn Ihr Unternehmen Schwierigkeiten hat, die richtigen Mitarbeiter einzustellen, könnte das Problem mit Ihrem Einstellungs- und Einarbeitungsprozess zusammenhängen.

hiring process

 

Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie Sie ein Einstellungsproblem angehen und die Erfahrungen neuer Mitarbeiter durch den Einsatz von PDCA verbessern können:

  • Planen: Prüfung des Prozesses für Vorstellungsgespräche, Einstellung und Einarbeitung
  • Tun: Ermittlung der besten Quellen für gute Bewerber für verschiedene Arten von Stellen, Experimentieren mit Überprüfungsverfahren und Einführung neuer Einführungsmaterialien
  • Überprüfen: Vergleichen Sie die Effektivität und den Erfolg der Neueinstellungen in Bezug auf jeden neuen Aspekt des Einstellungsprozesses, überarbeiten Sie gegebenenfalls die im vorherigen Schritt angesprochenen Aspekte
  • Handeln: Änderungen festigen oder Experiment revidieren und neu beginnen

Wenn Ihr Unternehmen auf Einstellungsflyer oder Beiträge in den sozialen Medien angewiesen ist, um Interessenten auf offene Stellen aufmerksam zu machen, sollten Sie einige A/B-Tests durchführen, indem Sie verschiedene Versionen von Flyern erstellen, um herauszufinden, welche Arten von Bewerbern sich am meisten von den einzelnen Versionen angezogen fühlen.

hiring flyer

 

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Beispiel für einen PDCA-Zyklus zur Mitarbeiterschulung und -entwicklung

Der PDCA-Zyklus und visuelle Werkzeuge sind ideal für die Entwicklung und Schulung von Mitarbeitern. Und der Business Case für die Verbesserung Ihrer Mitarbeiterentwicklungs-Tools ist eindeutig: Eine LinkedIn-Umfrage ergab, dass 94 % der Arbeitnehmer länger bei einem Unternehmen bleiben würden, das in ihre Weiterbildung und Verbesserung investiert.

Erfahren Sie, wie Sie den PDCA-Zyklus beim Aufbau eines Schulungsprogramms anwenden können:

  • Plan: Schulung der Vertriebsabteilung für das neue Kundenbeziehungsmanagement-Tool
  • Tun: Bestimmen Sie die ideale Methode und den idealen Zeitpunkt für die Schulung der gesamten Abteilung und/oder einzelner Teammitglieder
  • Prüfen: Vergleichen Sie die Aufnahme des Materials durch die einzelnen Mitarbeiter, um festzustellen, ob eine Schulungsmethode besser ist als die andere.
  • Handeln: Wenn keine Methode ausreichende Ergebnisse liefert, beginnen Sie den Prozess erneut; wenn eine Methode eindeutig gewinnt, führen Sie sie im gesamten Team ein und beginnen Sie mit dem PDCA-Zyklus, um die Methode für andere Arten von Schulungen in der Organisation zu verwenden.

Diese Checkliste zur Bewertung des Schulungsbedarfs wurde zwar für eine Einrichtung des Gesundheitswesens erstellt, lässt sich jedoch leicht an die individuellen Kompetenzen anpassen, die mit der Schulung Ihrer Vertriebsmitarbeiter für eine neue CRM-Plattform verbunden sind.

 

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Wie man die visuelle Kommunikation im PDCA-Prozess nutzt

PDCA ist zwar ein relativ einfacher Rahmen, aber jeder Schritt erfordert einen eigenen Ansatz, um das Beste aus der Prozessverbesserungsmethode herauszuholen. An dieser Stelle können visuelle Kommunikationsmittel wie Infografiken, Checklisten, Zeitpläne und andere nützlich sein.

Hier sehen Sie einige weitere Möglichkeiten, die visuelle Kommunikation in Ihrem PDCA-Prozess zu nutzen.

PDCA-Checklisten

Checklisten sind während des gesamten PDCA-Prozesses nützlich, um sicherzustellen, dass die Aufgaben erledigt werden, sei es bei der Ermittlung von Problemen oder beim Testen von Lösungen.

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Behalten Sie mit dieser Checklistenvorlage den Überblick über abteilungsübergreifende Aufgaben während Ihres PDCA-Prozesses. Aktualisieren Sie die Teams und Aufgaben, um sie an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

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Diese Checklistenvorlage ist ideal für Unternehmen, die im Rahmen des PDCA-Zyklus viele Aufgaben und Prozesse zu bewältigen haben. Nicht genug Platz? Sie können in Venngage schnell und einfach Seiten hinzufügen.

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Eine Checkliste wie diese ist ideal, um Hürden und Pannen in Ihren bestehenden Prozessen zu identifizieren, und sie kann für Check-in-Meetings nach jedem wichtigen Schritt des PDCA-Zyklus verwendet werden.

PDCA-Zeitlinien und -Zeitpläne

Einer der größten Nachteile des PDCA-Verfahrens zur Prozessverbesserung besteht darin, dass es sehr zeitaufwändig sein kann und dass es aufgrund seines zyklischen Charakters schwer ist, zu wissen, wann man fertig ist. Halten Sie Ihr Team auf Kurs, indem Sie Zeit- und Ablaufpläne erstellen.

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Legen Sie wichtige Meilensteine in Abständen fest, die für Ihr Unternehmen sinnvoll sind. Wenn wir beispielsweise den Plan unserer Personalabteilung zur Erneuerung des Einstellungsprozesses überdenken, könnte jeder neue Mitarbeiter einen wichtigen Meilenstein darstellen, und die einzelnen Elemente können sich auf bestimmte Kompetenzen beziehen, die er durch das Onboarding erwerben sollte.

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Eine Projektzeitplanvorlage wie diese ist ideal für Organisationen, in denen der PDCA-Prozess viele Teams oder Funktionen im Unternehmen betrifft.

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Halten Sie das Team auf dem Laufenden, wo Sie im PDCA-Prozess stehen, indem Sie die wichtigsten Meilensteine mit dieser Infografik verfolgen und weitergeben.

PDCA-Prozessdiagramme und Flussdiagramme

Prozessdiagramme und Flussdiagramme sind ein hervorragendes Mittel, um Ihre aktuellen Abläufe zu verstehen. In manchen Fällen können Sie Pannen sofort erkennen, aber in jedem Fall ist die Visualisierung bestehender Prozesse entscheidend für deren Verbesserung.

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Diese Flussdiagrammvorlage kann Ihnen helfen, viele Prozesse in Ihrem Unternehmen zu diagnostizieren und darzustellen, und mit dem Flussdiagrammersteller von Venngage ist es einfach, Punkte hinzuzufügen oder zu entfernen.

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Anhand unseres früheren SEO-Beispiels könnte dieses Fishbone-Diagramm des Produktionsprozesses aktualisiert werden, um zu veranschaulichen, welche Schritte das Marketingteam unternimmt, um Inhaltsthemen zu identifizieren.

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Ein Fertigungsunternehmen, das PDCA einführen möchte, könnte einen Produktentscheidungsbaum wie diesen verwenden, um in den Schritten Do, Check und Act eine datengestützte Entscheidung zu treffen.

PDCA-Infografiken

Infografiken können Unternehmen bei der Umsetzung des PDCA-Modells helfen, indem sie ihnen die Möglichkeit geben, Daten zu visualisieren, mögliche Lösungen zu vergleichen und vieles mehr.

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Verwenden Sie diese Vorlage für eine statistische Infografik, um alle Datenpunkte zu visualisieren, die während des Prüfsegments Ihres PDCA-Prozesses erzeugt wurden.

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Hier ist ein weiteres Beispiel dafür, wie Unternehmen Infografiken nutzen können, um datengestützte Entscheidungen im Rahmen des PDCA zu treffen.

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Vergleichen und kontrastieren Sie die relativen Vorzüge von Lösungen, wenn Sie keine harten Zahlen für eine statistische Infografik haben. Gehen Sie mit Ihrem Team die Vor- und Nachteile jeder vorgeschlagenen Lösung durch, bis Sie die beste Lösung gefunden haben.

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Zusammenfassend: Wenden Sie Visualisierungen auf Ihr PDCA-Modell für effektives Änderungsmanagement und Prozessverbesserung an.

Visuelle Hilfsmittel wie Infografiken, Checklisten, Prozessdiagramme, Flussdiagramme und mehr sind ideale Begleiter für den PDCA-Prozess. Helfen Sie Ihrem Team, die Probleme zu visualisieren, Lösungen zu finden und zu entscheiden, wie es weitergehen soll, indem Sie die Lösungen von Venngage für Schulungs- und Entwicklungsteams nutzen. Der Einstieg ist kostenlos.